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公共图书馆地方文献的小册子整理

时间:2007-5-25栏目:计算机信息技术


[摘 要] 阐述小册子的定义、特征,属地方文献的小册子在公共图书馆收藏的重要性及各种整理方法等。

1 小册子的定义

在国际上,小册子没有统一的定义。《中国大百科全书图书馆学 情报学 档案学》指出:“篇幅较小,简单装订成册的非定期纸质出版物。……1964年联合国教科文组织为了统计的目的,规定除封面以外至少5页,至多48页的非定期出版物为‘小册子’,超过48页的为‘图书’。”

在我国,小册子也没有明确的定义。

石渤主编1996年出版的《英汉—汉英文献信息词典》说:“48页以下并构成一个书目单元的文献。”

来新夏主编的《图书馆学情报学档案学简明辞典》中说:“篇幅小,页码小、装订简单的书。联合国教科文的规定, 49页以下的书称为小册子。”

为了适应文献工作现代化、标准化的需要,应对小册子的定义规范化。我认为,依据1964年联合国教科文组织的规定,小册子是正文有5-48页非连续刊行的纸质印刷文献。

2 小册子的特征

从以上的各种定义,我们可以了解到小册子具有如下特征:

(1)文献的载体是普通纸张。

(2)它的出版形式是印刷型而且装帧简单。

(3)它自成一体,不准备定期或不定期地出版下去。

(4)页码少。

(5)从内容形式可划分为两种:一种是数册小册子的内容或主题相对接近。如《广州名城保护与现代化国际大都市建设》研讨会的论文,共34篇。另一种是每一册均有独立的内容或主题。如《广州伊斯兰教四十周年特刊》,《广州市东升儿童服装厂简介》,《90’羊城图书傅览会》等。

小册子的特征还有:出版及时、时效性强、形式大小不一、繁杂且数量庞大;有的甚至没有著录依据,如出版者、出版地、出版时间等。

3 小册子是公共图书馆地方文献的重要组成部分,应有相应的整理方法

正是由于小册子的这些固有特点,给加工和管理带来许多麻烦。一般的无法也没有必要收藏。而我国在图书馆文献管理中,属地方文献的小册子却又没有独立的整理方法。如我馆在建馆初期,对有一定页数者,作普通图书整理;页数少者,则作废纸处理。我认为这种做法不妥。

首先,小册子有别于普通图书,不能作为普通图书处理。狭义的普通图书是“用文字、图画或其它符号手写或印刷于纸张等形式的载体上并具有相当篇幅的文献。”现代普通图书有封面、书名页和正文。它的内容与其它文献相比,较为全面系统,成熟可靠,但一般出版周期较长,传递信息的速度较慢。如果把小册子作为普通图书处理,设想把只有5页的小册子看作1个独立的单位,给它一张条形码,一条款目、一个索书号、一个排架空间、……这样如何管理?如何支付人力?再则,由于许多小册子没有著录依据,过细的整理会白浪费力气。在另一方面,我认为,不少小册子具有收藏价值,是公共图书馆地方文献的重要组成部份,不重视小册子的整理是错误的。

4 小册子的各种整理方法

我曾对国内14所公共图书馆进行调查,获息小册子没有统一的整理方法。一般方法有:单册整理法、分组整理法等。

(1)单册整理法。这是把每种小册子均看作1种图书的整理方法。使用这种方法的有首都图书馆、金陵图书馆、甘肃省图书馆、辽宁省图书馆、沈阳市图书馆等。这种方法实际上是把每种小册子作为普通图书处理。这种方法的最大优点是能全面揭示每种小册子;最大缺点是需用大量的人力物力(其缺点上面已陈述)。

