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论地方文献的收集和开发利用

时间:2007-5-25栏目:计算机信息技术


摘要:针对我国当前对地方文献的收集在意识、规划、范围和方法等方面存在问题,提出了收集地方文献的措施,并就如何开发利用地方文献提出了建议。


关键词:地方文献;文献收集;文献开发;文献利用


中图分类号:G256 文献标识码:A

地方文献是指从政治、经济、文化等各个角度记录、研究和探讨特定区域内的自然环境与社会环境现状及其变革和发展的资料总和。地方文献作为图书馆中的特殊馆藏,不但对图书馆形成自身特色、提高该图书馆在整个图书馆界的地位有重要意义,而且在服务当地经济、文化方面也有特殊的作用。因此,对地方文献的收集和开发利用工作进行研究,是图书馆提高自身价值的一种重要手段。

1 收集地方文献的制约因素

首先,社会公众的地方文献意识极其薄弱。大多数社会公众,甚至包括一些党政机关和企事业单位的领导干部,对什么是地方文献、地方文献的价值、如何保护和利用地方文献、地方文献主要由何部门来收藏等问题一无所知。认识不到地方文献工作的重要性,就必然给地方文献的收集带来很大的难度。

其次,政府对地方文献缺乏“地方保护主义”意识。许多图书馆的地方文献搜集仅仅是采编部门的几个人或图书馆其他人员的个人行为,这种单打独斗面对浩如烟海的地方文献资源和社会众多部门的不屑一顾,显得那么苍白无力。因此,地方文献收集往往是挂—漏万,难成气候。同时,人员、专项经费等也经常得不到保障,图书馆常常是“难为无米之炊”。

再次,地方文献收集的范围界定缺乏科学性。地方文献具有源远流长、内容丰富.品种繁多等特点,所以,确定适度的收集范围是收集地方文献工作中关键的一环。但图书馆在进行这项工作时,要么范围定得过宽,很难办到,也浪费了太多的人力、物力和财力资源;要么范围定得过窄,使文献出现缺漏。

最后,缺乏关于地方文献收集的长远而科学的规划。一些图书馆对地方文献的收集,很大程度上带有盲目性、随遇性和不确定性。常常是四处出击,找到什么是什么,收集多少算多少,很难形成鲜明的馆藏特色和科学的藏书体系,也就很难使地方文献资源本身所具有的巨大潜能释放出来。

2 地方文献收集的应对措施

一、是要大力宣传,提高全社会的地方文献意识。图书馆要通过各种渠道向各级领导、社会各界和公众宣传地方文献工作的重大意义,让人们真正认识到地方文献不可替代的重要作用,认识到提高地方文献意识是社会文明进步的标志之一,并自觉保护地方文献和积极参与地方文献的收集。这样,地方文献工作才能打下坚实的社会基础。

二、是要变部门行为、个人行为为政府行为,把地方文献收集工作纳入政策化、规范化轨道。地方文献的所有者应该是各级地方政府,图书馆只不过是代其收集、保存的专门机构。因此,各级地方政府都应高度重视地方文献的征集工作,要通过制定、发布行政命令等手段,规定本地区各机关团体、企事业单位、新闻出版机构、科研机构、厂矿、学校及个人等编印图书、杂志、简报、学报、教材、目录、索引、图片、画报、手册、年鉴、地图、资料汇编、专刊、科技资料、成果汇编、产品目录等,不论铅印、油印、影印、录音带、录像带、CD唱盘、VCD视盘、CD视盘、计算机软件资料等,除带有一定密级另有规定外,都必须向当地公共图书馆呈缴样书、样品。只有建立呈缴制度,绝大多数地方文献才能得到完整、有效的保护。

三、是要科学界定地方文献收集范围,保证收集工作的有效性和效率。首先是地方出版物,包括正式出版物和非正式出版物。其中,非正式出版物中,无论是否获得出版许可而由个人或团体自行印刷、录制的出版物,只要不是盗版均可收集。其次是地方著述,包括不论是否在本地出版的本地人士的著述,外地籍现仍在本地人士的著述,曾在本地生活、工作、学习过很长时间现已离开本地的外籍人士的著述,以及曾在本地生活、工作、学习时间较短,但对本地历史发展的某一侧面或阶段发生过重大影响,并在全国有较高名望的外地籍人士的著述等。再次是内容与本地有关联的文献。以上3个方面的文献,无论何种体裁或载体形式,如图书、报纸、期刊、手稿、文告、碑拓、字画、图片、音带、像带、胶卷、软盘、光盘等等,均在收集之列。

