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谈地方文献的收集和开发利用

时间:2007-5-25栏目:计算机信息技术


【摘 要】从收集地方文献的重要性开始,着重论述了收集地方文献的范围,具体的措施和开发利用的途径。

地方文献是公共图书馆藏书的重要组成部分。近几年来,不少公共图书馆把地方文献的收集和开发利用作为业务建设的重要内容来抓,收到了较好的效果。

l 收集地方文献的重要性

从政府文件法规上看,早在50年代党和政府对图书馆事业就提出了要加强地方文献的收集工作。1982年文化部下发的关于颁发《省(自治区、市)图书馆工作条件》的通知中也明确指出:图书馆对本省、自治区、市的正式出版物和有关本地区文献、资料应尽全收集。足见党和政府对地方文献收集工作的重视。

从公共图书馆藏书建设上看,藏书建设的要求是体系化。体系化既是图书馆藏书特色的反映,又是藏书社会价值的体现。每一个公共图书馆必须在一定范围内形成有重点、有特色的藏书体系,以适应本馆的任务和本馆读者的基本需求,并能满足社会的专门需求。这样,公共图书馆的藏书建设在安排入藏范围、数量 、比重、层次级别,形成有内在联系和特定功能的藏书结构时,对地方文献的收集入藏不可忽视,必须看成是体现体系和特色的重要因素之一。

从利用价值上看,近几年来,随着各个领域内的学术研究的迅猛发展,越来越多的人借助于古代文化典籍,从事多学科的研究,特别是各条战线上编史修志以来,其中需求地方文献者与日俱增,使我们更加清楚地看到,每一种省志、市志、县志、乡镇志、人物传略、历史事件以至家谱、原始的舆图等,对经济建设、生产、科研都具有不可忽视的重要作用。可见收集地方文献工作对于研究当地人文、经济和地方发展情况,加强社会主义精神文明建设具有重要意义,是功在当代、利及后世的一件好事,也是公共图书馆藏书建设工作中的一项重要的长期而艰巨的工作。

2 收集地方文献的范围

地方文献的收集范围非常广泛,从纵的方面看,从古到今上下几千年;从横的方面看,包括政治、经济、自然、地理、历史、军事、人物等一切自然的和人文的内容。至于地方文献的形式更是多种多样,它既包括正式出版物,也包括非正式出版物。

2.1正式出版物包括:反映本地区的政治、经济、军事、文化、科学、教育的正式出版发行的图书、杂志、报纸、图片、画册、图像等。

2.2非正式出版物包括:县团级以上机关团体编印的公报、会议(文集、文件汇编、年鉴、资料汇编、地名录、舆图及机关团体、企事业单位名录;各级史志编纂部门编印的地方志、专业志以及有关的目录、索引、资料汇编等;有关部门编印的地方史、党史、革命史、民族史、事业史、厂史、学术史以及纪念文集、年刊、大事记、学术论文、会议录等;未经刊行的文献,包括所有未经刊行的名人手迹、信札以及大量的抄本、稿本和文书原件等;本地区名人著作及其传记。

3 收集地方文献的具体措施

在收集地方文献的实际工作中,要紧紧把握地方文献的三个特色:一是地方性,地方文献必须与该地区的政治经济发展有关;二是资料性,地方文献必须是对地方工作有某种参考价值和使用意义;三是多样性,应文体各异,版式不限,载体多样。具体措施有这样几条:

3.1公共图书馆要当地方政府的参谋,促成地方政府就征集地方文献制定地方性法规,建立呈缴本制度。通过地方政府发文,规定各文献编撰机关、学校、科研单位、工矿企业、行政事业单位,公开出版的报刊、书籍、个人编著出版的书籍、发表在刊物上的各种著述,都应及时呈缴1-2册给公共图书馆地方文献库收藏。与此同时,公共图书馆要拟定“关于地方文献征集条例”随文下发,便于各单位执行。

3.2建立专门机构,明确专人负责。公共图书馆要建立收集地方文献制度,制定具体计划,明确专门部门专人负责,有步骤、有重点地进行收集。从事收集工作的人员应该学习有关知识,了解本地的历史、地理、人物、熟悉书目等。

