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首都图书馆北京地方文献报刊索引

时间:2007-5-25栏目:计算机信息技术


首都图书馆是北京市属的大型公共图书馆,首都图书馆北京地方文献部是北京地区唯一的一家地方文献专业工作机构,它和广东省中山图书馆特藏部、甘肃省地方文献部,是全国成立最早、规模最大、知名度最高的三家地方文献工作机构。

多年来,北京地方文献部通过阅览、检索、参考咨询等手段,为党政机关、科研机构、企事业单位以及其他的读者和情报用户提供了大量的文献信息服务,取得了较好的社会效益和一定的经济效益。

在北京地方文献部的各项业务工作中,地方文献报刊索引工作是一项非常重要的基础工作。它是一种记录报纸、刊物所载地方文献篇章的篇目索引(或称题录索引),是将索出的款目按一定的顺序编排起来以利读者检索文章所在位置的一种检索工具,在此基础上可以编制各种情报报导刊物,或围绕特定学科及专业进行定向服务,其目的主要是为了服务于地方各项建设事业。虽然这个索引对读者来说只是指向和示址,但就索引系统的整体而言,它对于地方各项事业的揭示和报道作用,较其他形式的索引要明显得多。

由于各类报刊是获取信息的重要渠道,能够迅速及时地反映本地区政治经济和社会的情况,报道的内容和范围涉及到了社会生活的各个方面,包括了社会科学的各个领域,大量的最新研究成果往往散见于各种报刊之中,对于社会科学所有的学科研究都有着重要的科学价值。因而,这是一种重要的信息源,但是这些信息往往都存在着材料比较分散、知识不够系统、资料数据不全、科学性较差等不足,而这些不足的存在,极大地制约着其价值的发挥,只要经过报刊索引人员的长期积累和科学处理,就能够使这些信息充分发挥出它们的价值来,

北京地方文献报刊索引工作开始于六十年代初期。首都图书馆组织和动员社会力量,首先完成了囊括北京地区各大收藏单位藏品的回溯性报刊索引,检索京版报刊2800余种,索出自清末至1962年间与北京相关的条目七万余条,在北京社科研究界产生了较大影响,由于“文革”的影响,现实题录索引工作实际开始于1979年,同时也补上了1963—1978年之间的回溯性索引。现在,首都图书馆北京地方文献部的现实题录索引工作已经日趋完善,走向正规。现有条目总数十四万余条,年度索出量在15000——20000条。检索范围包括正式和非正式出版的报刊300余种。

编制北京地方文献报刊是首都图书馆北京地方文献部的重要工作任务,报刊索引工作大体上可分为如下几个环节:

首先报刊索引人员要对北京地区的报刊群体及变更情况比较熟悉。建立起一个比较科学、完备的地方文献报刊索引工作的报刊检索群体,这是指索引工作中必须要涉及到的报刊品种群体,也就是检索的对象。确定这样一个报刊检索群体,对于保障报刊索引的检索工作是至关重要的,它直接关系到地方文献报刊索引的质量和索引工作的效益。 具体而言,北京地方文献报刊检索群体应是以北京版公开和非公开出版的、综合性和专业性的为报刊主体(含各机关企事业单位和行业内部报刊),以中央及外地各种报刊为辅的报刊检索群体,以形成对北京地区各界情况的覆盖报道,对北京地方文献报刊索引各级类目的检索支撑,从而达到在北京地区地方文献报刊信息的系统化和权威性。

这样说,似乎要保障报刊索引的完整性,就应尽可能地扩大检索刊物群,投入尽可能多的经费和人力,然而,实际工作并非如此。不同的报刊地方文献信息的篇目索出比例相差甚远,我们只要将包含地方文献信息篇目比例较大的报刊品种集中起来,便可以控制报刊中大部分地方文献篇目。

由于报纸和期刊的形式与刊期不同,其内容也有着重大差异。报纸多系综合性报道,以社会信息为主,期刊多是较为系统的专题报道或专题研究,以学科信息为主,控制好报刊的品种,就能够使报刊索引的综合信息密度和专业信息密度得到保障,如:《北京日报》除有限的国际版和国内其他地区的报道外,大部分版面都与北京事物有关,而在专业期刊中,有些刊物尽管地方信息密度较小,而这类信息的来源又主要依赖这部分刊物,如:《北京地质》尽管索出率不高,但是由于资料价值极高,仍不失为地方文献报刊索引的主要刊物,因而这部分报刊都应该是地方文献报刊索引的核心刊物。

