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网络环境下地方文献工作之我见

时间:2007-5-25栏目:计算机信息技术


[摘要]分析了地方文献与地区兴衰的互动关系,就如何在网络环境下开展地方文献工作提出了自己的见解。

地方文献作为一地之百科,具有鲜明的区域性、实用性和信息多样性。它有着一般文献无法替代的文献价值和社会作用,历来为人们所重视,特别是在当今知识经济时代,其在整个信息社会中的身价更是不断攀升。

1 地方文献与地区兴衰的互动关系

1.l 地方文献对地区兴衰的作用

地方文献是一个地区政治、经济、文化和社会事业发展以及风俗、民情、自然资源的综合反映,从某种意义上说,地方文献是某地区面貌的真实写照。一地地方文献的集聚和散佚影响一地的政治、经济、文化的兴衰,对地区经济发展和文化繁荣有着极大的推动作用。图书馆将收集的地方文献通过加工和提炼,挖掘出其潜在价值,并用一定的手段发散到社会中去,可为当地党政领导和地方经济建设提供决策参考。因此,地方文献工作是一项“服务当代,造福子孙”的工作。

1.2地区兴衰对地方文献的反作用

地方文献产生于一个地域特定的自然社会环境,属于某一领域的文化沉积和历史产物。人们要探求远古社会某地的政治、经济和文化,必须首先寻觅当时的文献情况,否则,“文献不足,孔子也无可奈何”。一般说来,地方文献工作的进展状况与地方经济文化繁荣有密切关系,当地方经济形势好时,地方文献的收集,开发和利用都会有明显的进展,而地方社会经济文化萧条时,则地方文献发展缓慢或停滞不前。

2 网络环境下的地方文献工作

虽然地方文献悖离文献老化的规律,但在以Internet为核心的网络环境下,传统的地方文献管理方法己不能适应新时代的要求,当今地方文献工作的开展只有以网络为中心,以资源共享为准则,加大开发力度,深化服务内容,改进服务方式,采用传统服务和现代服务相结合的方法,才能使地方文献工作在新形势下依然占有自己的一席之地,而且我们应借助这股东风,让地方文献工作在新形势下脱颖而出。在新环境下开展地方文献工作,仍然需要围绕地方文献工作的搜集、整理、开发和利用这四个传统环节进行。

2.l搜集:通过网上协调,健全地方文献藏书体系

俗话说,巧妇难为无米之炊。藏书建设是完成地方文献工作的前提。现代地方文献藏书体系建设是在打破互相封闭、条块分割的环境下完成的。资源共享的提法由来己久,虽然效果并不理想,但由于地方文献具有特定的区域性特征,有别于其他文献,实现地方文献资源共享有其得天独厚的先天条件。因此,实现地方文献的区域性资源共享完全可行。

网络环境下的地方文献搜集工作,其环节同以前差不多,只是搜集方式有了较大更新。传统的搜集方式是:①各馆根据办馆方针制定好收集目标,确定好收集的范围。②了解征集途径,走访相关部门。这种各自为阵的搜集方式必然导致收集来的文献重复且不全面。有了网络这个社会外部环境,我们的搜集方式应作出相应调整。每个地区应成立地方文献协调委员会,各项工作特别是藏书建设工作由其统一规划安排,统一协调合作,共同营造一个完整、连续、有特色的地区地方文献藏书体系。具体说来:①责任到馆,分头收集。地方文献协调整委员会在确定收集目标后,应作出全面的分工安排,根据各馆的研究特色和研究实力,权衡利弊轻重,将任务下达至各成员馆。②采用传统收集和网上电子商务收集相结合的方式,确保地方文献藏书体系的完整性。由于地方文献跨时代、跨学科、跨系统,广泛散见于社会不同单位,特别是内部刊居多,搜集起来有很大难度。我们要采取不同方式和渠道将自己所需的地方文献搜集上来。对于正规渠道得不到的灰色地方文献,对那些记录有当地政治、经济、文化和社会发展动态的统计数据、调查报告、文件汇编等原始资料,要及时纳入地方文献藏书体系。③加大宣传力度,争取社会支持。由省政府挂帅,采取立法措施及经费保障,如制定呈缴样本制度,或者以更好的方式广泛调动社会各方面的力量,以便将散布于社会各行各业的地方文献收集齐全。

