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地方文献征集工作中的若干问提与举措

时间:2007-5-25栏目:计算机信息技术


1.地方文献出版信息零乱散缺,须通过多种渠道全面及时地掌握有关出版信息

地方图书按出版范围分为公开(正式)出版和内部(非正式)出版两大类。由于柳州市目前尚无一家正式出版社,正式出版的本市地方图书均在外地出版,其征订信息自然散见于多家征订书目中。另外,有的地方图书的编著者有时也会给图书馆发来征订通知。对公开发行的地方图书,由于种数不多(每年几十种),为保证收集齐全有一定复本数,我馆是采用地方文献室征集和采编部订(选)购两者并行,这就要求采编部采购员与地方文献室密切配合,一旦在征订书目中发现有本地方图书或收到有关征订通知,应及时通报地方文献室,并拟适当增加复本数。此外,我们还注意到,一些公开发行的地方图书的出版信息也常见于本地报纸。据统计,1991至1993年3年内我们收集到的180种正式出版物中,有82种在即将出版或出版不久在《柳州日报》、《桂中日报》等当地大报上发布有关消息。因此,地方文献采访人员也应注意浏览本地有关报纸,一旦发现有关信息,应查对是否已由采编部订购,并及时登入地方文献采访目录。

内部出版的地方图书与正式出版图书相比数量虽多,但由于它一般是不公开征订的,其编著者出版者大多不向图书馆提供出版信息,这对征集工作十分不利。近年来,我们主要是通过本市内部出版物登记审批部门进行了解。因为在我市内部出版的图书,(按规定)出版前必须到市委宣传部登记审查并办理准印证,这样市委宣传部就可以向我们及时提供内部出版图书的有关信息,并由我们转登入采访目录以供及时下到有关单位征集查访。由于尚无制度规定该部门有责任向当地图书馆提供有关信息,目前我们仅靠良好的人际关系维系这一渠道。如果在市政府(批转)下发的有关征集地方文献的文件中补充入这一内容,对地方文献的征集工作无疑会更加有利。

地方期刊包括本地公开和内部出版的报纸和杂志(8开以下的工作简报我们划归入地方资料)。我市目前公开发行的期刊仅12种,其出版信息的获取及悉数征集并不困难,但内部报刊目前为我们所知并征集入藏的有253种,其中143种仍在刊行,估计仍有一部分内刊还不为我们所知。据查,我市内部报刊仅有一部分是在市委宣传部办理准印手续,另有一部分是在自治区有关部门办理,也有一些报刊是在市里和自治区办理双重登记的。此外,我们还发现,不仅是报刊,位于我市的一些自治区所属单位及柳州地委、行署所属单位内部出版的图书很多也是在区出版局办理准印手续。因此,对于那些只在自治区有关部门登记而没有在我市宣传部登记的内部报刊和图书,我们至今仍无法及时完整地获取其有关出版信息。市委宣传部曾提供给我们由区新闻出版局新闻管理处于1992年编印的《广西内部报纸名录》和《广西内部期刊名录》各一册(其中收录我市报刊61种),尽管有一定的查询意义,但这仅是该年度的回溯性目录(不是每年度都有),并不反映在此之前和在此之后地方报刊的增、改、停等变化情况、不过,笔者仍认为图书馆从地方各级出版登记审批部门系统获取内部书刊出版信息这一做法是很可取的,但需要多方面联手合作,最好是由自治区图书馆牵头,如果区馆地方文献部把从自治区有关部门获取的全区内部书刊出版信息按地域(划分到地、市级)加以整理,并定期(每半年或每季度)通报各地、市图书馆,而地、市馆再据此进行实查补充,也定期向区馆反馈实查结果,如需要时可将征集到的若干地方书刊复本互赠(或交换),这样对全区地方文献的征集工作将有所稗益。

地方资料包括内容与本地有关的图片、简讯、简报、会刊、文告、产品目录、零散资料等(目前我馆地方文献室尚未收藏非书资料),其出版信息的获得,一部分是通过本市准印登记部门,还有就是平时下单位随访,考虑到地方资料种数多、篇幅短、分布广并且参考使用价值差异很大,我们做不到而且也没有必要将其一概悉数收集入藏,而是将那些使用价值较大的如地图、重大会议会刊、反映本市重大事件与成就的图片或有关资料以及具有历史文物价值的某些资料作为查访与征集的重点。

