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地方文献综合开发利用的设想

时间:2007-5-25栏目:计算机信息技术


现状的分析

地方文献是关于地方的一切记载,它涉及的范围极广,时间跨度极大,几乎囊括地方的所有文献资料。随着社会的发展,各项地方性研究越来越深入,地方文献的使用率越来越高,征集整理工作也就越来越显得重要了。 我们安吉县馆在征集过程中了解到,有一些单位占有大量的地方文献。档案馆、党史征集委员会、博物馆、政协文史办、地名办(地方志编纂委员会)、科委、科协等单位,占有了全县约80%的地方文献资料、各自在某一方面占有绝对的优势:如县档案馆就有卷宗一万一千多件,其中敌档二千一百多件,地方资料三百多件;党史征集委员会已经整理出331件地方党史资料;另外如博物馆的地方出土文物、地方名人书法画卷、宗谱;科委、科协的各类资源考察和技术档案等。其中有六个单位都向基层和部门发了征集各类地方文献(或档案、或资料)的信函或文件,各自都在千方百计丰富收藏。有一些资料,大家都收,形成了许多重复,但另有一些的资料谁也不收,留下很多空白和缺漏。一方面大家都感到人力、物力、财力的不足;另一方面一再重复劳动而造成浪费。例如档案馆想复制图书馆已收藏的各种版本的地方志书,图书馆想复制博物馆所收藏的安吉名人书画等。而历代安吉名人著作和名人传记、家谱、族谱却谁也不过问。个别的单位与单位之间甚至发生了冲突、如图书馆与博物馆原来都在文化馆内,分开建制后,古籍、家谱、地方报纸的归属问题,图书馆想要回来,多次交涉,至今没有结果。事实上,一个个具有收藏地方文献职能的单位,任其互不协调地发展,无论那个单位具有多么大的能力,都不能满足社会的需求,图书馆不可能也没有必要复制别的单位已入藏的众多文献,那么,是不是可以做到那里算那里,能收多少收多少实报实销,不管社会效果如何呢?这是消极的不负责任的态度。唯一解决的途径是:建议领导把这些单位组织起来,互相沟通,分工协调调动一切积极因素,实现最大的服务功能。

横向协作的设想

1.为了有领导、有计划地搞好全县地方文献建设,为本县的兴利、资治、存史、稗风化服务,成立“××县地方文献协作中心。”

2. 本中心系群众性协作机构,属政府办公室领导,其宗旨是在自愿互利、共同发展的前提下、协调各部门的地方文献工作,充分发挥文献资源、设备、人力,物力的综合能力。参加者有根据中心的分工征集、保存、提供文献资料的义务,也有优先享受他人文献资料的权利。

3.中心的任务是:

(1)编制联合目录,充分揭示各单位已收藏的文献,尽可能组织开放、流通,为社会服务。

(2)统一规划,协调征集,科学分工,扬长避短,各有侧重,各具特色,减少重复,填补缺漏,以最少的人力、物力、财力,求得总体上的完善。

(3)保证中心渠道畅通,动态协调、正常运行,注意信息反馈,及时解决出现的新问题,原则上每年举行例会两次。

(4)一定程度上的技术设备、人力、物力上的联合,开展咨询、检索、复制等业务协作。

(5)文献资料交换。本单位编印的地方性资料寄本中心各单位1—2份、贵重的可收回成本费,各成员单位多余的复本尽可能协商交换或赠送。

(6)为了提高管理水平,交流工作经验,推广新技术,组织在职人员业务学习。

4. 地方文献借阅的方法,鉴于传统的服务方式,图书馆和档案馆担负有向社会直接提供资料的任务(1985年全国档案工作会议已提出了“大力开发档案信息资源,为社会各方面工作服务的方针”),大面积的服务通过两个层次的互借解决,而对特殊需要地方文献的单位和个人则发放“协作中心借阅证”,在中心内各单位通用,特别要做好对担负有科研攻关任务和编史撰志者的服务工作。

5.中心内各单位规章制度相对独立。

横向协作,使档案、情报、文物、图书资料一体化管理,共同为当地的两个文明建设服务,理顺它们的关系,协调配套,科学分工,极大地发挥资源的利用潜力,改封闭式服务为开放式服务,改各个优势为综合优势,既可避免不必要的重复,节约人办、物力、财力,又能以最小的代价通过统筹规划共同填补那些至今也没有收藏而确实是十分必要的地方文献,使整个地方文献建设有领导、有计划地进行。

横向协作实施可能发生的问题和解决意见:

首先,必须得到县领导的重视和支持。因为这些单位分属于各个条条块块,有众多的决策者,一定要有一个具有权威的领导,能协调各单位的工作,方能得到参加单位的共同信任,使这个组织起实际作用,持之以恒。

其次,必须统一思想,改变旧观念。我们这个联合不同于企业的横向联合,它们以经济利润来维系着各个成员的生存和发展,而我们是在振兴地方的共同目标下,强调局部利益服从整体利益,只有在共同确认协作的必要下才能真心实意地自愿参加,因此必须克服总想搞小而全,大而全,万事不求人的自有自便思想;克服多一事不如少一事,认为是额外负担的怕吃亏思想和闭关自守、秘不传人的保守思想,思想不统一,即使勉强建立了组织,也是不可能发达总体效益的。

第三,客观上存在着各自的特殊性,例如博物馆历来以其收藏通过陈列、展览为社会服务,党史征集委员会、地名办公室通过资料的再加工出书、出刊,档案馆尚有不宜公开的绝密资料,而且管理方法各不相同,使用的分类法各异,因此必须保留相对独立性,不能统得过死,尊重各单位的规章制度。盛世修志,眼下各县都在进行新县志的编撰工作,需要大量地使用地方文献,这正是成立地方文献协作中心的有利时机,组织起来,发挥总体效益,通过编志续史,正好系统地检验我们地方文献工作的质量和成效。

综上所述,笔者认为县图书馆只是地方文献收集、保存、提供利用的单位之一,它的工作侧重放在“出版物”上,首先应该收齐当地有史以来的全部志书,当地古今名人传记和著作,以及当地具有历史价值,参考价值的各业汇编,各部门史等较成型的出版物(包括非正式出版物),并且还可以从纵向协作网(省、市图书馆地方文献协作网)取得一些本地的资料,还可以从馆藏书刊中搜寻、摘录有关本地的资料,在深层次的揭示上下功夫,而不是漫无目标地东一榔头西一棒,图书馆在这个组织中,由于社会接触面最广,可以作为协作中心联系群众的媒介,并且可以在管理技术、编制联合目录上多做一些工作。

从地方文献的横向协作联想到图书馆整个的藏书建设,也存在着一个应该联合的问题,国务院早在1957年就批准公布了《全国图书协调方案》,从县的实际出发,也应该把各个有藏书优势的单位开放、搞活,组织起来资源共享,发挥整体效益,以求最大的满足社会需求。

横向协作符合客观的需要,是形势发展对我们提出的要求,它不是权宜之计,而是要长期坚持下去的,当然在实施过程中、还会出现这样那样的问题,只要我们不动摇联合的愿望,总可以找出大家都能接受的方法、使横向协作逐步完善。

〔出处〕 图书馆员 1987(8)



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