3.3搞好调查研究,广泛收集信息,多听取使用部门的意见,多与有关部门沟通信息,为收集地方文献工作打好基础。组织一定的人力深入到政协、统战部门、组织部门,了解本地区有一定知名度人士的通讯地址,主动去函索取这些人士的著作,还可以到文联、文史办、各学会了解他们地方文献的编撰、出版情况,建立正常的联络关系,明确联系人员,经常通报文献信息,及时收集资料。在收集过程中应本着“宁宽勿窄,宁宽勿严”的原则,不让有价值的资料从眼皮下溜掉。

3.4有条件的馆应建立地方文献专架或专库,建立收到登记卡,这样既便于统计,又便于了解某一种文献是否收到,同时又能保证收到地方文献的系统。馆舍条件紧张的馆,可先建立馆藏地方文献卡片目录,对馆藏文献中属于地方文献的著作,以及著作中
的有关章节,报刊上有关篇目进行建卡,便于读者查找。

3.5扩大影响,运用多种方法征集地方文献信息,是取得工作实效的关键。除了依靠几种正常的征集途径收集各种地方文献资料外,还必须开辟多种途径,如召开座谈会、报告会、展览会、调查访问等形式,争取有关单位及地方史专家和广大读者的支持,通过他们可以了解地方文献的线索,尽量征集到社会上或私人保存的有重要价值的地方文献信息。

3.6加强馆际协作。一是公共图书馆系统内的协作,即市与市、县与县、市与县的图书馆,大家都有收集地方文献的共同任务,可以建立正常的协作关系,在已有的入藏和今后的收藏中,彼此双方要互通信息,主动访求和主动赠送,共同充实馆藏,可收到事
半功倍之效。二是图书馆、档案馆、博物馆、文管会等单位之间的协作。为避免相互争征,重复收藏,可以共同协商,有一个分工,并制定馆际联合目录,既可及时增补,又可以谋求大范围内的地方文献资源共享。

3.7充分利用现有计算机等现代化设施加速建立地方文献数据库,以改变传统的手工操作。此项工作省图书馆应主动尽早设计出地方文献数据库软件,提供给各市县图书馆使用。对地方文献数据库,要求重点人物资料搜集齐全,除搜集本人著作外,特别要注意搜集报刊杂志上的有关文章。

4 地方文献的开发利用

收集、整理地方文献的最终目的是开发利用,如何合理开发利用地方文献资源,是各级公共图书馆值得研究的课题,同样也是各级领导高度重视的问题,必须把开发利用工作纳入议事日程,根据本地本馆情况,拟定每年的开发规划,采取有力措施。

4. 1建立地方文献信息目录。地方文献各类信息资料都有自己的特殊性,为了能充分反映、揭示所藏资料,应该建立比较完善的目录体系,使之比较系统化、条理化,这是地方文献信息资料开发利用的基础工作。

4.2实行开架借阅。这样可使大量的文献呈现在读者面前,他们不仅能在较短的时间内广泛浏览,而且可以看到书名、作者、内容提要以及文献本身,大大提高了文献的利用率,充分发挥架上文献的应有作用,这是一种极有效的方法。

4.3编制书目,架起读者和资料之间的桥梁。要使地方文献信息便于开发利用,就要编制很有参考价值的书目、索引、汇编等各种专题资料目录。编制中要把文章题目、责任者、刊名、日期、关键词等著录清楚,以方便读者查阅原文,编制加工力求做到资料面
广、内容集中、观点全面,特别是要抓住新的观点、方法、技术等,有条件的可利用现代化的电脑设备来贮存、检索。最后把筛选加工的信息及时提供给读者。

4.4剪、摘、复制资料。地方文献信息所收录的资料内容庞杂、学科众多,如果根据读者倾向及本地经济文化等方面的需要,主动剪、摘、复制一批专题文献,把零散的专题资料系统地展现在读者面前,就可使读者直接获得原始文献,不仅节约了时间,而且加
速了他们研究的进展。

4.5举办各种专题地方文献展,充分发挥地方文献信息的宣传教育功能,让社会各界了解本地的历史。了解本地政治、经济、文化的发展。

〔出处〕 河南图书馆学刊 2000(1)



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