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谈地方文献书目数据库的整顿工作

时间:2007-5-25栏目:计算机信息技术


1 地方文献建立书目数据库的必要性

地方文献是关于一个地方的全部资料,不仅内容涉及一个地区的历史、现状、自然科学、人文科学和社会历史遗存等各个方面,著述形式有方志、专著、期刊、族谱、地图、科技报告、专利文献、学位论文、会议记录等新老样式,文献载体更有印刷型的书籍、缩微品等众多品种。地方文献书目数据库的研制就是要将不同来源、不同内容、不同著述方式、不同存储介质的地方文献的原始数据存入同一库中综合使用。建立地方文献书目数据库是实现地方文献数字化的基础工作,更是地方文献开发及其业务工作自动化的前提。

沈阳市图书馆地方文献书目数据库建设工作始于 1995年,现有书目数据记录达 3 万余条,目前,此数据库仍在建设中,它能为各级领导决策提供依据和参考,还能直接服务于沈阳的经济建设,为沈阳地区的生产、科研提供切实可靠的信息;促进沈阳地区与其它省市的文化交流,提高学术研究水平;为编纂沈阳地方史志提供翔实的原始资料;为开展各项爱国主义教育提供宝贵的乡土材料;为外地人了解、认识沈阳的政治、经济、文化、习俗提供全方位的资料。总之,地方文献书目数据库为省内外读者的各项检索服务发挥了很大的作用。

2 建库中存在的问题及整顿的措施

沈阳市图书馆组建地方文献书目数据库以来,积累的问题逐年增多。这些问题不仅影响读者对地方文献资料检索的速度、准确度和全面性,更阻碍了该馆地方文献工作迈向数字化发展的进程,因此,对地方文献书目数据库的整顿工作显得尤为紧迫和必要。该馆的地方文献书目数据库的整顿工作在图书馆自动化集成系统(ILAS)V 5.00 版中编目子系统(2)—系统维护(7)—总书目库维护(1)状态下作业。 .

2.1对工作疏忽引发问题的处理

由于分编人员的误操作,将一种图书误认为另一种图书,该记录除 ISBN 个别字段与原书相符外,题名责任者等主要字段风马牛不相及。造成这种情况的原因可能由于 ISBN号标准自身的不完善,存在着丛书与多卷书只有一个号,或者盗版书盗用正版书号等。处理办法:保留正确字段,并对该条记录进行修改。

一书有两条以上的记录。完全相同的图书由于分次购入,不同复本之间往往会出现多条书目数据共存的现象。造成此种情况的原因是编目录入人员在建库操作中未按要求进行查重。同一种图书多条记录,不仅造成书目数据库的混乱,严重情况下还会降低检索速度,影响图书馆集成管理系统的运行。处理办法是进行数据合并,具体操作程序如下:先在编目子系统(2)—系统维护(7)—总书目库维护(1.)状态下将分散在几条记录上的条码加在一条记录上,然后记下要留下的记录号和欲删除的条码号,入流通子系统(3)—系统维护(7)—条码库维护(2)—条码记录库维护(1)中,将要删除的条码号挂到要留下的书目记录号上,然后存盘退出。再入编目子系统(2)—系统维护(7)—总书目库维护(1) . 状态下,将其它几条无用记录删除。事实上,合并记录在流通子系统 (3)—接收数据 (6)—书目记录生成条码库 (3)中也能运行。但是较为繁琐,且容易出错。我们在运行一段时间后改为入(3) —(7) —(2) —(1)中执行。

著录内容不准确。这与编目人员的业务水平有关。问题主要集中在题名责任者项的正题名、并列题名及副题名说明文字著录、合订题名的准确性上,也是我们进行书目数据整顿的重点所在。

文献著录方式不一致,尤其是对于丛书、多卷书的著录没有视具体情况处理。

分类标引问题,主要是对“同书异号”、“异书同号”等差错进行修正。强调多卷书的分类号、索书号的一致性,尤其是对于二、三版改号部分的图书,在整顿过程中,注意将两个号均反映在690字段。此外,还存在外来数据源的分类号与本馆分类号不一致的情况,也需要根据具体情况进行修改,保留正确的分类号。

规范化问题。在形式上相同的字符,在计算机中的内码可能是完全不一样的。因此,文字、拼音、英文字母的大小写、全角、半角的误录入,标点符号的误录入等都是在整顿过程中应当注意的问题,如原先对统一书号均采用中圆点,现在一律改为下圆点,以利于检索,保证规范、标准。

2.2 根据新规范所作完善

随着国家图书馆对文献分类标准和文献著录格式的不断完善,地方文献书目数据库中的记录也必须相应地调整。

著录详简级次问题。回溯书目数据库中的地方文献,其书目数据著录比较齐全,而需要原始编目的地方文献,尤其是1985年以前的书籍,著录得较为简略,通常仅有 010、200、701、905几个字段。

类改号的问题:由于《中国图书馆分类法》第三版、第四版的问世,地方文献书目数据库中的很多记录的分类号需要改动。

2.3 机读格式与ILAS系统的矛盾问题

例如合订题,按《中文普通图书编目手册》的著录方法应该是在 200 字段重复使用 但是在 ILAS系统中对此不识别,具体处理办法是在200字段录入第一个合订题名,其余在300、517字段中分别著录。

2.4补加新字段

在地方文献书目数据库中,每条记录均加上693字段以区别馆藏中的其它藏书,如果在 693字段后使用 @a 标上DW表明此条记录的文献资料为地方文献;如果在 693 字段后使用 @a标上DC表明此条记录的文献资料为地方出版物;如果在 693字段后使用 @a 标上DZ,表明此条记录的文献资料为地方作者的著述。利用这三种检索点,可以检索到属于馆藏范围的沈阳地方文献、沈阳地方出版物以及沈阳地区作者的所有作品。

3 数据库整顿人员须掌握的知识和技能。

要学习和掌握《中文图书编目规则》的有关内容。《中文图书编目规则》在修订、完善各类文献著录标准的基础上,将各类文献著录规则融为一体,并通过标目规范控制,形成既具有我国汉语言文字特点和目录学传统、又与世界书目控制原则相吻合的一套文献编目规则,对许多具体问题做出了规定。了解和掌握它,会使我们对地方文献的编目做到有据可依。

要准确理解 《中文图书机读目录格式使用手册》( 2000 年8月)的有关内容,尤其对其中修订的内容要耳熟能详,以确保编目工作的准确无误,实现地方文献的款目数据的标准化、规范化。

要掌握快捷无误地操作计算机的技能,凭借这种高超本领,建立一套高标准、高质量的地方文献书目数据库。

〔出处〕 江西图书馆学刊2003(2)



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