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少儿地方文献数据库工作之浅见

时间:2007-5-25栏目:计算机信息技术


我国著名的地方文献专家杜定友先生曾提出“地方文献就是指有关本地区的一切资料”,是反映某一地区的政治、经济、文化、历史、地理、自然资源、科学技术等方面情况的文献资料的总称。它因“一地之百科”的深刻烙印和“原汁原味”的显著特色而受到社会尤其是学术界的广泛重视。而少儿地方文献因其使用对象和服务宗旨的差异,在其内容和形式方面又独具特性。

一般来说,少儿地方文献主要内容有: “全面报道和反映地区少儿工作与活动的综合性著作;地方党政机关、群众团体编印的各种有关少儿工作的材料;考察和研究地区少儿活动与组织的资料;反映本地区少儿活动与组织的历史沿革、发展概况、机构设置与变化的资料;历年来本地区具有一定影响的少年儿童和儿童工作者的事迹材料及本地区现已成名人士及外地区现已成为名人但儿童时代曾在本地区生活的人士的儿童时代资料……本地区儿童用品设计、生产企业的有关资料。”

笔者认为,这种范围的界定有一定的科学性,也具备了一定的实践性。然而,考虑到中小型图书馆人力、物力和财力的差异,以及少儿地方文献的广泛性,收藏少儿地方文献,应如杜定友先生所说的:宁缺勿滥”,应针对本地区儿童特点、教育水准、艺术欣赏水平、健康状况等,在广泛调研的前提下,本着有效利用的原则,建立一个内容丰富的数据库。

目前,许多省、市级图书馆把少儿地方文献资源建设与开发利用列为全馆工作的重点之一,但有一定规模、标准化、开放型的少儿地方文献数据库还很少。少儿地方文献数据库建设滞后于其他文献数据库的建设,应引起业内同仁的足够重视与思考。

1 收集文献是建立数据库的基础

少儿地方文献的收集具有战线长、范围广、情况复杂、工作量大的特点。如何使少儿地方文献的收集卓有成效,使本馆的藏书结构具有自己鲜明的地方特色,更好地为本地区服务,这是一项长期而艰巨的任务。

首先,要组织一支精干的专门队伍负责此项工作。由于少儿地方文献的收集不同于正常的采访购书,它是一个由分散到集中的过程。需要与社会广泛接触,做大量艰苦细致的工作。因而,在人员的配备上要选择专业知识较丰富、业务水平较高,对少儿地方文献认识明确、责任感强、能吃苦耐劳、有敬业奉献精神且具有一定的社会交往能力的馆员,在组织上保证少儿地方文献收集工作的顺利进行。

其次,要搞好调查研究工作。收集少儿地方文献是一项复杂细致的工作。情况不明,心中无数,工作难免有盲目性,耗时费力,少有成效。俗语说:磨刀不误砍柴工”。运用各种手段,通过各种渠道,对本地区少儿地方文献资源进行调查摸底,了解掌握文献资源的历史与现状,包括各单位各部门编撰刊行的各种文献资料等情况,并在此基础上认真研究地方少儿文献的需求重点,从而有目的地建立面向用户的数据库。

此外,应选择行之有效的收集方法。一般说来搜集方法主要有以下几种:

(1)采购预订。要事先了解掌握出版动态与发行信息,对已发行问世的可将本馆所需书目提供给书店,请其协助提供存书信息,而后上门选购。也可以采取邮购或委托兄弟馆代购的方式。预订工作要超前了解出版计划,掌握出版信息,与当地出版部门或自行编发的单位直接取得联系,办理预订手续要及时,切勿延误疏漏,并登记备查,逐一落实。

(2)广泛征集。征集信函要在社会调查基础上印发,机关、团体、科研部门、企事业单位为主要对象。征集信函不仅要提出所征少儿地方文献的内容范围,更须附列拟征集的文献资料目录。如有条件,征集函要力求取得领导重视,请政府机关或宣传部门批转颁发,同时要逐一登门采访联系,并做好有关征集各项工作。

(3)馆际交换。利用图书馆网络的有利条件,开展馆际协作,也是图书馆获得所需地方文献的重要渠道。

(4)复印复制。对一些因刊行年代久远的文献和无法得到原件的文献可复印复制来保存。

2 科学组织数据,完善服务功能

在图书馆传统的少儿地方文献工作中,应编制“少儿地方文献资源基本情况一览表”,以便于研究和实际使用。其栏目内容一般包括书名(刊名、文件图册资料名称)、著者 (单位)、出版时间(编印期)、版本类型等,并附注现有收藏单位及藏书册数。