报刊检索群体确定之后便可进入文献标引工作,标引工作的第一步是钩标,也就是将报刊文献中有关北京地区的各种有价值的信息进行标引,标引的范围宜尽求广泛,以求充分反映社会的全貌,举凡有关北京地区一切有文献的保存和使用价值的信息,不论是现实的、历史的、自然的或是人文的报刊资料,都在选择范围之内。第二步是由索引工作人员将标引过的篇名按一定的格式进行著录,制作成索引卡片。其款目的内容包括篇名(上下标题)、著者、刊名、年月日、版面、卷期号、页码和提要等。

经过上述两个步骤,就要对索出后制成的卡片进行类目的设置和编排。北京地方文献报刊索引的分类工作目前基本上是按照北京地方文献分类表进行分类工作,由于报纸杂志所载信息的专指性不同,在类目的设置上只能与地方文献分类表大同小异,大同体现在较大类目的相对稳定(指一、二级类目),小异表现为较小的类目需要灵活设置(四级以后)。地方文献报刊信息是地方事物及时而又客观的记录。地方事物的动态化,使每一不同历史时期都会有新的事物产生,分类表的修订是赶不上事物变化的。所以报刊索引类目的设置,只能使各大类目保持相对的稳定,其下级类目则需要依据事物发展阶段的特征设置类名,并将它们一一归属到相应的上级类目中去。

北京地方文献报刊索引的类目因各个时期的内容有所差异,类目名称也有所变化,但总体上各大类目基本保持稳定,共设置了自然地埋、人文地理、历史、人物传记、经济、商业服务业、农业、工业、市政建设、政治、社会生活、文化、教育、体育、科学、医疗卫生、文学艺术等十七个大类,各类目之下都设有若干个下级类目,以构成整个报刊索引的系统化。

由于地方文献报刊索引没有一套系统、完整、可操作性强的报刊索引分类表,类目的设置除一、二级类目可参照北京地方文献分类表的类目进行设置外,其他下级类目的设置全凭索引人员对各学科、各行业的认识和理解进行设类,以致索引人员在索引的编排上颇感不便,而且也容易造成类目的重叠和偏差,同时也使报刊索引的质量受到影响。

北京地方文献报刊索引工作目前还处在手工操作阶段,报纸杂志分别由索引工作人员进行标引、著录和编排,按月完成报刊索引的检索和编排工作,以便及时地将索引投入使用,尽早发挥出效益。鉴于目前报刊分排造成的内容分散、管理和使用不便,考虑以五年或一个更为合适的时间段,将报纸和杂志合编。合编时既要考虑类目设置的科学性,又能使所设类目对整个社会和各个学科形成覆盖,同时还要对报刊索引中的互见问题作出合适的处理。然而,日常的检索和编排工作已经使索引工作人员有顾此失彼之感,由此引发出一些工作做的还不够细致,表现在报刊索引的编排上对所含的信息揭示程度还存在着许多不足,对一些相关主题和文献内容的揭示,现阶段还难以满足检索需求。北京地区每年都有近百种的报刊新品种问世,由于经费和人力的条件限制,都要有一定数量的报刊资料受到损失,这种损失无疑会给报刊索引工作带来直接的影响。因此要做好这项工作还应有全面的安排。

北京地方文献报刊索引,在参考咨询工作中已发挥出重要的作用。自1984年至今,北京地方文献部共完成大中型咨询课题二十余个,在使用的各种文献形式中,报刊资料所占的比重一般都在40%左右,个别咨询课题的报刊资料的比重还在此之上。地方文献报刊索引在参考咨询工作中的使用频率之高是显而易见的,并受到各界用户的一致好评和认可。

近年来,我们的地方文献报刊索引工作虽然取得了一些成绩,但是限于条件,有些工作还没有完全开展起来,有些工作还有待完善和提高。而要做好这些工作,则需要进一步提高索引人员的业务素质,同时引进自动化工作系统,实行电子计算机管理,利用电子计算机建立北京地方文献报刊资料数据库,逐步实现电子计算机编目和检索。当然要做到报刊资料管理自动化还有许多前期工作需要完成,如:编制一部适合地方文献报刊索引工作使用的地方文献标引词表和分类表,工作人员也需要有一个培训过程。

现在我们还是应该脚踏实地地做好地方文献报刊索引的基础工作,建立、建全和完善手工检索体系,积极学习和贮备计算机应用知识,以迎接地方文献报刊索引工作计算机化的到来,使这项工作得到更大的发展,以适应北京各项建设事业的发展,最大限度地满足用户对北京地方文献报刊索引的需求。

〔出处〕 图书情报通讯 1993(3)



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