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我馆地方文献工作略述

时间:2007-5-25栏目:计算机信息技术


1. 地方文献和地方文献工作。

地方文献是“有关本地方的一切资料,表现于各种记载形式的,如图书、杂志、报纸、图片、影片、画片、拓本、表格、传单、票据、文告、手稿、簿籍等。”(1)这句话道出了地方文献的含义及其区域性强,内容广泛、形式多样的特点。而区域性正是地方文献的最为显著的特征,是地方文献之所以为地方文献的根本原因所在。

地方文献的类型主要包括地方志、地方史、谱牒、论著、地方档案、地方出版物、地方丛书、地方年鉴、地方百科全书、地方人士著作、地方人士碑志、地方图录等等。现代的地方文献中还包括科技报告、专利文献、学位论文等,并逐渐出现了非印刷型的缩微品、录音带、录像带、磁带甚至光碟等新成员。因此,今天的地方文献无论是在内涵上还是在外延上都己非昔日可比。

地方文献工作就是对地方文献进行收集、整理、保存及利用的工作。在我馆,这些工作由我馆的地方文献资料库(惯称地方文献室)承担。笔者作为我馆地方文献室的工作人员,现就我馆的地方文献工作作一个简单的回顾和思考,旨在与在座各位同仁相互交流和学习。

2. 我馆地方文献工作回顾。

我馆地方文献工作开展的时间不长,大约始于1989年,是由地方文献的搜集开始的。我馆的地方文献从无到有,从少到多,几年来,我馆的地方文献工作的开展也经历了几个阶段:

2.1 地方文献筹集阶段:时间跨度大约从1989年下半年起至1992年底新馆正式开放之前。这一阶段,我馆正处于拆建时期,上级有关部门决定在图书馆新馆建成后于其中设立专门从事地方文献工作的部门。于是我馆由特藏部负责,着手收集地方文献方面的资料。开始只是从各地报刊上摘录有关文献,后发展到从社会上征集。我馆的地方文献征集工作得到了佛山市委、市政府的支持,1991年,佛山市政府颁发了《关于做好地方文献征集工作的通知》,规定凡市直机关、各民主党派、群众团体、学术团体和新闻出版、科研机构,厂矿、学校等企事业单位所编印的史志、简报、通讯、书籍、杂志、报刊、学报、手册、年鉴、地图、图片、照片、画报、资料汇编、统计资料、会议特刊、不论铅印、油印、影印,专刊、科技资料、成果汇编、产品目录、等公开流通发行的刊物, “不论铅印、油印、影印,除按佛办字[1985」27号文要求送达的部门外,均应一式三份寄送市图书馆”(机密性文件,刊物除外)。据估计,到新馆开放之前,我馆通过接受寄送、捐赠、上门收集等方式收集到各类地方文献资料大约四千册(份)。这一阶段我馆新馆舍尚未落成,业务工作还未正常开展,我馆地方文献工作亦仅限于文献收集。

2.2 地方文献开放阶段:从1993年初到大约1996年上半年。1993年1月8日,佛山图书馆新馆落成并正式对社会公众开放。新馆中开设了专门的地方文献资料阅览室,它在继续地方文献收集工作的同时,象我馆其它阅览室一样以开架阅览的方式向读者开放。这样我馆的地方文献工作也从纯粹的收集保存发展到为读者提供阅览服务的藏用结合阶段。

但是,这一时期,我馆地方文献工作不管是从文献收集工作上还是读者服务上看,其成效都非常低。这与我馆当时的整体面貌有关。这个阶段,由于管理机制等方面的原因,我馆虽然馆舍面积号称全省第二,且无论人才配备还是设备在当时全国地市级公共图书馆中都堪称一流(大专以上学历者占全馆在编职工的一半以上;其中图书情报专业28人,占全馆在编职工的35%;全馆业务流程实行电脑自动化管理),在面貌上却处于一种散漫、消极的状态,图书馆的业务停留在借借还还的水平上。这就形成了先进的“硬件”(馆舍、设备、人才)与落后的“软件”(业务管理水平)之间的强烈反差。我馆地方文献室成立之后,由于上述原因,工作人员上门收集文献少了,主要靠寄送、捐赠,等人家上门。据统计,从1994年5月至1996年上半年两年多的时间里,地方文献室统共收集各类资料630册(份)(包括图书、现刊、散印的资料等,报纸除外)。在读者服务上也是如此,靠读者自己找上门来,由于对地方文献的宣传工作做得很少,知道地方文献的读者并不多。笔者对读者阅览登记表的所作统计表明,从1993年新馆开放后起至1996年上半年接待读者900余人次,平均每日不到一个读者。当然,不排除有些读者阅览时未进行登记的情况。即使这样,读者之少也是显而易见的。而读者人数是反映文献利用率的一个重要指标。笔者在统计中还发现,在地方文献室的读者中,查阅报纸的几乎己占了读者人数的一半,除报纸外,查阅各类地方刊物如《佛山文艺》、《外来工》、《佛山陶瓷》、《佛山研究》等,以及各种年鉴、史志读者稍多。而除此之外的其它地方文献,则甚少有读者阅读,大部分的地方文献仍然沉睡于书库之中,“养在深闺人未识”,完全没有得到利用。

