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浅谈如何建立学生档案

时间:2007-10-22栏目:教学管理论文


  学校是知识的天地,是培育人才的摇篮,学生档案便是人们在知识
天地里活动留下的痕迹和成长记录,也是学校档案和校史的重要组成部
分,更是展示学校工作实绩的一个窗口。
  学生档案能综合反映学生在校期间德智体美劳诸方面发展的情况,
学生档案包括:学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学
生个体设立的档案,内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、
毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语(或思想品德考核表)、《体育登记
表》、《健康卡》、《家庭情况调查表》、《入团志愿书》、奖惩情况
附件等。学生整体档案是指面向全体学生包容学生个体的档案,指《学
籍册》、《招生报考花名册》、《录取名册》、《学生名册》,证书会
考表册,《毕业证书发放登记表》,《毕业升学去向登记表》、学科和
非学科获奖情况登记表,增减生名册,学籍变动系列名册,《考试异常
情况登记表》,纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。那么
该怎样建立学生档案呢?
  首先,建立学生档案要有强烈的立档意识。
  要有收藏家的心态,视档案材料为至宝,及时收放保管。如,学生
获奖通知,即使本校学生没有获奖,也不能扔入废纸篓,要存档保管,
并注明本校学生没有获奖或未参赛情况。这样就不会有获奖漏登之嫌,
便于核查。倘若当时认为某材料无存档价值,也不宜马上作废处理,应
引入待整理档案袋小憩。
  其次,要建立档案归类位置。
  往往档案材料放的不是地方,使用的时候常常找不到。鉴于这种情
况,应该根据本部门的档案内容及来源渠道,进行科学归类,列出目录,
准确命名,设立档案归类位置,以便对来“料”及时接纳,对号入座。
如证书会考档案,将录取名册、学生名册、考籍名册、毕业生名册分类
装入档案袋保管;正在发生的会考考籍案卷,宜开辟“分班名册”、“
考试编排”、“考籍变更”、“缺考、补考情况”、“会考考试、考查
成绩”等栏目,按年级投档,每个年级案卷可装一条档案袋使用。至于
学籍变动,分“转学”、“休复学”、“辍学”、“借读”和增减生名
册五类安排位置立档。
  再次,建立学生档案不是单一地按部就班地整理材料装订完事的,
在更多的情况下,要自己设计表格,进行例表整理登记,如,了解学生
获奖情况,查获奖通知原件较麻烦,也不便统计,需分别制学生学科和
非学科获奖情况登记表登记。又如,高中学思想品德考核表每生每学年
一张,三学年三张,制一张《学年思想品德考核等第登记表》(详见附
件1),可填写50个学生三学年的考核等第,把150 张考核表考核意见浓
缩在一张表里。这样,查阅一目了然。也可用例表法办理学籍证明(或申
请)手续(详见附件2),形式灵活,表达方便简洁。96年中考浙江省始行
填涂机读卡报考形式,这对初中学生来说难度很大,尽管他们人手一册
《填涂说明》,可照本宣科辅导仍然难度大,有的学校不敢让学生沾手,
干脆由老师代劳。可我们用例表法整理(详见附件3),指导学生自己填涂,
效果很好。只有一个学生看错姓氏字码发生差错,其他均正确无误。采
用例表法整理,具有既精要集中,容量大,篇幅小,又简单明了,井然
有序,方便查阅的特点。
  第四,相关档案要建立联系,以便快速查阅。最常用的方法是编号
法。如,学生个人档案所有项目都以学号先后顺序编排存档,并将学号、
姓名输入电脑,打印学号姓名对照表,采用姓名音序编排法,一看姓名,
可快速找到学号。又如,学生总名册(详见附件4),分别采用音序、序号、
学号等编排法与相关档案建立纵横联系,取阅便捷。
  此外,形势在不断发展变化,不同时期同一档案内容,理解不一样。
诸如招生政策改革、考试科目改变、录取批次调整、报考形式更新。95
年浙江省高中文凭毕字号始用会考准考证号,96年乐清市初中开始实行
证书会考制度,以及学校管理、工作方式等等一系列情况的变动,时过
境迁,不建立“情况变更备忘录”,一任“落花流水”,要查考的将荡
然无存。
  建立学生档案与其他档案工作一样,档案工作的特点是“润物细无
声”──宁静、细密、辛勤。辛勤──勤记,勤整理;细密──仔细慎
密;宁静──静下心来,专心致志。立档文字均要考虑长期甚至永久保
存。书写要规范清楚,宜选用黑色墨水钢笔,普通蓝色墨水干后仍溶于
水,绝对不能用于建档抄写。电脑打印文字易褪色,要复印保存。内容
连贯的零星案卷要定期线装合订。入档须铁柜保管,严防水火鼠害虫蛀,
确保学校窗口形象清纯亮丽。(附表略)。





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