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关于建立地方文献报刊索引系统的实践与思考

时间:2007-5-25栏目:计算机信息技术


在当今各类报刊系统之中,无论是地方报刊还是全国性报刊,是专业报刊还是综合性报刊,是公开出版的还是内部流通的报刊,都包含有大量的地方文献信息。这些信息具有极高的信息价值和史料价值,是其他类型的地方文献无法替代的,但是由于数量庞大,要想迅速的查找出有关资料,其困难是可想而知的。地方文献报刊索引就是为能在如此众多的报刊中,迅速查找出有关地方文献信息的一种检索工具。

地方文献报刊索引区别于其它报刊索引,在于它是地方文献信息的基础篇目索引,而不是象一些综合性报刊或专业报刊索引那样是重要篇目索引。虽然这种索引的主要目的仍然是指向和示址,但就索引系统的整体而言,它对于地方事物的揭示作用,较其他形式的索引要明显得多。

建立地方报刊索引系统需要有一些必要的条件,这些条件制约着地方文献索引系统的整体质量,是关系索引的信任度和权威度的重要问题,笔者将多年的工作实践和对问题的思考拟就此文,不足之处还望同道师友给予斧正。

1.工作人员的条件

在诸多条件中,工作人员的素质是至关重要的,是建立索引系统的首要条件。工作人员的素质应包括下列两个方面:

1.1知识结构:充分掌握图书馆专业知识,并能熟练运用图书馆学和情报学,以及与图书情报相关的各门学科的知识。地方文献报刊索引工作本身就是图书情报的一个组成部分,与图书情报工作相关的理论、知识和方法,是报刊索引人员的专业知识结构中不可缺的基础部分。

具备了上述知识结构,只是掌握了地方文献报刊索引工作的基本技能,要熟练准确地处理报刊索引工作中的标引、著录、分类及其与之相关的各类业务问题。还需掌握地方文献知识。

在熟练掌握图书情报工作知识和技能外,地方文献知识是报刊索引工作人员主要掌握的知识内容。地方文献知识的内容应涉及社会各方面的知识,包括本地区的地理、历史、人物、政治、经济、文化教育等,有条件时,还应对其中某些方面的知识做尽可能深入的了解。除此之外,报刊索引人员还应对报刊索引的使用对象有尽可能详细的了解,在这个基础上,工作的针对性就会更强,服务效果就会更加贴切,从而建立起自己的权威和影响。

1.2敬业精神:地方文献工作者应有良好的职业道德,对于地方文献报刊索引人员来说,更应具备高度敬业精神,这是由于它的工作性质所确定的,索引工作永远是跟在报刊发行的后面,不会有提前完成任务一说,在你面前是源源不断的报纸期刊.等待着整序加工进入索引系统。工作需要及时地把握社会发展的动态,并及时主动的为社会提供服务。这种枯燥、周而复始的工作没有崇高的敬业精神是难以胜任的。

2.建立核心报刊检索群体

解决好人员问题之后,建立核心报刊检索群体便是当务之急。从理论上讲,地方文献报刊索引的品种越多,对本地方的报道覆盖率越大则越好,以求最大限度地将有关本地方或与本地方有关的报道给予收录。然而限于人力、物力和财力,要做到这点是有困难的。所以选择一些恰当的、能充分反映本地方各方面情况,既有一定的代表性,又有一定的专指性;既能为地方文献部门的人力、物力和财力所能接受,又不失地方特色的报刊群体,从而确立地方文献报刊索引的收录范围。当然这个收录范围不能是凭空臆造的,而应该从实践中来。有一个从初步建立到逐步完善的过程。

那么如何选择报刊品种呢?笔者认为,可以认定一个或若干个时间段,对各种报刊进行全面检索,根据选择出的条目计算出这个时间段内,各种报刊对本地有关各种报道之间的比率。从而确定本地方的核心报刊的收录范围。

检索刊物群体建立后,要认真进行维护管理,对到手的报刊进行登记,在日常的工作中,对报刊中地方文献信息的索出情况作出记录,并分阶段作出统计,作为今后调整检索刊物群的依据。对新出现的报刊,在对其进行初步的判定使用后,经过一段时间试验,根据其结果,决定是否将其正式纳入地方文献报刊索引群体。

3.编制分类表

优质便捷地为用户提供服务,是地方文献报刊索引工作的终极目标。科学、系统、有明显地方特色,为地方各项建设事业,特别是地方社科研究提供信息检索保障和地方信息基础数据库是地方文献报刊索引工作者研究和解决的重要课题。由于地方文献报刊索引所收集信息的范围涉及社会的各方面,信息内容繁杂多样,基本上以社会信息为主,直接采用一般图书分类表,有诸多不便,既不能突出地方特色,也不便分编加工及检索使用。在这方面,首都图书馆北京地方文献部进行了有益的尝试,在长期实践的基础上,参考和借鉴了《中国图书分类法》之后,根据北京地方的特色及社会使用习惯,编制了《北京地方文献报刊索引分类表》(草表)。

