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中小企业办公自动化系统的设计与实现

时间:2007-1-30栏目:计算机论文

小企业从经济实力上无法大量投资去购置高档硬件、软件,短时间内对系统进行全面升级;另外,大多数中小企业经营规模经常变化、人员经常流动。系统应能够适应企业的不断变化,应具有可扩展性、易升级性和开放性。


3.2系统结构设计


在办公自动化系统开发中,基于Web技术的开发方式正以其特有的跨平台、统一美观的界面、简单的操作、开发的系统容易升级、系统开发时间较短,成本较低越来越受到欢迎,但是这种系统具有传输速度较慢,不利于大数据量的传输的缺点。而这正是基于C/S结构的开发方式的优点所在。


本实例以某一地产策划公司自动化系统为例。本系统主要有二个方面的内容:一是日常事务管理;二是业务事务管理,针对公司核心业务是地产策划,以项目为单位进行运作。而在业务事务中要涉及大量图形数据(如地形图和规划图等)。因此本系统开发采用一种结合C/S和Web的方式。利用Web完成日常办公和某些需要远程通讯的业务,而C/S结构可以在局域网内实现特别功能和大的业务数据(如图形数据)传输。


服务器以Windows NT 为操作系统,Oracle 、SQL Server 或MS Access为数据库,Exchange 作为邮件存储提供者、通信录提供者和传输提供者,IIS实现Web发布。


客户端以Windows98/95为平台,用Outlook进行邮件接受、发送以及它的浏览窗口进行网页浏览,MS Project进行项目规划,Word进行文档编辑,Auto CAD进行地图编辑浏览。


首先,确定以Exchange为基础建立C/S结构网络,并辅以IIS。客户机上采用Outlook为基础平台软件,由于它本身既是Exchange客户程序又具有网页浏览窗口实现了二者的无缝联接。然后在Outlook基础上对其它程序进行控制,并构造各程序数据的

流通桥梁;最后各部分数据尽量存储在数据库中,用数据库对各种类型数据实现进一步集成。如图1:



图1 系统集成结构图


图1 系统结构图


①通过VBA6利用OLE、API等技术对客户端多个应用程序进行集成形成自己的系统;


②Outlook通过浏览窗口访问Web Server并通过它访问数据库;


③Outlook通过Exchange Server进行邮件发送和接收;


④Word访问数据库中的文档;


⑤MS Project通过数据库实现资源数据共享;


⑥Auto CAD访问共享图形数据。


3.3系统功能设计


中小企业虽然员工较少、规模较小,其办公自动化系统的功能也有其自身的特色,不仅包括企业日常办公的常用功能,还包括日常办公中的许多小功能;同时还包括部分业务办公功能。


本实例在充分进行用户需求分析的基础上把系统划分为八个子系统:日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文档图书管理、公告板和电子邮件,业务事务则为项目管理,另外还包括系统维护。如图2:



图2


.行政管理功能。公司行政方面的各种功能,包括考勤管理、会议管理、用餐管理、传真管理、复印管理,用车管理等。


.人事管理功能。公司人事方面的各种功能,包括员工调动管理、晋升管理、培训管理,客户信息管理等。


.文档管理功能。 包括各种档案管理、各种业务信息管理和图书管理等。


.工作管理功能。 包括员工个人日志、个人工作报表和员工考核等 。


.电子邮箱功能。包括收发企业内部电子邮件等。


. 公告板功能。 企业内部的论坛和通知等。


. 项目管理功能。与公司业务相关的功能。包括项目小组成员选择,项目情况查询和项目成果监控等。


. 系统维护功能。 包括用户基本信息维护、权限管理和重要数据的安全性的维护。


由于本系统是采用Web和C/S相结合方式开发的。因此在功能模块的使用上则相对较灵活,可以针对员工的不同职位及员工所从事的不同业务提供不同的功能。例如:用餐管理功能则只提供给行政经理;客户信息管理功能则只提供给人事经理和总经理;而项目管理功能则提供给经常参与项目运作的项目小组成员,而行政经理和人事经理则不提供此功能。采用这种方式提供功能既方便员工使用本应用系统又有利于系

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