2、地方文献呈缴制度难以全面实施,须辅以多种措施给予扶持

为做好我市地方文献征集工作,市政府于1980年批转了市文化局《关于进一步做好地方文献资料征集工作的报告》,作为正式文件发至全市各单位。该文件的下达,使我市地方文献征集工作有了制度保障,并得到不少单位的支持。但是,一方面由于该文件可操作性差,无监督检查措施加以配套,更无处罚措施可言;另一方面,部分单位对地方文献征集工作不重视,呈缴意识和责任感淡薄,特别是在近年市场经济大潮的冲击和影响下,一些单位(甚至包括市政府中的某些职能部门)更以“不能白给”为理由不再向我馆呈缴有关文献资料(尤其是某些编印成本较高的文献资料),这就给呈缴制度的全面实施带来了较大的困难。最近我们拟由市政府再度发文重申其意义及有关制度。有同志提出:能否争取在该文件中加入有关检查、监督乃至处罚等内容,从而使该制度带有地方法规的性质。但在现阶段条件还尚未成熟,主要是受社会法制环境发展程度的制约。目前在许多有法可依的重要领域中,由于多种原因,都还未能进入正常的法制轨道,迄今我国的图书馆法都还尚未问世。所以,在地方文献征集工作一方面有了制度保障,而另一方面又未能实现法制化的情况下,图书馆自身应想方设法,从多方面来推动地方文献征集工作的正常开展。为此,我们采取了如下措施:

(1)、尽量选用熟悉采访业务、公关能力强、态度和蔼、勤讲、勤跑的同志担任该项工作。在进行征集采访活动时要不失时机和不厌其烦地做好宣传工作,争取得到更多单位和个人的理解和支持;还要注意处理调节好图书馆与被征集单位和个人的公共关系

(2)、每隔一段时间以本馆名义由地方文献室组织召开一次五、六十人参加的座谈会。邀请与会的来宾主要有:地方报刊的编辑者,各大单位负责资料交换的同志、有重要著述的地方作者。这样的座谈会我们于1992年初开过一次,效果很好。来宾们纷纷表示理解和支持,还提了不少建设性意见,不少刊物负责人和地方作者也希望通过图书馆扩大他们出版物的影响和知名度,我们也作了积极的答复。从那以来,与会来宾所在单位向我们呈送的36种期刊,除6种因故停刊外,至今没有中断过。与会的地方作者也一直主动给馆里赠送自己的著作。

(3)、面向全市编印地方文献目录。我馆历史文献部曾与市社科联、市文联等学术团体合作,先后编印出版了《柳州社会科学著述目录》和《柳州市文学工作著述名录》。近年来,我们又着手编印《柳州地方报刊、图书目录》、《收录馆藏地方报刊250余种,图书近千种),以向全市公布我馆多年来地方文献征集工作的成果。我们从1992年下半年起进行该《目录》初编工作,并将其信息致函给有关单位或个人后,两个月内就收到了过去己出版但为我馆所缺藏的地方图书78种、期刊27种,并要求补入该《目录》中,这样的效应,显然是馆内诸目录难以办到的。

(4)、为了有利于地方文献征集工作的开展,我们规定:对那些长期与地方文献室合作,主动向我馆呈送该单位出版物的单位、其查阅费可适当减免。这一举措虽使我们少了些进款,但却加强了我们同许多单位的合作关系,如市志办、市党史办、市文联、市社科联等单位团体不但一贯按期呈送它们出版的书刊资料,而且还经常将他们得到的其他地方著述及出版物转送我们。对于积极捐赠地方图书资料的个人,我们也拟发给优惠卡,凭此证亦可优惠查阅馆藏地方文献资料。

(5)、由地方政府批转的关于地方文献工作的文件,作为地方文献征集工作的制度保障,其根本要求和核心内容就是四个字——“无偿呈缴”。但不照此办理的单位并非个别。对此,我们的做法大体是:凡单位出版物,一概动员按制度无偿呈缴,不成,也尽可能不向该单位花钱购买,而采用其他途径:首先,向其兄弟单位或上级部门打听了解,并凭借我们与许多单位(个人)建立的良好的人际与协作关系,通过他们去索取或是他们手上有多的就干脆由他们送给我们一个复本,“曲线征集”;其次,如果是正式出版物,已由采编部订购或已在其他部门入藏的,也可从馆里调拨一个复本入地方文献室,而不另向编书单位购买;其三,以我们手上掌握的而又为该单位(图书、资料室)所需的馆藏复本,交换回需要征集的文献资料。总之,凡我市现行公费出版物,我们都是尽量想方设法而且基本上做到是靠非购买方式征集到手。这样做的主要目的并不是为了节约几个钱,而是要维护地方文献呈缴制度的权威性。虽然目前该制度并不具备法规性质,而且实行起来还有诸多阻力,但这是根本路子,不容动摇。以上“曲线征集”、资料互换等可算是折衷的办法,目前尚实用;但动辄花钱向有关单位购买其出版物,等于是图书馆自己认可人家对呈缴制度的否定,其他正常呈缴的单位也会有看法。为长远计,这样的口子还是尽量不开的好。

对收集地方文献的专用经费,我们打算主要用在两个方面:一是对缺藏的年代已久的重要地方文献的收购和复制,包括从外地图书馆购入建国前柳州地方报刊的复印件和缩微胶片等:二是对个人自费出版而又于本部门有收藏意义的出版物或较重要的家藏文献,如该人提出有偿条件,也可酌情从此经费中支出。

〔出处〕 《图书馆界》,1995年第4期

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