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浅谈高校学生档案管理存在的问题和对策

时间:2022-08-04 16:48:39 综合教育论文 我要投稿
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浅谈高校学生档案管理存在的问题和对策

  浅谈高校学生档案管理存在的问题和对策

浅谈高校学生档案管理存在的问题和对策

  葛梦薇

  摘要:高校学生档案是学生在校期间学习、考试、参加各种学生活动的真实反映,是伴随学生高校生涯及其人生旅程的重要记录,它不仅对学生本身有着重要作用,对未来用人单位选拔人才也有着重要的参考价值。而现如今,随着经济社会的快速发展,社会对学生档案的要求与日俱增,但高校本身的档案管理工作存在着诸多问题,例如档案管理方式落后、管理程序不规范等。为此,高校应对本校和学生负责,及时制定相应的对策,完善档案管理工作,使学生在进入社会时有个规范、实用的档案。

  关键词:学生档案;管理;问题;对策

  作者简介:葛梦薇(1978-),女,本科,讲师,现主要从事档案管理等工作。

  高校学生档案是学生在人生中使用最多的档案,因为它能真实反映学生在工作之前几年间的种种表现,这时期的人格、特点基本定型,通过高校期间的档案能基本映射出学生的能力、素质、个性等特点,即使不见学生本人,也能对其有个大体认识。但如今高校的档案管理水平还停留在十几年前的阶段,已经跟不上现在高速发展的社会,因此加强档案管理水平,提升档案管理能力,就成了高校不得不面对的问题,本文就此提出几点看法。

  一、现如今高校学生档案管理存在的问题

  1.缺少相应的规范性文件。目前,我国在高校学生档案管理工作方面没有规范性文件,成熟的法律法规更是无从谈起,到底学生档案归谁管?怎么管?都不得而知。正因为没有相应的法规条文,使得学生档案管理非常混乱,包括管理部门混乱:有的地方归教育部门管,有的地方归人事部门管,有的地方多个部门一起管;管理标准混乱:有的按照本区域范围内的标准进行管理,有的按照本学校自己制定的制度进行管理,有的则根本没有标准;管理人员混乱:有的由校人事处的人员进行管理,有的由各个院系指派人员进行管理。从混乱的现象中,不难分析出,没有统一规范的法规条文是管理混乱的根本原因。[1]

  2.管理方式落后。高校学生档案作为未来我国人力资源建设的信息宝库,是现代化社会发展的重要组成部分,只有用科学、合理的管理方式才能跟上发展的脚步。学生档案管理方式不能一成不变、遵循守旧,不能停留在你查我调的老路上,有时我们查阅档案要花费几天甚至十几天的时间,查阅流程烦琐,而实现信息化管理、网络化管理是大势所趋,用计算机管理档案能为我们提供诸多方便,我们不用舟车劳顿地去调取档案,不怕有人造假档案,不怕自己写的简历没人信。在需要查看档案时,只需上网就能看到真实、详尽的档案资料,利己利人,这才是高效快捷的管理方式。

  3.档案管理意识淡薄。目前,高校往往把教书育人、教学教务管理当作重要任务来抓,忽视了学生档案管理的工作。原因主要是档案意识淡薄,上至学校领导,下到学生本身对档案的作用和重要性都没有足够的认识。在当地主管部门看来,学生档案管理工作不能突显自己的业绩,不如抓教学水平来的实际,所以管理相对松懈。在学校领导看来,档案管理不是硬性指标,没有上级部门的具体要求,没有相应的考核机制,执行起来相对轻松,所以对档案的日常管理敷衍了事,往往选派一些临近退休的员工来进行管理,且不说这些人员是否具备相关的专业知识,就连起码的责任心都不会有,他们会认为档案管理工作是自己养老的一份差事。教师在填档案时会集中发给学生,给学生一个模板,让学生自己来填写。而学生在填写自己的档案资料时也不够认真、仔细,要么字迹潦草,要么千篇一律,很少有新颖的展现,觉得写得好与差没什么影响。这些原因使得我们的学生档案资料质量不高,他人从档案中收获的信息量很少,且没有什么参考价值,对学生来说也是不负责的。

  4.档案维度过窄。高校学生注重学业领域的学习,在思想教育、心理健康教育等方面则处于空白状态,档案里没有这方面的涉及,学生也就不想浪费时间在这上面,而思想、心理教育对大学生来说也很重要,不容忽视,在提倡素质教育,培养复合型人才的今天,仅靠学习成绩证明学生的能力很难有说服力。例如:许多学生因为成绩不佳,或者感情受挫,又或者遇到一点点的矛盾和困难,就会做出伤害自己和他人的举动,特别是身处这种压力巨大的社会,学生因为一时排解不开自身的问题,就会做出出格的举动,这与学生的心理承受能力有很大关系,即使这些学生成绩优秀,但也难称得上是人才。(www.fwsir.com)倘若,我们的学生档案详细记录了每一位学生的心理特征、心理变化趋势,那么很多问题就能够避免,我们教师能够提前预防、帮扶说教,把学生拉回到正常的心理轨迹上,防患于未然,学生的心理能力也会得到相应的提高。所以,加大档案维度、增加档案的记录项目很有必要。