四、是要确立地方文献建设的长远规划和重点藏书体系,使地方文献收集工作科学有序、形成特色。坚持把收藏地方文献作为公共图书馆特色馆藏建设的长远目标,这是地方文献事业持续、稳定发展的重要保证。要根据本地区的特点和发展需要制定地方文献收集工作的长远规划,确定本馆地方文献的藏书范围、藏书重点和藏书布局,有计划、有目的地搜集地方文献资料,坚持长期积累,才能逐步形成具有地方特色、实力雄厚、效益显著、适合本地读者需要的藏书体系。在力求完整、全面、系统的前提下,有代表性的学术论著及史料价值高、有效信息量集中、为读者长期反复使用的资料可列为重中之重,这不但可以提高地方文献的整体藏书质量,提高服务能力,而且可以成为地方文献收集的主要目标,形成有个性、有特色的藏书优势。

五、是要优化地方文献收集方法,提高相关部门和个人对地方文献收集和管理的积极性、主动性。第一,建立专门机构,明确专人负责。图书馆要建立收集地方文献制度,制定具体计划,明确专门部门或专人负责,有步骤、有重点地进行收集。从事收集工作的人员应该学习有关知识,了解本地历史、地理、人物。第二,调查走访与摸清家底相结合。经常到政府机构,如新闻出版局、音像制品与电子出版物管理等部门、出版社、报社、期刊杂志社等单位走访,了解文献出版信息,同时,摸清馆藏地方文献情况,编制地方文献缺藏目录,做到心中有数,有的放矢。第三,预订与征集相结合。一方面在各种公开出版和发行图书目录中,订购地方文献;另一方面也需走访大专院校和科协、作协、文联、社科联、方志办、文史馆、档案馆等群众团体向会员和社会公众散发地方文献征集启事,争取社会各界人士和团体捐献地方文献。第四,赏罚分明,实行目标管理。对地方文献的专、兼职人员分别制定数量、质量标准,每年按完成情况进行评估、考核,将考核结果与年终奖惩挂钩,激发工作人员收集地方文献的积极性。第五,确定重点,单项承包。根据本馆地方文献征集的计划,每年确定3 项收集重点,对每个收集重点制定详细的数量、质量标准和具体要求,并确定经费指标,在全馆张榜公布,公开招标,馆外有能力的人亦可投标。凡如期按标准完成该项地方文献征集任务的,经费全部兑现到人。这样,经过几年的努力,应该可以形成较有特色的地方文献藏书体系。

3 地方文献的开发利用

收集、整理地方文献的最终目的是开发利用。如何合理开发利用地方文献资源,是各级图书馆值得研究的课题,同样也是各级领导高度重视的问题,必须把开发利用工作纳入议事日程,根据本地本馆情况,拟定每年的开发规划,采取有力措施。

(1)编制地方文献信息目录。要使地方文献信息便于开发利用,就要编制很有参考价值的书目、索引、汇编等各种专题资料目录。编制中要把文章题目、责任者、刊名、日期、关键词等著录清楚,以方便读者查阅原文。编制加工力求做到资料面广、内容集中、观点全面,特别是要抓住新的观点、方法、技术等,有条件的可利用现代化的电脑设备来贮存、检索。

(2)实行开架借阅。开架借阅可使大量的文献呈现在读者面前,他们不仅能在较短的时间内广泛浏览,而且可以看到书名、作者、内容提要以及文献本身,大大提高了文献的利用率。

(3)剪、摘、复制资料。地方文献信息所收录的资料内容庞杂、学科众多,如果根据读者倾向及本地经济文化等方面的需要,主动剪、摘、复制一批专题文献,把零散的专题资料系统地展现在读者面前,就可使读者直接获得原始文献,不仅节约了时间,而且加速了研究的进展。

(4)举办各种专题地方文献展览。通过展览充分发挥地方文献信息的宣传教育功能,让社会各界了解本地的历史,了解本地政治、经济、文化的发展;同时也可利用这样的机会大力宣传利用地方文献的效果,从而吸引更多的读者,增强图书馆的社会影响,提高地方文献的利用率。

(5)建立地方文献数据库。计算机技术的发展为文献的开发和利用开辟了广阔的前景,各级图书馆可根据本地经济建设和社会发展的需要,分期分批地建设一些有较大政治影响和经济效益的专题地方文献数据库,为开发和利用地方文献提供迅速便捷的服务,从而把开发和提高地方文献利用率上升到一个新高度。

(6)进行深入地挖掘和研究。可以利用本馆地方文献中某一方面较全面的资料,独自申请课题,或者与社会有关部门联合申请,共同开发地方文献的潜在价值。

参考文献

[1] 张武耕.地方文献工作五十年之探讨[J].图书馆论坛,1999(I):49—54.
[2] 林伟.公共图书馆地方文献的开发与利用[J]

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