(2)分组整理法。这是把数种小册子按照某一共性集中起来,装订成1册,给予一个题名,看作1种图书的整理方法。使用这种方法的有广东省中山图书馆、福建省图书馆。这种方法有利于某一共性相近的小册子集中和排架,还较节省整理小册子的人力,这种方法适合于整理某一共性相近或概念范围较小的数种小册子,如上述《广州名城保护与现代化国际大都市建设》研讨会的34篇论文;不适合于组合数种内容或主题不相近的小册子。如一份东方宾馆简介,由于在主观上和客观上都无法预计其共性下小册子的数量,因此在合订时,选用题名的概念范围往往较大,早早就归入了“服务业”的题名内,分类为F19,并被装订成册。而后到的东方宾馆简介也被分别装订在不同的合订本中,无法细分为“旅馆业”或更贴切的“东方宾馆”题名了。截止2000年5月1日,我馆普通图书中属F19的已有341种。未来检索“东方宾馆”时,需在数百成千组的F19中搜索。因此,这种做法不但不利于集中内容或主题相近的小册子,也不利于检索。我馆在手工整理的条件下,曾采用分组法整理小册子。在整理时,只对前者采用装订,对后者只用袋子集中存放,以便日后重新组合。这种方法缓解了上述的矛盾,但带来了新的问题。例如,工作量大,不适宜人力少的条件;此外,每组只有一个题名,难以对组内各册实行逐一揭示,不利于检索。

其中分组整理法又可分为分类分组法、主题分组法、种次号分组法等。

①分类分组法。这是把数册学科内容相近的小册子集中装订成1组,看作1册图书的整理方法。因为图书馆一般采用分类的管理方法,分类分组法保持了与全局的一致性。这种方法组合的时候空间较少,另一缺点是不利于检索等待组合的小册子。

②主题分组法。这是把数册主题内容相近的小册子集中装订成1组,看作1册图书的整理方法。这种方法给组合的时候提供稍大的空间,符合读者的检索习惯。但这种方法也不利于检索等待组合的小册子。

③种次号分组法。这是把数册小册子按整理时的先后顺序集中装订成1组,看作1册图书的整理方法。这种方法无需等待组合,能及时整理小册子。但整组难以实行分类,与图书馆一般采用分类的管理方法不一致。

计算机的应用,为小册子的整理提供了各种手段。人们可根据实际情况选用一种或多种方法结合的整理方法,以便于整理和检索。

5 我馆准备使用的整理方法

未来,我馆准备使用ILASII系统管理地方文献的小册子并选用主题分组法。整理程序大体如下:

(1)筛选。淘汰非地方文献和挑选出有保存价值者。

(2)按主题分别集中小册子。选出主题同属某一较小范围,又有一定数量的组成一组,经查重后装订成册。

(3)自定题名。

(4)分类。分类标准按《中国图书馆分类法》。原则上每组只给一个分类号。

(5)编目。主要字段:

200 题名

300 一般附

517 其它题名

6-- 主题词分析块

690 中国图书馆分类法分类号

905 馆藏信息

101 作品语种

例:一组《吴子复艺术展》、《詹天佑》、《洗星海生平简介》、《革命先驱杨殷》的小册子。数据输入如下:

200 10 @a广州地区人物

300 b`b` @a题名自定

300 b`b` @a本书由多种小册子合订组成。它们是:《吴子复艺术展》、《詹天佑》、《洗星海生平简介》、《革命先驱杨殷》。

517 1b` @a吴子复艺术展

517 16` @a詹天佑

517 1b` @a冼星海生平简介

517 1b` @a革命先驱杨殷

600 b`b` @a吴子复

600 b`b` @a詹天佑

600 b`b` @a冼星海

600 b`b` @杨殷

606 b`b` @a地方文献

690 b`b` @aK825

905 b`b` @aGT@fG825/(自动生成)@KA

101 o`b` @achi

(6)排架。参与普通图书排架。

上述MARK数据字段的设置,可根据整理的人力物力及每组小册子的具体情况,灵活选用517字段、6--主题词分析块和609字段。使用517字段可全面揭示组内各种小册子的题名,以满足主题检索需要;使用6--主题词分析块可从所需角度揭示组内各种小册子的主题,以满足主题检索需要;使用609字段可作各种分类参见,以满足分类检索需要。

在公共图书馆,人们越来越重视地方文献工作。地方文献的小册子的加工整理正朝着计算机管理、深层次整理和开发的方向发展。

参考文献:

1 方同生,非书资料管理(第三版)[M].台湾:(出版社不详)

2 张爱芸,图书馆馆长手册[M].北京:专利出版社,1998

3 中国大百科全书总编委员会《图书馆学》、《情报学》、《档案学》编辑部。中国大科全书 图书馆学 情报学 档案学[M].北京:中国大百科全书出版社,1993

〔出处〕 《图书馆论坛》2001.(

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