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略论办公室主任的办事原则

时间:2006-11-28栏目:公共关系论文

略论办公室主任的办事原则 

    企业办公室工作事无巨细,办公室主任经常面对繁杂的事务,大事、小事、杂事缠身,如何处理好办公室具体事务,为企业领导班子正确决策提供参谋助手作用,是办公室主任的主要职责之一,必须严格掌握正确的办事原则。

一、不以事小而不为

小事,对办公室主任来说,不存在该不该抓的问题,只有抓的角度、力度的区别。对举轻若重的小事,就应一抓到底,但又不能沉湎于琐碎的事务工作之中,既能入手其内,又能出手其外。抓小事,必须做到:

1.知大知小。办公室主任要胸有全局,用大局的天平来运筹谋划办公室的工作,分清主次、深浅、难易,有的放矢地制定对策,确定工作目标。这样才可能避免指挥一盆浆,工作一团麻,结果一片糟。

2.小中见大。小事中孕育着大事,这是办公室工作的显著特点.如值班、会议通知、次序安排、后勤服务、接待等,不能不说是小事,但稍有不慎,就会捅大漏子,若出现疏忽就会引起麻烦和非议.因此办公室主任必须掌握宏观,把握大局,洞穿事物本质的能力,做到政治敏感、头脑冷静、眼光税利、小中见大、以大代小和以小促大.

3.举轻若重。对着看似小事的经常性工作,要建章立制,写在纸上,贴在墙上,记在心上,抓在手上,形成规矩。同时,还要注意从中找出规律性的东西,高屋建瓴,举一反三,抓一项带动几项,管原则不管具体,督结果不查细节,使老工作有新意。

4.默默无闻。做办公室工作要求具有奉献精神,抓小事更是不显山露水,做好了没人知道,有了失误谁都可以指责。因此,办公室主任除了要"俯首甘为孺子牛"默默无闻地奉献外,还必须具备较强的"受过忍责"的心理素质。

二、不以事杂而乱为

办公室工作头绪很多,任务琐碎繁杂。要避免东一榔头西一棒槌,办公室主任头脑里必须有一张清晰、规则的运行图。哪个该为,哪个不该为,哪个重点为,哪个非重点为,须小葱拌豆腐--一清二楚,不能乱为。

不乱为,就要知重知轻。避免"来者都是客",力量均衡使用,重要工作没抓住,没干到点子上;次要工作用力过了劲,使劲过了头,吃力不讨好。

不乱为,就要知上知下。领导意图不了解,是盲人骑瞎马,干不好还会南辕北出。吃过了上情,办事才有方向,才有主心骨。下情不掌握,就会脱离实际,有悖事理。摸透了下情,办事才会有的放矢,迎刃而解.

不乱为,就要知规知矩。没有规矩不成方圆。办公室主任更应成为讲规矩的楷模。不管事情再多再杂,采用什么方法解决,都不能忘了规矩,该请示的要请示,该当家的敢拍板,该反馈的不截留。切勿忘乎所以,误了大事。

三、不为事急而盲为

办公室固定式、程序化的工作多,但意外的、突发性的事情也会随时出现,特别是加大重要情况及时反馈报告力度以后,办公室主任成为急事和突发性事件的第一知情者,位于处置的第一道工序。在这种情况下,办公室主任必须敏感、冷寂,不能盲为。

一是要泰然处之,切忌慌了手脚。不管事情多么突然,多么紧急,首先要冷静地进行分析,根据上级要求和平时掌握的情况,及时提出解决预案,供领导决策。

二是沉着应付,切忌丢三落四。在处置急事和突发性事件时,要边请示,边按领导要求协调相关单位,边组织力量进行处置。三者要有机结合,穿插进行,不能丢三落四,使问题复杂化以致妨碍问题的解决。

三是要有主见,切忌唯唯诺诺。而对急事或突发性事件,不能退缩,要大胆地往前站。但必须胸有主见,既不能乱表态、乱许愿,又不能唯唯诺诺,态度暧昧,避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。

四、不以事难而怕为

在处理各种事务中,有时会出现一些超出预见、超出职责、难以预料的事情。对这些事,一个称职的办公室主任,一个胜任参谋、助手作用的总管,就必须坚持做到:不回避矛盾,敢于冲在前面,不怕丢面子,个人受点委屈也在所不辞;不怕得罪人,将自己的荣辱名利抛于脑后;不怕麻烦,跑断腿、磨破嘴、俄扁肚子也心甘情愿。能否做到这些,还得用以下标准来衡量和要求自己:1、讲职责,义无反顾。办公室主任是干什么的,职责是什么,心里要始终清楚,遇到的事件不管多难,都应义无反顾,挺身而出。2、讲品质,身先士卒。办公室主任就是领导的延伸,在关键时刻,就应该代领导冲锋陷阵,替领导分忧解难,这是职责和义务,更是对办公室主任品质优劣的检验。3、讲艺术,左右逢源。要带着感情做工作,大道理要讲,小道理也不可不说,既讲原则,又讲灵活,因人因事施法。4、讲精神,敢于碰硬。办公室主任要讲究柔中有刚,当好人是对的,但不能当"好好先生",特别是在大事大非面前,要坚持原则。否则,一味追求"和为贵",别人不把你当回事,协调苍白无力,处事优柔寡断,那就什么问题也解决不了,什么事也办不成。

办公室工作是一门艺术,做好并不容易。但只要下功夫,花时间,以"三讲"的标准来衡量,就没有解决不了的问题,没有克服不了的困难。
 

作者:刘天安 


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