2.3 综合开发利用阶段:从1996年下半年起,我馆完善各项管理机制,整顿馆风,并狠抓业务工作。地方文献工作作为我馆的薄弱环节,馆里从经费到设备,都给予了较大的支持。经过一年有多的时间,在我馆地方文献室全体工作人员的共同努力下,地方文献工作有了较大的起色。这一阶段,工作人员的在工作中主动性大大增强。具体表现在以下几个方面:

2.3.1 在文献收集上,首先,我们变以往的被动收集为主动出击,拓宽收集渠道,扩大收集范围。这一年多来,地方文献室的工作人员足迹遍及佛山市区及南海、顺德、三水、高明等地,与各地的文联、地方志办公室、政协、人大等单位和机构取得联系,并收集到一批我馆缺藏的地方文献。今年佛山市体委主办的佛山市武术节,我们也派工作人员参加了其中的许多活动,到现场获取第一手的资料。其次,我们还采取了围绕专题来收集地方文献的办法,如在佛山市作协和文联的大力协助下,在佛山地区(包括南海、顺德、三水、高明)广泛开展以“地方作家作品”为专题的征集活动,并设立“地方作家作品专柜”对这些作品加以展示。同时,我们打破了以往地方文献只收纸质文献的传统,开始将文献范围扩大到照片、录像带、录音磁带等方面。一年多来,我们共收得各类地方文献800余册(份)(报纸除外,),以及佛山武术节的录像带和录音磁带若干。

2.3.2 在地方文献的开发利用上,我们改变过去完全靠读者阅览来利用文献的做法,采取各种方式主动向外界输送地方文献信息,如:由地方文献室工作人员利用本室的资料,向《佛山日报》的《粱园》副刊提供有关文章,介绍佛山的历史、文化、民俗、风物;与佛山电视台合作,在佛山电视信息台开办《佛山历史上的今天》栏目,资料全部由我馆地方文献室提供,等等。其中最值得一提的是,我们在利用地方文献进行网络数据库开发方面所作的尝试。佛山地区花卉栽培业较发达,顺德陈村更是全国著名的花卉产地和花卉集散地,盆桔、兰花等远销海内外。有鉴于此,我们设计开发了这个《广东花卉数据库》数据库,并以兰花为首。佛山历史悠久,“得名于唐,肇迹于晋”,为我国历史上的“四大名镇”之一,是国家级的历史文化名城。积五千年文化沉淀的佛山在一千多年的历史中,曾涌现了许许多多的杰出人物,他们都曾为佛山的繁荣和发展作出过贡献,在佛山历史上产生了一定的影响。我们收集了佛山古往今来在政治、经济、文化、艺术、教育等行各业中的450个名人的生平资料,建立了《佛山历史名人数据库》。这两个数据库分别于去年6月和年底完成后,都以超文本的形式,通过我馆的网络中心上了“广东视聆通”网。(视聆通是“169中国多媒体通信网”广东网络之别称,其服务内容和服务方式均类似Internet网,到目前为止它己连通了广东省23个市和北京、上海、四川、海南、湖南、浙江等8个省市)。虽然由于时间、资料和工作人员的经验、计算机知识等方面条件所限,上述两个数据库尤其是前者,存在着检索点偏少及内容的丰富性、全面性、实用性方面有所欠缺等不足之处,但它为地方文献资源的开发利用探索到了一条全新而又可行的路径。实践证明,利用地方文献资源进行数据库开发大有可为。

3. 寻找突破口,搞好地方文献工作。

如果我说地方文献工作是我国图书馆事业中的薄弱环节,大概是不会有很多人反对的。在我国,大部分图书馆地方文献工作起步较晚,有很多公共图书馆甚至至今尚未成立专门的地方文献工作部门。有些图书馆虽然有专事地方文献工作的部门,但由于对地方文献工作不重视,地方文献工作长期停留在文献的收集保管的水平上。我馆在这一点上可谓难能可贵。

但是,要搞好地方文献工作,仅靠观念上的重视是不够的,还要讲究策略方法,找到正确的途径。笔者认为,要搞好地方文献工作,首先要找好突破口,确定工作重点,再在人力、经费等方面进行合理的调配,有所侧重地开展工作,方能达事半功倍之效,否则就可能吃力不讨好。突破口的选定,要依各馆的实际情况而行,如才准备成立地方文献部或成立时间不长,馆藏地方文献数量较少的,可选择文献收集作为目前工作的重点。对于有一定地方文献藏书基础图书馆,则应在地方文献的利用上下功夫,只有将地方文献有效地利用起来,才能最终体现地方文献的价值,体现地方文献工作的价值。从我馆地方文献工作实际情况来看,尽管我馆的地方文献在藏书的丰富性及系统性方面仍有所欠缺,但可以肯定的是我馆地方文献藏书已经具备了一定的基础,因此笔者认为,在继续做地方文献收集工作的同时,我们应逐步将工作重点转移到地方文献的开发利用上来,

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