但在网络环境下则对此提出了更高的要求。首先,必须要求拥有完善的、结构合理的检索功能。数据库系统软件的开发要注重实用性和通用性,要求用户界面友好,操作简便快捷、易维护、易推广普及。检索功能体系应具备查询检索、修改删除、新增补充三大功能,同时考虑增设信息检索服务的辅助功能,如文献检索命中率统计功能、关键词或主题词检索频率统计功能等。查询检索功能要做到能对用户导引检索,提供多种不同的检索途径和检索点,不仅包括题名(书名)、责任者、分类号、主题词、关键词等常规检索项,而且还要有年份、地名等检索点。既要实现各项相互间的“与”、“或” 、“非 ” 的逻辑组配检索,

又要实现在一次检索结果的基础上实现多次循环检索,提高检索命中率。其次,要有适度的规模。国内市场对文献检索数据库中信息记录的最低要求是 5 万条以上。因而,少儿地方文献数据库建设也要适应时代的发展,要有一定的规模。数据资料不完备的小规模少儿地方文献数据库,市场需求小,很难打开局面,容易变成死库。为此,应构建中等规模乃至大型的少儿地方文献数据库,才能产生很好的社会效益和经济效益。再者,要有严格的质量保证。

(1)数据源要准确可靠。少儿地方文献数据库的数据源不仅要有保障,而且要准确可靠。(2)标引著录要规范标准。对少儿地方文献信息的标引必须统一标准和规范化。(3)软件系统要通用实用。软件系统对数据的存取、修改、检索、联网等起着决定性的作用,要求少儿地方文献数据库管理系统具有通用性和实用性,以利于多种少儿地方文献数据库的数据交换。(4)检索系统要实现网络化。少儿地方文献数据库检索系统不仅能以光盘和软盘形式在单机上运行,而且要具备网络功能,能在网上传输。

目前,大部分图书馆采用了ILAS 系统并在此平台上建立中文图书数据库。少儿地方文献书目可在此基础上进行数据深度加工,揭示文献的内容特征,着重用主题词标引,以凸显少儿地方文献的多重主题特点,准确全面揭示文献的内容,挖掘馆藏少儿地方文献的潜力。通过数据库建设,对馆藏少儿地方文献资源有了全面、系统、准确的掌握,进而有的放矢地合理布局少儿地方文献资源,实现跨层次、跨系统的少儿地方文献资源共享,在高起点、高层次上开展少儿地方文献资源的联合开发、利用。

3 强化宣传工作,推动开发利用

少儿地方文献对搞好地区少儿文化工作,促进经济发展有着重要的影响。古人有云“酒香不怕巷子深”。但现代社会信息量的巨增,使得供需双方往往脱节。故对于公共图书馆或是少儿图书馆而言,要搞好信息资源的开发利用工作,必须加大宣传工作力度,要不拘一格,多渠道、多形式,让用户真正认识到馆藏少儿地方文献数据库的作用,了解图书馆收集保存利用少儿地方文献的功能和目的,从而取得各单位、各部门和社会各界的理解和支持。

(1)广泛印发宣传材料。通过大力宣传,让所有的儿童文献信息用户都知道这里有丰富有序的资料储备。(2)设置专项宣传栏,召开读者座谈会。在少儿图书馆醒目位置设置长期的专项宣传栏,定期更换内容,并加强与重要少儿地方文献提供者与利用者的联系,定期或不定期以座谈会的方式互相沟通信息,发挥少儿图书馆的中介作用,营造良好的供需氛围。(3)利用广播、电视和报纸等新闻媒介做宣传。利用各种媒介,通过广播、电视、海报等进行宣传,让读者充分了解馆藏;还可以举办专题性的少儿地方文献展览。通过展览,大力宣传利用少儿地方文献的效果,从而吸引更多的读者,提高少儿地方文献的利用率。(4)向有关单位发函。编制少儿地方文献目录索引,为地方少儿经济与文化活动等提供信息,并将索引无偿提供给市委、市政府各级领导、各部办委局和少儿地方文献著作者。这既可方便其随时查找资料,又加强了与他们的联系。同时也在潜移默化中深化他们对少儿地方文献的利用意识。(5)结合图书馆宣传周和配合其他中心活动开展宣传。为扩大馆藏少儿地方文献的传播范围,以吸引更多的读者,可编制少儿地方文献刊物,介绍馆藏及新入藏的少儿地方文献等,还可登载一些读者对少儿地方文献的研究心得、意见等,在专门活动中宣传。(6)编制少儿地方文献网页。指派专人指导利用者使用本馆的少儿地方文献数据库,将已建立的少儿地方文献数据库提供网上服务,并将少儿地方文献刊物链入本馆主页。

总而言之,少儿地方文献数据库的建设与开发是一项系统工程,是图书馆数据库的重要组成部分。它需要社会各界的支持与关爱。

〔出处〕 图书馆学刊2003(4)



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