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从利用工作谈文书材料的分类与组卷

时间:2006-11-28栏目:公共关系论文

文件或人员任免文件时,提供利用的人员只能是把所有案卷调取出来,才能保证检索到利用者所需档案,同时也容易割断一组文件之间的必然联系性。立卷后,如果要查找某一份或某一方面文件,还要查看所有的案卷,我认为没有真正达到立卷的目的,甚至可以说与立卷目的背道而驰。对于这种实际情况,立卷时还严格区分保管期限已无意义。如:把一单位有关人员任免、奖惩的文件严格按保管期限表的规定,分为永久、长期或短期是不实际的。因为日后利用者查询档案,一般就说查×××任免文件,不会说属于永久、长期或短期的人员任免文件,档案馆提供利用人员一般也很难一下子判定×××任免的文件是属永久、长期或短期,特别对时间久远的档案,更难判定。他只能判定×××任免文件属于机构、人事任免类的案卷。因此,从便于提供利用的角度,合适的做法应当进行简单的分类,把同一类或相近的两、三个类的全部文件组合成一卷,即使个别文件保管期限短,但也只能采取就高不就低的原则,保证同类文件不分散,在利于检索、利用的快、准、全的情况下,才适当照顾其他特征。否则,将失去立卷的意义。

  所以说,分类是整个立卷工作的核心,是立卷成败的关键。只有明确发类为先,组卷在后的指导思想,正确处理好分类与组卷方法的具体运用,这样,案卷的质量才能经得起提供利用工作的考验。

 

作者:吴育明 


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