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网络环境下地方文献工作模式的探索——从湖南图书馆“地方文献长廊”网页谈起

时间:2007-5-25栏目:计算机信息技术


[摘要] 本文介绍了湖南图书馆建设“地方文献长廊”网页的有关情况,从征集、整理、开发利用、工作管理、业务工作拓展等几个方面就网络环境下的地方文献工作模式进行了探讨。

地方文献具有鲜明的地域性且数量稀少,作为一种独特的文献资源,不仅在图书馆藏书体系中占有特殊地位,更是图书馆网络资源建设的重要内容。各地区图书馆的地方文献数据对于网络而言具有唯一性,这种唯一性,可在“以特色参与共享”的网络生存法则中得到充分的发挥,因此每个图书馆在建设本馆的网络资源时都非常注重地方文献资源的开发。网络环境给图书馆带来了从技术到观念的根本性变革,也将促使地方文献原有的工作模式发生巨大变化。

一直以来,人们都在探索网络环境下的地方文献工作模式,但纸上谈兵的多,亲口尝梨子的少。2001年1月,湖南图书馆“地方文献长廊”网页建设告一段落,作为本馆主页下的一级栏目,正式上网运行(http://www.library.hn.cn/difangwx/zhuye/zhuye.htm)。这是目前图书馆网站内少有的、专门以地方文献为主题的网页,它围绕地方文献资源、地方文献工作和地方文献理论研究展开,目前共设有“湖南地方文献”、“湖南地方志”、“地方报纸重要信息索引”、“湖湘人物”、“他山之石”、“地方文献研究论文(全文)”等21个子栏目,数据总量达107MB。尽管由于各种条件的限制,网页目前还存在一些不足,但它基本达成了两个目标:一是在全国公共图书馆界首开先河,建成专门以“地方文献”为主题的网页,在网上抢占先机;二是构建出湖南地方文献网络资源建设的初步框架,为今后全面展开地方文献专题数据库建设奠定基础。最为重要的是,通过网页的建设,我们得到了一个在实践中探索网络环境下的地方文献工作模式的机会。在此,借本文抛砖引玉,与大家共同探讨。

1 网络环境下地方文献工作的思路

确立网络环境下的地方文献工作模式,关键在于指导思想和工作思路的转变。地方文献工作和图书馆其他工作一样,必须适应时代和社会发展的趋势。在网络成为社会生活和信息传播的大环境后,我们必须认清网络技术对地方文献服务方式和服务内容的影响。不仅要考虑如何利用网络的特性更好地为到馆读者服务,更要考虑如何满足网上读者对地方文献的需求。要从网络时代读者的需求出发,充分发挥网络所具备的交互性、即时性、虚拟性、多媒体等特征,突破传统的工作思路。不能仅仅把网络技术作为一种工作手段,不能仅仅在现有工作格局下简单地增加一些文献数字化处理的工作内容,而要将技术的革命转变成思想的革命,把握网络带来的信息收集、整理、传播方式的根本性变革,在此基础上,重新考虑业务工作的模式,找到新的出发点和侧重点。

在近一年的时间里,我们经过技术学习、人员磨合、以及工作模式的不断调整,完成了网页的整体定位、栏目框架设计、主页设计、纸质文献的数字化加工、全文数据库建设、网页的链接、测试等一系列工作。这些工作技术人员很少插手,从某种角度来说,实现了图书馆网络资源建设从 “以技术为中心展开” (通常的) 到“以内容为中心展开”(代表发展趋势)的巨大转变。更为重要的是,通过网页建设工作,使我们获得了在网络环境下开展地方文献工作的实际经验和教训。

网页的建设过程不可避免地触及到地方文献工作的各个层面,最为明显的就是工作格局的改变:从传统的收集---整理---利用模式,以收集为主导,以书刊借阅为主要服务形式转为网络环境下的利用-收集-整理模式,以利用为主导,书刊借阅和网络服务两种服务形式并重。原来我部按传统的地方文献工作模式设有征集、整理、阅览三个组,在建设网页时,多次根据工作需要调整人员和工作任务,逐渐形成了新的工作格局。现在设有(1)数字化资源建设组,负责本省地方文献资源的分类调查和整理工作,筹建“湖南省地方文献书目数据库”;参与本馆网站的建设,特别是“地方文献长廊”网页的建设和维护,负责网上地方信息的采编、分类、组织,为读者提供网上信息咨询。(2)采访、整理组,负责对外联络、网下的文献采访和书目数据的录入,包括提供相关栏目的数字化文献,特别是围绕数据库建设搜集和整理湖南人物资料;(3)阅览、利用组,在原有的工作范围内,增加“地方报纸重要信息数据库”的建库和地方公众文化生活信息的采编、上网。此外,地方文献工作与网络环境的融合所带来的工作模式的变化还体现在业务工作和管理工作两个方面。

