结合本校实际情况自编教材管理软件

结合本校实际情况自编教材管理软件

　　结合本校实际情况自编教材管理软件
　　
　　作者/尹振让
　　
　　摘 要：针对太原理工大学多校区学生用书而编写的教材管理软件，可完成预定教材多校区一次录入，分校区入库，销售，统计，查询等管理工作。
　　
　　关键词：计算机软件；教材管理；模块功能
　　
　　太原理工大学教材供应中心担负着四校区一本本科生和三本本科生的教材供应工作，四个校区分布在太原和榆次两地四个不同的地方，一本和三本专业设置基本相同，学生却不在同一校区，教材的存放也随学生所在校区的不同而不同，有些相同的教材要放到两个不同的校区，教材征订工作量大，统计汇总易出错，往往出现教材送错校区的现象，给教材发放带来许多困难。要解决这些问题，就需要教材征订人员能准确地统计出各校区的教材用量，明确告诉供书商各校区教材的数量，以便供书商分发教材，及时无误送到各个校区。为了适应这种变化，搞好我校的教材管理工作，本人自编了适合我校实际情况的教材管理软件，通过一年来的使用，达到了多校区教材管理的目的。现将软件功能介绍如下：
　　
　　一、概述
　　
　　教材管理软件是由数据库和管理程序组成，管理程序采用Visual Foxpro计算机语言编制，软件由一个总控程序和8个独立的模块组成，每个模块又有多个子程序组成，主控模块是教材管理系统的核心。在进入该系统后，主模块将给出系统各项功能的名称和功能调用号，(www.fwsir.com)从而调用相应的子模块程序。子模块有以下8种。
　　
　　1.教材处理模块。
　　
　　2.教材供应模块。
　　
　　3.数据统计模块。
　　
　　4.查询模块。
　　
　　5.退书模块。
　　
　　6.修改与删除模块。
　　
　　7.打印模块。
　　
　　8.系统维护模块。
　　
　　二、主要模块功能
　　
　　1.教材处理模块。此模块的功能是管理教材录入数据，包括教材预订录入、基础课预订录入、快速预订录入、教材预订汇总、教材入库录入和追加教材录入多个子程序。
　　
　　教材预订录入和基础课预订录入是为预订教材编写的两个录入子程序。教材预订录入，是根据各学院报送的订书单，按不同的专业同时将一本本科生和三本本科生使用的教材进行录入，由计算机自动区分一本和三本所用教材和学生所在的校区。两课教材是全校所有专业的必修课程，如果按专业录入，工作量大，也比较繁琐，针对这一问题，专门编写了基础课预订录入程序，其指导思想是根据课程开设届数，将全校本届所有专业及书名显示出来，供工作人员进行填数，删除，修改存储后生成订单。预订完成后，进行汇总生成每种教材在不同校区的数量表，打印出预订单报送各供书商。
　　
　　大部分高校每学期的教学计划基本相同，即使有变化也是个别课程的调整，软件使用一年后，已存储了各专业两学期教材的使用情况，根据这一特点，编写了教材快速预订录入程序，即从软件使用第二年开始，利用上届学生使用的教材，按学院把教材调出来，通过修改、删除、增加，生成新一届学生使用教材的预订单，这就最大限度地提高了录入速度，降低了人工录入所产生的错误。
　　
　　教材录入和追加教材录入，是为教材送到学校后，根据供书商的送书单入库而编写的两个子程序。教材录入，当供书商送到教材后，验收完毕后，根据供书商的送书单，按校区及书号显示一条书名信息，输入单价，册数，根据预订情况把各专业的预订教材信息转入售书库，以备供应教材使用。追加教材录入是售书中所订的教材短缺了，补订教材的录入程序。
　　
　　2.教材供应模块。由班级购书、零售售书、教师领书三个子程序组成。班级购书主要是以班级集体买书为主，售书时只要输入班级代码，就能显示出该班本学期所用教材，输入购买册数后，打印领书单，同时将该数据储存，以备后用，领书单记录了本专业使用教材的主要信息，即使书名、单价相同，也不会发错书。零售售书主要是解决部分学生无书、丢书后的零星售书方式。
　　
　　3.数据统计模块。可统计购入金额、售书金额、库存金额及教师领书金额。教材发放完成后，要进行清点余书工作，我在统计模块中专门编写了一个对账子程序，它将全部供书商的到书册数、售书册数、教师领书册数及剩余册数汇总到同一张表上，以便教材管理人员清点剩余册数，为退书做好准备工作。
　　
　　4.查询模块是教材管理中使用最多的模块，它包括查询到书情况，查询学生购书情况，查询库存情况，查询教师领书情况，查询预订教材情况。在不同的程序中，设置有不同的查询条件，比如，在查询到书书目中，可选择按书名代码查询，可以按书名查询，也可以按出版社查询。总之，通过不同条件的查询，可以很方便地找到相应教材的有关信息，以便我们了解教材的售书情况。
　　
　　5.教材预订录入的正确与否，直接影响计算机后续数据的处理，为了提高数据录入的准确性，把出错率降到最小，修改与删除模块是软件中不可缺少的一部分。当录入数据出现错误时，可通过修改程序及时地把它纠正过来，当录入数据不需要时，可及时将它删除掉。
　　
　　6.系统维护模块，可进行学期或年度结束时有关数据的备份、转存等工作，就是对本学期教材供应工作结束后，预定下学期教材前和本年度结束时，对有关数据进行保存、备份，并删除相关的数据库。
　　
　　教材管理软件在我校教材中心使用一年多来，基本可以达到我科教材日常管理的目的，即使有一些不足之处，也可根据实际工作情况随时进行修改完善，通过不断地修改，必将成为我科教材管理的得力工具。
　　
　　参考文献：
　　
　　严勇。计算机在教材管理中的应用[J].机械职业教育，2001
　　
　　（12）。
　　
　　作者简介：尹振让，男，1956年生，大学毕业，工程师，就职于太原理工大学，从事教材管理工作16年，一直以教材建设及教材管理为研究方向。

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