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建立地方文献书目数据库过程中解决的几个疑难问题

时间:2007-5-25栏目:计算机信息技术


[摘  要] 在近半年的反复试验和推敲中,我们解决了在建立地方文献书目数据库与馆藏数据库中相互混淆的几个疑难问题,富有创意地进行了大胆改革,从而为更快地建设地方文献数据库扫清了障碍。
[中图分类号] G250.74
[文献标识码] B

 地方文献完整系统地记录了特定地域内自然和人文方面的各种信息,从而为人们提供了研究特定地域内历史、现代及未来的有关资料,因此它在一所中等城市公共图书馆中具有重要地位,是一种具有独立性的特藏书和专门藏书,在发挥作用的同时要认真保存,作为图书馆的宝贵文化遗产。为此我们决定对地方文献单独建设藏书体系、单独管理、单独进行文献开发、单独设立阅览室为读者服务。在这项工作中遇到了不少问题,现仅就建设书目数据库中遇到的问题,本着理论与实践相结合的原则,将处理情况整理成文。

1在ILAS系统下建立地方文献分系统

我馆书目数据库建立在深圳图书馆开发的ILAS5.0系统下,该系统具有较强的科学性、实用性、操作性,但是它并没有设立分系统的功能。因而在ILAS5.0下建立地方文献书目数据库所有的分类、著录数据都会混同于馆藏书目数据库,二者区别不开,无法单独借阅、检索。如何在ILAS系统下建立有地方文献特色的书目数据库,成为我们研究的一个重要课题。这个问题在我馆少儿分馆建立独立藏书体系时就没有解决。此次本馆人员提出几个方案,经过对比实验,采取简而易行的办法,即在每一个目录前加注一个地方文献代码"jdw",便可使地方文献目录单独排列在一起。但不能用"JDW",因为在计算机中大写字母与类号混淆,无法区别。在主题标引中遇到同样的问题,每当检索地方文献标引的主题词时,馆藏书目数据库中同一主题词全部显示出来。为了解决这个问题,在每个主题词前加注"d"的区别符号,如"@ad抗日斗争"、"@bd史料",使这一问题得到了解决。

2对多种类型文献建立统一的分类体系
  我馆馆藏地方文献有1千多册图书、100多种期刊、历时几十年的十多种报纸和地图、照片、光盘、单篇资料、手稿、文件等。虽然总量不大,但种类繁多。如果按着常规的分类方法把各种类型文献都单独分类、排架,各自建成独立的藏书体系,就会非常分散和零乱,不能科学地管理和利用。所以把多种类型文献建成一个藏书体系,统一分类、排架,统一管理,势在必行。从理论上讲,要解决的一个关键问题就是把各种类型文献按照书名标目,都按图书分类、著录。期刊每种按一种书处理,以刊名标目,与年代号、卷期号组成种次号;报纸每种按一种书处理,以报名标目,每个月合订本按一册书处理,以报纸种类与年、月组成种次号;各种单篇文献装入文件盒,每盒按一种书处理,给出书名进行标目、著录和主题标引,仿照图书著录,项目略有减少。这个问题的解决为统一分类、著录创造了条件。

