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信息技术对公共行政的影响论纲

时间:2006-11-28栏目:公共关系论文

内容提要:社会信息化是当代社会的一种大趋势,它正推动着公共行政现代化的进程。信息技术的发展对诸如行政人员、行政决策、行政组织、行政方法、行政公文、政府管理模式等公共行政要素和过程产生着深远的影响。

关键词:信息技术 公共行政


在信息时代,信息技术是最基本和最为普遍的技术手段,在人类社会生活的每一个领域、每一个方面都必然会普遍应用着信息技术,公共行政的领域也不例外。当前,我们正处在公共行政信息技术化的起点,预测信息技术在公共行政中带来变革的合理形态,对于我们在公共行政领域中自觉接纳和应用信息技术是非常有意义的。 一、信息技术对行政人员的影响
行政人员由于身处现代信息社会,不可避免地要受到信息技术发展的影响。具体表现为:

·体能的延伸与增强。借助于信息技术,如电信、机器办文办事、远程会议,打破了时空限制,行政人员可以看到、听到、触觉到以前无法感知的事物,可以完成以前体能无法完成的工作。

·开阔视野,提高判断、分析和解决问题的能力。信息技术的开发可使行政人员及时获得大量信息,有助于他们逻辑地、辩证地和系统地思考问题。互联网提供了获取信息的极大便利,使得行政人员“秀才不出门,而知天下事”、“运筹帷幄之中,决胜千里之外”成为可能。 ·时间和精力的节约。信息技术节约了原来靠人脑和文件处理信息所消耗的大量时间和精力。跨越时空,降低了信息传输的时间成本、人力成本。

·观念的更新。行政人员要适应信息时代的要求,就必须更新传统观念,树立效率观念、创新观念、服务观念、竞争观念、民主观念、法治观念等现代化观念。

·激励行政人员的全面发展。信息技术的应用既对行政人员的知识和技能提出了更高的要求,又节约了行政人员的精力与时间。前者成为行政人员不断学习与培训的直接动力,后者则提供了可能与机会。信息技术带来的教育方式的更新(如网络学校)更为行政人员学习现代化的管理知识,掌握与运用现代化的行政管理技术和工具提供了极大的便利。 二、信息技术对行政决策的影响
行政决策是行政决策者为达到某一特定目标,对若干备选方案进行选择,以确定行动方案的过程。信息技术发展对行政决策的影响是围绕着提高行政决策的有效性和行政决策的效率展开的。

·对行政决策目标的影响。信息技术发展改变了人类生活的环境,为此对公共行政提出了新的要求。对于公共产品的提供者--政府而言,一切应以公共产品的消费者的满意为决策的根本目标,决策过程的行政参与民主公开就成为一种必然选择。随着各地政务公开活动的开展,群众对政府的满意度也相应提高。 ·削弱以至取消决策者与执行者之间的严格分界。在马克斯·韦伯所设计的科层制中,组织内部层层授权,下级对上级严格负责,“只有处在金字塔顶端的人才能掌握足够的信息而作出熟悉情况的决定。”[i]而信息技术的发展使每个人都能及时获得所需要的信息,在工作现场就可以作出必要的决策,无须事事先向上司汇报,再执行上司的决策,真正做到“将在外,君命有所不受”。正如约翰·奈斯比特在其《大趋势》一书中所描述的:“由于新科技发展给社会生活带来的多样性和时效性,中央政府的集中决策愈来愈缺乏效率,谁是总统再也无关紧要,因为实际的政治力量,即把事情处理好的能力,已从国会和总统的手中转移到州、市、镇和邻里手里。”[ii]

·改善行政决策者的有限理性。管理决策的基石是由西蒙提出的“有限理性”学说,而信息的不完备是影响人们进行理性判断和决策的直接原因之一。信息技术的发展可逐步实现在适当的时候、把适当的信息提供给适当的管理者,这样就改善了决策者的有限理性。网络化电子政府的实现,使得公共行政决策者可以在广泛了解决策所需信息的前提下进行决策,避免了靠经验决策和决策信息不完备导致的决策的盲目性现象,从而提高了行政决策的科学性和合理性。