2.2整理:立足标准化、规范化,建好地方文献书目数据库

有了完整的地方文献藏书资源,并不等于高枕无忧了,其价值的实现关键还要看如何开发利用。在地方文献工作的各个环节中,整理是一个基础而又关键的环节。在知识经济与网络化、数字化这些变幻的外部环境下,要求地方文献的整理开发必须与数据库建设结合进行。因为文献数据库建设,可使文献信息的检索手段科学化,从而多角度、全方位地满足用户的各种信息要求。书目数据库是文献开发和其他类型数据库建设的基础,是地方文献业务工作自动化的必要前提。而要建好地方文献的书目数据库难度相当大。由于地方文献非正式出版物多,版式不规范,载体类型也多,这就存在如何对各种不同类型及不规则版式的文献进行规范整理的问题。实践证明如下几种处理方式较为合理:年鉴、年报、会议录、文史资料作书处理;连续出版的通讯、简报、小报作报刊处理;零散资料一般按其事件主题和时间进行归类集中,装订成册,依内容拟题名,作书处理。另外,地方文献的分类编目也是一件很棘手的事,国家目前还没有统一的规则和标准出台,所以各馆的分类也出现了百花齐放的局面。有的馆集中在《中图法》地方志类目后再与主表类号进行组配,有的馆按《科图法》学科分类再加特殊标识符,有的馆自行编制分类表等等。这些无疑给书目数据库的标准化、规范化带来难题。面对这种情况,地方文献工作协调委员会应参照《中图法》、《文献著录总则》、《中图法期刊分类表》和古籍法等制定出全省范围的地方文献工作条例,统一布署地方文献的分类编目工作,实现统一编目,共同建好标准化的书目型数据库。这样,才能为实现地方文献网络化打下良好基础,为日后地方文献的藏书建设、藏书补充、分类编目、文献检索等方面的协调协作及现代化管理提供可靠的保证。

2. 3开发:根据用户的不同需要,编制各种类型的数据库

当前,用户已不满足于一次文献的提供,而要求图书馆提供针对专题的资料索引、专题资料汇编甚至针对某一主题的综合述评等高层次的服务。因此,图书馆不能满足于简单的书目型数据库的建设,应根据本地区的形势、任务以及用户的特定需求,对地方文献进行深层次的开发,将其所包涵的多种知识信息单元进行分析,把分散在不同文献信息中的相关信息提炼出来,然后对这些信息进行专题汇编,制成有地方特色的、稳定的、实用的文献专题数据库。如编制关于地方人物资料的题录型数据库,编制关于地方历史、地方土特产、地方掌故、地方史志的专题文献信息数据库。也可选择利用率高。有一定学术和史料价值的地方文献编制全文数据库。当然,地方文献的开发有其原则性,应避免盲目开发造成人力物力的浪费。一般说来,地方人物资料、地方史料、特定历史阶段的资料都是长期以来为众多用户所广泛使用的文献信息,应为开发的首选目标;其次,应选择地方文献中最具代表性,在国内外有一定影响和地位,且在馆藏中占有一定优势的文献作为开发目标。另外,具有长期史料价值,为读者反复使用的文献信息亦可作为开发目标。

2.4利用:加大地方文献的辐射面,提高用户对资源的利用率和社会对开发成果的关注程度

为了更好地实现地方文献的“存史资政励志”功能,地方文献协调委员会应统一安排,加强各成员馆的横向联系,建立区域地方文献信息网络系统,甚至全国地方文献信息网络系统。但怎样将工作人员开发的成果传递到用户手中,怎样让用户在网络环境下适应新的角色定位,驾轻就熟地从网上下载自己所需的各种资料呢?一方面图书馆应根据用户的信息需求,将各种数据库以用户易懂的需求方式,如菜单式、窗口式、傻瓜式等等,在主页上建立信息导航系统,让用户不必花大量时间和精力在网上作漫无边际的检索,能够快捷迅敏地查到自己所需的信息。另一方面增强用户的自我服务能力。这样可使情报人员从繁琐劳动中解脱出来,有精力为用户提供更深层次的服务,同时用户也免去在检索室排着长队等候检索的焦虑。有些用户对网上检索还不太习惯,感觉不踏实,觉得网上检索还没有自己平时手工检索方便。其实网上检索的多途径入口和速度之快是手工检索望尘莫及的,因此需要用户有较强的自我服务能力,至少看得懂引擎搜索的提示,善于借助网上的搜索引擎进行信息搜索。

为更好地扩大地方文献的影响面,我们应在国际互联网上设计制作自己的主页,内容选择着眼点应小,但力求做得精深,达到惟我独有的效果;应大力宣传与提供本地区的地方文献信息服务,起到广告效应和为他人提供参考借鉴的效果。针对下列地方文献信息,如农业产业技术,土特产介绍,气象、地质、水文、气候变迁、抗战史料,有关中外文化交流的信息,优势产业、名牌产品、产业结构调整,籍贯考证、宗谱、手稿,有关国土疆界,行政区划、行使主权的记载及旁证资料,地方人文景观、民族起源等资料,可将

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