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地方文献采访工作诹议

时间:2007-5-25栏目:计算机信息技术


地方文献的采访工作是地方文献工作中最重要的环节之一,它与图书馆一般工作相比地方文献采访工作具有最明显的独特之处。

一、地方文献的基本概念

什么是地方文献?根据首都图书馆北京地方文献部采访条例的规定,地方文献是指在内容上具有地方性,同时又具有重复使用价值的文献。

地方文献是特定区域内历史资料和现实资料的总合,它反映了特定区域内自然环境与社会环境的沿革、发展及其现状。在自然环境方面,它应全面反映一个地区所能观察到的天文现象、地质水文结构、地形地貌、气候与气象、物种资源等等;而在社会环境方面,它则应反映该地区的人文地理、历史、社会经济、地方政治、社会结构、民俗、地方文化、教育、卫生、体育,以及宗教、方言等各个方面。可见其最大的特点,在于文献内容所体现出的鲜明的地域性。只要具备这一特点,文献就具备了被确认为地方文献的基本条件。至于文献形式、文献载体、出版地、出版者乃至文种等等,都不是鉴别地方文献的重要标准。

地方出版物(或称地方著述)和地方文献是两个局部交叉的不同概念,其主要内容未曾涉及到本区域的地方出版物不能视为地方文献。需要在地方文献系统中反映地方出版事业时,可采用地方出版目录的形式。同样,在表现地方文化事业水平的时候,地方人士著述也不必一概收入,而应通过地方人士著述书录的形式予以反映。

地方文献中“地方”的概念基本上以现行的行政区划为准,其中地质、水文、气象、资源等个别类目可适当放宽界限。

地方文献采访人员必须清晰地了解地方文献的不同类型。

首先应着眼于文献内容中所含地方信息的密度以及文献价值。专门记述地方事物的文献、我们称之为核心文献。如地方志、地方史、地方人物传记以及各种专门的地方史料。这类文献中所含地方信息的密度最大,使用效益也相对好一些。另一类文献,其内容在某种程度上涉及到地方事物,称为辅助文献,有两种表现形式,一种是行政区划上的包容关系,如省志之对于市县级地方文献;一种是专业内容上的包容关系,如《物侯学》或《地方病学》中所涉及到的地方资料。这类文献中所含地方信息的密度相对下降,但由于文献总量大,或是专指性较强,对于使用者来说,其文献价值是不容忽视的。第三类文献,是进行地方研究不可缺少的背景文献(或称基础文献)。如野史和笔记,以及广义的史料汇编等等。这类文献中地方信息的密度更小,但却包含了一些其他文献中不具有的重要内容。并且,将对于地方的研究置之于更广大的领域,开拓了研究者的视野。在组织地方文献藏书建设的时候,核心文献、辅助文献和背景文献各占多大比例为宜?各地情况不同。根据北京地方文献工作的实践来看,在历史悠久,文化事业比较发达的地区,这三类文献所占比例似应以4:4:2或3:5:2较为适宜。

当代图书馆地方文献形式,包括专著、报纸、期刊、会议录、文件汇编、学位论文、科技报告、舆图(含气象图、地质图等专业图纸)、影片、照片、幻灯片、录音带、录象带、图册、印谱、拓片、乐谱、谱牒、簿记、日记、书信、证券、商标、戏剧说明书以及专用的参考检索工具书等等。检索工具包括具有地方内容的专业词典、书目索引、年鉴手册、表谱名录,以及反映本地各收藏单位的藏书目录或联合书目。

地方档案也是地方文献的一种典型形式。鉴于地方党政机关和企事业机关团体日常产生的文书档案都有专业的档案机构系统收存,因而在地方文献的采访工作中可略过那些正式的文书档案,而专门收集谱录、簿记、日记、照片和书信等社会档案和私人档案。 从文献载体的类型划分,图书馆地方文献包括纸本(含写本、抄本、手绘本、拓本、印刷品)、磁记录品(磁带和磁盘)、照片、缩微品和静电复印件,其中,印刷品仍然占有最大的比例,近年来,照片、缩微品和静电复印件所占比例正大幅度地增加。

从文献的生产者或是文献的出版和发行方式来划分,地方文献中包括公开出版物、非公开出版物和非出版物三个部分。公开出版物内容稳定性较好。易于获得。非公开出版物地域性强,针对性强,信息密度大,在全部地方文献系统中是非常引人瞩目的一类文献,其出版头绪纷繁,全面掌握这部分文献的出版信息具有一定的难度。非出版物又称特种文献,是指不以出版为目的,而在社会生活、经济生活中自然产生的文献。如簿记、日记、文稿、书信,以及文契、证券、商标、戏剧说明书和产品说明书等。此类文献多系原始记录,内容可靠,针对性强,并具有一定的文物价值。但特种文献的产生、流传、聚散的脉络更难于把握。