·支持与强化行政决策过程。行政决策可分为程序化决策和非程序化决策两类。以计算机为基础的信息技术完成程序化工作的效率与功能是不言而喻的。在计算机尚处于实验室阶段时,美国10年一次的人口普查只能用制表机来处理普查数据,以至于在人口普查结束4年后,数据尚未处理完毕。第一台专门设计用于商业目的的计算机UNIVAC[iii],就因总共服役7万多个小时并成功处理了美国人口普查局的人口普查数据而被载入电脑史册。这是计算机处理程序化决策的成功范例。而对于非程序化决策,信息技术也可以提供强有力的信息支持。1952年下半年,美国朝野都忙于为次年大选作准备。候选人分别是在二战中立下赫赫战功的62岁的艾森豪威尔将军和演说家阿德莱·史蒂文森,由于前者早已解甲归田,新闻界舆论对后者获胜的把握几乎一边倒。出于好奇,新闻界请出UNIVAC来做个预测。数据分析结果出乎人们的意料,电脑认为获胜者是艾森豪威尔将军,而且票数与史蒂文森相差悬殊。人们对此不以为然,因为UNIVAC依据的不过是5%的选票,根本不足为据。然而,大选结果却是艾森豪威尔将军大获全胜,且选票超过对手五、六倍。[iv]UNIVAC又一次证明了信息技术在非程序化决策中的强大作用。

三、信息技术对行政方法的影响
信息技术与行政方法密不可分。所有行政方法都要有相应的信息支持,而有些行政方法就是专门为保证信息流通而创立的。信息技术发展引起行政方法的创新主要通过以下途径:

·改善现有行政方法的信息基础和信息通讯手段。例如目前行之有效的网络规划技术,就运用了先进的信息技术予以支持,从而大大提高了行政管理效能。网络规划技术源于十九世纪末美国学者甘特发明的甘特图,后发展为横条图形计算法,这是一种较为简单的安排工序和时间的图表。后来随着科学技术的发展而不断改进成为网络规划技术。著名的美国阿波罗登月计划就因为使用了网络规划技术而使原定14年的计划提前5年实现。网络规划技术具有较高的科技含量,其工作程序的模型化建立就得益于计算机等信息技术的运用。

·创立全新的行政方法和行政措施。信息技术的发展使决策支持系统(DSS)、电子会议系统(EMS)、远距离控制、分布式工作的统一协调、动态网络计划成为可能。目前,我国政府上网工程就采用了一整套全新的管理方法,如人民银行网上支付、海关总署报关单和外汇联网的外汇核销系统、工商局红盾信息网提供企业数据库、国税总局增值税发票稽核系统和电子报税等。这些管理方法提高了行政效率,降低了行政成本。 四、信息技术对行政组织的影响
传统的行政组织形式是科层组织结构。它的创立与发展不仅与素质较低的人员和平稳的管理环境相对应,而且也是受信息技术不发达制约的无奈选择。科层组织结构的最大优点是效率很高,其弊端在于对外界环境变化的适应能力较差,而且压抑组织成员自身的全面发展。社会经济环境的不断变化,使得科层组织的革新不可避免,而信息技术的发展为之提供了强有力的支持。

·中间管理层的缩减以至取消。中间管理层是信息通讯技术落后的产物,它的存在既减缓了信息传递的速度,又易造成信息的严重失真。这种失真的原因有多种,其中一个原因就是中间层次为了争功诿过而导演的“官出数字

,数字出官”现象,这也是信息传递不畅的结果。现代信息技术将通过加强操作执行层与高层决策的直接沟通,逐步缩减以致最终取消中间管理层。 ·管理幅度增宽。信息技术使管理者和其下属可以随时了解对方的状态和意图,而且仅占用很少的精力和时间。所以一个管理者能够指导更多的下属人员,增宽管理幅度。这一趋势对于行政机构改革有一定的启发。

·行政组织绩效的改进。信息技术的发展极大地提高了工作效率,使得一个行政组织要完成与过去同样的工作量所需行政人员大为减少,从而行政组织更加精干高效。行政组织中信息技术的采用有利于提

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