2、网络环境下地方文献业务工作模式

2、1 地方文献采访工作: 网络带来的不仅是采访空间的扩大和采访手段的改变,更为重要的是从被动到主动的实质性变化:原来是碰到什么文献就征集什么,随机性和随意性很强,现在是通过网上宣传和网上收集,根据网上读者需要和网上文献出版和入藏情况,有针对性的、目标明确地采集。采访目的从以藏为主转为藏用并重。

2、1、1 征集对象扩大: 从单一载体的文献发展到多种载体的文献,包括各种动态文献、网上信息。如我们征集到湖南省委宣传部主编的《湖南风情》光盘,征得同意后将其下载,链接到我们的网页上,作为一个介绍湖南省情的基本栏目。同时还将湖南本省的网站分类链接,重要页面下载长期保存,起到地方信息中心的收藏和传递作用。

2、1、2 征集方式多样: 从以往的上门征集、电话、书信征集扩展到网上征集。网上征集包括(1)通过网络了解征集信息,宣传征集政策,建立网上征集渠道。如我们的网页设有“征集热线” 栏目,有“征集文件”、“征集动态”、“赠书目录”等内容,不仅可与赠书者建立即时互动的联系,及时沟通征集情况,还可广泛宣传赠书者的德行,吸引更多人支持这项工作;(2)通过网上检索,直接收集所需信息,或经过整理加工后收入数据库,或通过分类等处理链接到网页上。

2、2 地方文献整理工作 网络环境下的地方文献整理工作变得更细、更深、更专、更重时效。从对文献外部特征的一般性揭示深入到文献内容的多角度揭示,特别是全文数据库、专题数据库的建设,对地方文献的整理特别是数字化加工提出了更高的要求,以满足读者对网上文献信息更快、更全、更准的需求。

2、2、1 整理内容深化:为了满足网上读者的要求,我们上网的文献都经过了一定程度的深加工,如“湖南地方文献”和“湖南地方志”栏目就有经过专题性研究的系统介绍,整理到篇名的有“馆藏新编省志目录及《湖南省志》篇目索引”等多种。暂时不上网的文献在整理时也考虑了今后利用网络揭示文献信息的情况,做一些前期的数据准备。

2、2、2 整理手段多样化: 既有传统的分类、编目,又有纸质文献的数字化加工,还有网上信息的整理、各种数据库的建设。如地方报纸原来只作合订本的分编,考虑到读者的需求和大多数地方报纸没有专门索引,我们在报刊整理人员的工作中增加了新内容,要求他们每天浏览14种主要的地方报纸,直接建成“湖南地方报纸重要信息索引”数据库,提供即时的网上服务。

2、2、3 整理过程模糊化: 有时与征集工作融合,如网上下载、链接信息时往往直接进行分类、标引、入库等整理工作;有时与开发利用工作融合,如为读者提供数字化的文献信息服务时,文献信息经过整理加工就成为服务产品,整理加工的过程就是文献开发、利用的过程。

2、 3 地方文献的开发利用工作 网络环境给地方文献的开发利用带来许多新的开发和合作机会,同时对读者服务工作也从时效性、全面性、深入性方面提出了更高的要求。

2、3、1 服务面拓宽: 一方面可借助网络的特性突破时间和空间的限制提供服务,没有开放时间的束缚,没有只限本地的不便,所有的网上读者都能了解湖南地方文献和接受我们的服务,特别是那些原本不了解地方文献和很少有机会到馆的读者。另一方面可减少藏阅矛盾,地方文献属于特藏,复本不多,一般只提供到馆借阅,还有一些图片、手稿、字画、书信一类的文献不便外借,通过数字化处理,可使读者一饱眼福。

2、3、2 服务项目增多: 除了原有的书刊借阅、参考咨询服务外,还可利用网络开展读者调查,了解服务需求,有针对性地开发专题数据库;可与读者建立网上联系,提供即时性的参考咨询服务,不仅可为读者在网上查找信息,还可将网下服务的结果通过网络及时传送给读者。如我们设有“三湘院士风采”、“新增院士资料”栏目,搜集了大量的湖南院士资料,并不断将最新资料整理上网,为许多研究者提供网上查询和网下服务。

3 网络环境下地方文献管理工作模式
网络环境改变了地方文献业务工作模式,也必然对管理模式提出新的要求。首先,管理人员应具备管理和经营才能,有敏锐的信息意识,了解地方文献和网络信息技术两方面知识,能够将二者有机结合,提出网络环境下开展地方文献工作的整体构想,并能逐步实现工作模式的转换。工作人员也应是一专多能的复合型人才,既能从事传统模式下的业务工作,也能掌握网络资源建设所需的各项技术,如纸质文献的数字化加工、网络信息的采编、网页设计、网站维护和管理等。

3、1、 工作任务的核定和管理:

3、1、1 从注重入藏的品种、数量、金额,到注重入藏的质量,包括独特性、针对性、完整性、时效性等四方面的评价;严格控制复本,注重从已有文献中发掘、整理文献资料;

3、1、2 整理作为沟通征集和开发利用的中间环节,要求有针对性的对各地区、各类型文献进行分析、评价,及时向征集人员反馈,

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