二、地方文献来访的基本方法

地方文献藏书系统的建设,无论是新建还是续建,都应有一份尽可能完整的地方文献知见书目作为工作的基本依据, 从而作到心中有数。这种基本目录的制定,实际上是对地方文献源的一个系统调查。当年杜定友先生在收集广东地方文献之初,便先行编制了四种书目索引,即:(1)广东史料索引;(2)乡贤著述索引;(3)人名传目索引;(4)本省刊物索引。北京市昌平县图书馆在筹建地方文献专藏之前,也建立了《昌平地方文献知见书目》和《昌平地方文献报刊资料索引》。根据这种基本目录,采访人员可以对现存地方文献的品种及其收藏地点一目了然,并可进一步去分析、研究、掌握地方文献产生及流传的特点,亦即地方文献的源和流。 从而可以制定出科学、有效的采访方针和采访条例。同时,便可按图索骥,对地方文献专藏进行最初的,也是最基础的建设。并凭目录对地方文献进行情报控制。 地方文献的专职采访人员,必须了解地方文献产生的源和流。对于当代地方文献生产和传播的方式,尤其要有非常全面的了解,唯其如此,才能够运筹帷幄,或据守津要,或朔源而上,既不致发生重大的漏采现象,又不会盲目行动,造成大量无效劳动。

对于公开出版物,通常是依据征订书目,采用定购的方式予以收集,与公共图书馆一般采访工作相似。不同之处在于,采访人员首先要判断某一特定文献是否属于地方文献的范畴。如果征订书目所提供的信息不足以使采访人员确认其为地方文献时,应作为存疑问题保留,待文献正式出版后予以确认。

地方出版物是非常值得重视的一个地方文献源。由于地方文献和地方出版物都是地方公共图书馆的收藏重点,应争取在地方政府的支持下,制定有关地方文献呈交制度的地方法规。有了这样的法规,除地方出版物可全部纳入馆藏外,所有地方文献的收集工作都将成为依法办事。

对于非公开出版物和出版物的采集,关键在于建立有效的情报控制。在有关地方文献呈交制度的地方法规制定之前,全凭采访人员去沟通一条条的采访渠道,以建立地方文献的采集网络。采集的手段可以多种多样:对于国家机关团体,多采用无偿征集的方式。如需收取工本费,亦可酌情付给。对于个人手中持有的文献,可采取收购的方式,亦可采用以物易物的交换方式。当然,无偿捐献,政府予以表扬,这是最理想的方式。对于旧版图书的采访,中国书店是一个值得注意的文献源。

对于一时采集不到原件的重要文献,可予以复制。整部的局部的文献都可以复制。正史、一统志以及专业论文汇集,尤其是各种丛书和文集中所包含大量的地方文献,都可以局部复制下来,重新编辑,予以入藏。对于一时收集不到的形象资料,更可以通过翻拍复制予以入藏。有条件的馆还可以对各类地方事物进行长期有计划的系统拍摄,结集入藏。

三、采访文档

采访人员应根据地方文献生产和传播的特点,建立一套相关联的采访文档,以便根据文档指定的范畴去收集文献信息和进行采集工作。避免遗漏或重复。

第一种采访文档就是基本目录。其主要功用在于反映和提示那些肯定属于地方文献范畴内,而又一时采集不到,或是文献源相对不稳定的文献。它所反映的文献多是各收藏单位或个人手中收藏的旧文献,而不是在版文献。对于这种文档,一是要注意时时补充新的文献信息,二要注意依据文档提供的文献信息及时去补充文献。它是编制地方文献联合目录,一个非常理想的信息来源。

第二种采访文档是公开出版物的订购文档。其作用有三:1、检查某一文献是否已订购。2、反映预计出版日期,3、作为与发行部门交涉的依据,追索漏发图书和退回误发图书。按书名字顺排列。以备查重,或按预计出版日期排列,以防漏购。一般按出版日期排列为宜。

第三种是报刊登到文档。确认为地方文献公开出版的报刊。其登到文档与公共图书馆一般报刊登到无异。而对非正式出版的报刊在文档中的反映,某内容应包括报刊名称、出版单位、创停刊日期、刊期、联系人、地址、电话等项目。

第四种文档是交换文档,或称征集文档,用以反映非公开出版物的流通渠道与流通状况。文档反映的多是有关的政府机构、科研单位、教育机关、企事业单位和学会、协会等文献生产源。以便定期与各单位联系,征集文献。

其余的财产文档、经费文档等与公共图书馆一般采访工作大致相同。

四、地方文献采访人员的职业素质

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