编制原则以服务北京地方各项建设事业为编制依据,类目的设置及其序列安排,不仅要从科学概念出发,同时要考虑地方各项事业的需求。

在类目安排上和标记符号的设置上,要简明易懂,操作性能好,以适应北京地方文献报刊索引分类工作需要。

关于分类表的体系和结构,我们试图使它既能符合知识分类的科学体系,又能适应地方文献报刊索引分编工作的情况,尤其是突出表现本地方的特点。根据这一特点,本分类表将类目设置为“自然环境”、“人文环境”、“地方经济”、“‘地方事业”四大部分,十七大类,类目次序如下:自然环境、人文环境、历史、人物、社会生活、政治法律、经济管理、工业、农业、城乡建设与管理、商业服务业旅游业、文化、教育、体育、卫生、文学、艺术。

作为地方文献报刊索引分类表的一级类目,可根据本地区的特点进行调整。以下各级子目,由于受报纸期刊信息产出灵活多变、内容涉及广泛的影响,则更应根据本地区的特点,随时增减相应的类目,不断修订分类表的内容。社会向前发展,新的事物不断涌现,为了给检索出的地方文献信息一个合适的标识,地方文献分类表要永远处于调整修订之中,当然这些调整和修订需要有一个相对稳定的时间段。

4.工作内容及步骤

凡报刊所载有关本地区一切有保存和使用价值的信息,无论是现实和历史方面,还是自然和人文等方面的资料,都属报刊索引工作检索内容范围。工作步骤分为标引工作、著录工作和分编工作。

4.1标引工作:将报刊文献中有关本地区的各种有价值的信息进行标引,标引的范围宜尽求广泛,以求充分反映社会的全貌,不能把它做成主要报刊的重要篇目索引,即使是对于同一事物的报道,只要报到的角度不完全一样,也应一一标引,使之成为真正的基础篇目索引。标引工作关系整个索引系统的的信誉和权威度,走马观花和似懂非懂的认识都会影响索引的整体质量,不负责任的标引会造成索引标目的冗杂或大量文献信息的丢失。

4.2著录工作:将标引过的信息按一定的格式进行著录,其款目的内容包括篇名、著者、人名、地名、年代,主题词、刊名、出版日期、版次、卷期、页码和提要等。这项工作要求准确无误,不得有任何的遗漏,特别是刊名、出版日期和卷期版次等项出现错误,则导致这些款目失去了使用的价值。

4.3分编工作:将索引卡片依地方文献报刊索引分类表分门别类进行编排,各类之下依文献出版时间进行编排,深入理解每张款目的信息内涵并给予正确的分类标识,是关系每一张款目是否真正能够得到利用,错误的分编将造成款目的呆滞,从而严重的影响索引的使用效果。

建立地方文献报刊索引系统程序大体如此,编制索引的终级目标是为社会提供信息服务,因此,每一道工序都要求有认真负责、深入理解、严谨务实的工作作风,任何一点的疏忽都会给索引系统带来难以挽回的损失。

5.探索与实践

在开展地方文献报刊索引工作方面,首都图书馆北京地方文献部进行了积极的探索和实践。自六十年代起,从北京图书馆等十几个大中型图书馆所藏的清末至1963年的2800余种报刊中检索出有关北京信息条目七万余条,编制成大型题录卡片式索引《北京地方文献报刊索引》。

三十多年来,经过不懈的努力建立起一个合理运行,有一定的权威度和知名度的地方文献报刊索引检索系统,《北京地方文献报刊索引》已经累计成为一个拥有20余万条数据的检索系统,并且每年还以二万余条的速度增长,在北京社科研究界引起强烈的反响,取得了较为明显的社会效益和影响。

1996年以来,首都图书馆投入大量人力和经费将传统手工处理工作模式向计算机数据库系统工作模式转移,经过一年多的努力终于将20余万条数据全部输入数据库系统,使北京地方文献报刊信息计算机自动化检索成为现实,北京地方文献报刊索引工作迈上了新台阶。

6.认识和思考

地方文献报刊索引工作是一项功在当代,利在千秋的事业,“横不断项”、“竖不断线”,即内容广泛、覆盖面强,时间连续性好,是对该工作的基本要求。将计算机自动化技术引入地方文献报刊索引工作,提高检索功能和缩短检索时间,逐步向全文检索过渡,更好地为社会服务,是地方文献工作者深入研究和实践的课题。

从这个角度上看它具有双重意义。

其一:地方文献报刊索引工作是地方文献重要的基础建设工作之一,地方文献是一个地区的信息宝库,管理好这个宝库是地方文献工作者的责任,而这个责任的重要涵义更应体现在开发和

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