  二、对学生档案管理问题的对策

  1.建立健全相应的规范性文件。国家教育部作为主管教育的高层部门,在学生档案管理上负有非常重要的领导责任。没有主管部门的法规条文,下面的高校自然不知如何去实施,只能是摸着石头过河,只靠一套《档案法》来宽泛地管理所有档案,而缺少具体、有针对性的规范性文件,结果可想而知。因此,国家教育部应尽快出台有关高校学生档案管理的文件,规范学生档案管理机制,使全国各地的高校能够有章可循,按照统一的标准和要求管理档案[2]。规范性文件的内容最好包括档案管理的主管单位、管理人员的选用、档案的媒介、档案的存储、档案的抽查和检查、奖惩措施等内容,有了硬性指标和文件,高校才能有目的的进行实施,管理效果也会事半功倍。

  2.深化档案改革,升级管理方式。我们的档案管理方式已经延用了很长时间,在早期社会还能勉强应付,但到了现代社会则有些捉襟见肘,很多工作因为一份档案而停滞不前,从而影响整体工作效率。为此,对学生档案改造升级就成为了必然,现代社会信息技术如此发达,完成档案的升级工作并非难事,关键要有勇于创新的勇气和方便群众的信念。十八大以来,我国领导人一直坚持深化改革,割除影响社会进步的不良因素,学生档案管理工作理应顺应改革潮流,发现自身问题,革除旧病,勇于创新。例如,我们可以借助扫描仪、互联网将档案录入计算机,先在本地区形成小的数据库,并试图在全国形成一个庞大的数据库,不管你身在何地,都能查得到,同时做好防泄密工作,使得档案既方便又安全。这样我们随时随地就能调取自己的档案,节省时间的同时又提升了效率。

  3.加大宣传力度,增强档案意识。国家教育部要自上而下的进行档案宣传,强化高校的档案意识,提高学校领导、教师、学生对档案的认识和理解,在没有成熟的学生档案管理文件之前,要以《中华人民共和国档案法》来强化人们的认识,加大学习和宣传的力度,充分理解和牢记档案管理的重要性,档案是关系到社会、学校和个人的大事,必须当做重要任务来抓。学校领导要把档案工作纳入正常工作内容的范畴,做好做实档案管理的部署,统筹兼顾,责任到人;教师要教育学生认真对待档案的填写和考核,教育学生重视档案、认真填写档案,并对学生填写的档案认真审查;学生要提高填写档案的规范性,正确认识档案的重要性,在校期间好好表现,不犯错误,争取在档案上留下优良记录。

  4.增加档案的信息量。高校学生档案是陪伴我们一生的资料,对我们来说意义重大,既然如此重要,就要把这项工作做好,如果仅仅是记录在校学习成绩,未免显得有些单薄,毕竟学生的个人素质不仅仅是由成绩来表现的,还应包括心理素质、思想素质、诚信能力等,一份完整、详尽的档案,才更有说服力[3]。素质教育倡导培养复合型人才,未来社会也需要能力出众的人才,学习成绩好只能证明在校期间善于学习,考试能力强,其他方面则无法判断,倘若档案的维度得到增加,我们能考察和筛选的项目就会更多。例如:用人单位选择人才时,不仅看到了学生每门功课的成绩,还了解到学生心理抗压能力、为人是否诚信、执行能力是否出众等资料,这样就能选出德才兼备的员工。

  5.理顺管理体制,狠抓组织落实。档案管理作为一个特殊的部门,不像教育那样需要渊博的知识储备,只要具备有关的专业知识就能做好,关键在于落实。高校应建立健全适合自己学校的管理体制,不管是全校统一管理还是分院管理,都应建立完善的体制,权责明晰,责任到人,最重要的是建立一支成熟的管理队伍,选派政治可靠、责任心强、年富力强、具有大专以上学历的党员同志从事档案管理工作。档案工作细致烦琐,需要选派的工作人员有耐心和责任心,热爱档案管理工作,爱护档案资料,严格依规办事,严禁泄露档案内容,对档案工作要充满服务意识,踏踏实实地把档案管理工作做好。

  三、结语

  随着社会和时代的发展,也对档案信息的内容、形式、服务模式提出较大的要求,且关系到每一位学生的切身利益,目前的档案管理方式已经与现代社会有些脱节,因此,提升和改进档案管理方式成为必然,国家和高校应充分认识档案的重要性,认真对待,提升档案管理的水平,制定一套科学有效的管理模式,必须做到管理的科学化、规范化、实用化,以适应新时代的步伐。

  参考文献:

  [1]罗叶春。高校学生档案管理存在的问题及对策[J].百色学院学报,2008,(4):139.

  [2] 高淑侠。 浅谈高校学生档案管理[J]. 徐州工学院学报,2011,5(10):12-13.

  [3]侯子云,张龙。高校学生档案管理的现状及对策[J].丽水学院学报,2012,8(6):126-128.

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