3制订地方文献分类细则

 地方文献分类与馆内其他藏书相同,使用《中图法》,但在类目的设置上根据地方文献的特点做了一些特殊的规定,并制定了分类细则和类目表。一是地方文献的数量较少,涉及学科范围较窄,马列、哲学、自然科学各类图书更少。因此规定除经济、文学、历史、综合4类之外,其他各类只设一级类目。二是重点突出历史类。地方文献中历史类是最常用的一个类目,在K大类中历史、考古、风俗习惯、地理、人物传记等图书是最常用的内容,其他类文献涉及历史类的内容,也常从历史的角度使用。因此将《中图法》中规定各入其类的历史类图书(如农业史、文化史)均集中于历史K大类。各种报告文学形式的回忆录、真实人物事迹入K82人物传记。有些文献是以分析分类号作为主要分类号入类,如一部黑龙江人口资料图书,因其中有篇文章是研究赫哲族人口问题,我们将其列为佳木斯地方文献,入类时就依据其分析分类号K28入少数民族史料。有些文献是以附加分类号作为主要分类号入类,如《合江建党建政》按学科体系应分入D大类政治,但其内容是反映解放战争时期党的建设史料,依地方文献特点确定其主要分类号,分入K26新民主主义革命时期史料。三是为了便于一些类型的地方文献归类,在原分类法类目之外新增了一些类目。如地方史志在4版分类法只设到省一级,依中国地区表分,黑龙江应为K293.5。因为地方文献中史志较多,我们增设了:K293.51佳木斯市志,K293.52佳木斯各县、区志,K293.53佳木斯各行业(部门)志,K293.54佳木斯及各县单位志等类目。另外,利用分类法的空号Z7作报纸分类号,Z9为单篇文献分类号,Z91为地图分类号,Z92为照片分类号,Z93为录像带、光盘分类号。

依据以上原则拟定了一部类目表,总计67个类目,简明易用,重点突出,尤其是能够把各种类型文献全部统一管理起来,排架之后整齐划一,具有管理方便、使用方便、清点方便的特点。

4在著录时加大"330"提要项的说明力度

在著录工作中发现,通过对篇名和其他项目的标引难以真正揭示地方文献的内容。如《乌苏春秋》是一本反映抚远县土地改革的长篇纪实文学,收入地方文献是作为土地改革的史料,如果不在提要项加以说明,很难使人了解其内容。注明提要项的要点:①要写出为什么应是地方文献;②要写出是什么样的地方文献;③要写出书中事件的时间、地点、主要事件和书中的重要人物;④要将书中珍贵的资料、照片、地图等标注出来。加大提要项的著录,提高了揭示文献的深度,提高了书目水平,提高了读者利用书目检索时的检中率。

5做好揭示地方文献内容的主题标引

主题词检索是一种最能直接反映地方文献内容特征的检索途径,做好标引工作是建立检索工具和检索系统的基础和前提。在ILAS系统下,主题标引也是一个完整的体系,如607标引地名、600标引人物,我们均按要求标引。但在主题标引中我们把606的学科标引改为地方文献内容主题标引,这是因为学科主题词检索对象主要是学科内容,地方文献主题词检索则直接对文献内容中有关的事物、事件进行检索。为了规范主题标引工作,我们建立了一部主题词表,这部词表是在工作中逐步形成的后组式主题词表。凡是使用过的主题词,都要做出记载。如此,一是避免同类主题概念使用主题词不统一。规范工作人员的标引行为,限制滥用主题词,减少主题词数量。二是可与规范主题词表对照,使选用的主题词尽可能规范化。三是可供读者检索时使用。这个主题词表是由专指词(按其揭示反映的地方文献内容)、组配词和通用词3部分组成。其中组配词和通用词都是规范主题词,专指词则有许多是自然语词。如"抗日斗争"这个主题词,既代表日本占领时期地下党和平共处5项原则斗争,也反映党领导的抗联武装斗争,还反映日伪统治时期农民暴动。

6建设目录系统

我们在建设地方文献书目数据库的同时,建立了卡片式分类目录和书名目录,形成1部机读、2部手工使用的目录体系。我们认为在书目数据库投入使用后,卡片式目录仍然有其重要作用,不可忽视。因为有些读者能力所限,习惯于使用卡片目录;工作人员在查重、注销时仍有必要使用;翻阅卡片式目录对了解地方文献全貌也较容易。

用数据库系统开发地方文献是实现地方文献信息处理标准化的必要步骤,它可以为今后进行联机检索,进入国家和地区网络,实现地方文献资源共享打下坚实的基础。我们的探索只是初步,尚很粗浅,有待于今后努力提高。

[作者简介]
侯晓颖 女,佳木斯市图书馆馆员,从事地方文献研究工作,曾发表论文多篇。                     

〔出处〕 图书馆建设2004(2)



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