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微软自己的信息化怎么做?

时间:2006-11-28栏目:电子商务论文

  2002年3月15日,平日里难得聚首的100多名国内大型企业的企业信息技术主管(CIO),放下他们手头那些总是显得繁琐而永无休止的工作,从全国各地来到了已经有些闷热的深圳。能让这些大忙人齐刷刷汇聚一起的不是某主管部门召集的信息化会议,也不是某一厂商的大型产品发布,他们能够在深圳安安心心地参加为期两天的会议,只是因为微软要讲一讲它自己的信息化:微软IT面对面--2002 CIO高峰会。
  
  几年前比尔·盖茨有关数字神经系统的论断在国内风靡一时,很多人也想趁此机会弄个明白:干巴巴的数字在微软那里果真是伸展自如的神经系统?通过在深圳短短一天多的采访,我们了解到的事实是,经过多年的规划和开发,微软已经建立起了相当完善的企业内部IT系统,良好的内部信息化不仅带来了效益,改进了管理,最重要的是微软还积累了一套相当成熟的做法。微软的成功有很多原因,完备、高效的IT系统无疑是重要的保障和支撑系统。
  
  
  70%的数额与3%的金额
  
  如果一件事情需要花费你70%的精力,但重要性却只占3%,你也会跟微软一样感到应该改变这种状况以微软自己的企业内部采购电子商务系统MS Market为例,我们可以清楚地了解微软内部信息化的过程及成效。
  
  请设想下面这一理想的场景:
  
  微软某职员希望订购一本关于商业管理实践的书,首先他会在浏览器的地址行中键入MS Market的URL,通过他的用户ID,MS Market可以自动识别出该职员及其位置。然后,他选择书籍和参考链接,该链接将显示订购表格和选项,通过这一选项可以按类别、书名或ISBN号码进行搜索。他从数百个书名中选出自己需要的书--价格已经由微软与厂商谈判好--并且价格将自动填入订购表格。他通过相同的过程继续添加书籍,然后输入他的部门号和要求的送达日期,完成订购。他的经理的姓名将动态显示在订单中,作为书籍支出的记帐代码。他单击提交按钮结束这一过程。订单提交后,MS Market将生成一个订单跟踪号码供该职员查询,并通过电子邮件向他的经理发送通知以及利用电子书籍交换向书籍供应商发送订单,以便书籍供应商执行订单。没过一两天,书籍会送到该职员的办公室。
  
  文字好象很繁琐,但实际上只是鼠标点击几次而已,时间花费大概是一、二分钟。而在过去,微软所拥有的信息化水准并不比国内现在很多企业所拥有的高多少,它同样是一个繁琐而低效的局面。直到1994年,微软在采购货物和服务时,还是依靠大量的书面表格和自定义的应用程序,速度慢、成本高、容易出错,而且由于缺乏自动化的和标准化的过程,也使得创建和跟踪应支付的款项非常困难。对于微软采购组来说,这一过程每天都在折磨着他们的耐性。采购组每周都要处理大量的每票不足1000美元的购买申请,小额交易数量巨大,占微软公司采购的70%,但通过应付款项目支付的金额却只占总交易金额的3%。结果自然可想而知。
  
  而今天,MS Market系统每年可处理320,000份交易,订单额超过33亿美元。微软不仅获得了低廉的价格,更实现了有效的管理。据了解,该应用程序每年在重新委任职员方面为软节约的资金超过6百万美元,每票订单减少的成本从60美元降到5美元,它还简化了管理,有助于帐单处理过程中的优化。最后,通过直接链接到微软的SAP R/3记帐系统,MS Market实现了有效的帐单处理。目前这一系统正在为超过 24,000 名的微软全球雇员提供在线采购服务:员工可以采购包括计算机外设、书籍、花卉在内的许多种商品并尝试从商家那里获取服务,从总量上来看,微软每天要处理与 300 多个贸易伙伴之间的超过 18,000 次的商务事务。
  
  MS Market由供应商管理、内部采购站点管理、审批流程管理、SAP R/3系统接口等组成。据说利用微软自主开发的工具、WEB技术以及结合紧密的服务器应用程序套件,三名程序员仅花了四个月的时间。
  
  MS Market系统只是微软公司Web解决方案的一部分,为应对商业挑战、降低运营成本、提高工作效率、完善企业内部的运作方式,微软开发并使用了大量基于局域网的应用程序,如网上报销系统MS Expense,网上发票管理系统MS Invoice,网上订单管理系统MOET,网上员工管理系统HeadTrax,企业数据仓库系统MS Sales,以此来构建微软全球网络化管理架构。
  
  理念、执行与技术同等重要
  
  作为专业的技术厂商,微软有资格说开发企业内部IT系统并不是一件多么复杂的事情,但问题并非这么简单
  没有良好的IT管理架构,天才的比尔·盖茨也无法管理这样一家规模庞大而又分散在世界各地、飞速增长却又充满挑战的企业。但问题是有了IT,要实现有效的对IT系统的管理却是一个更不轻松的话题。要知道,时至今日,微软的IT环境已经变得相当复杂而庞大: 128,000多台PC,217台Exchange服务器,5个企业数据中心;600多种应用程序;每天500多万封电子邮件,每月900万的语音电话。
  要管好这一IT系统,对微软这样的公司来说应该也不是一件容易的事情。
  
  限于时间,我们在深圳的采访没能采集到更多微软在管理IT系统方面的完整的做法,但从以下理念和细节之中却可以略知一二。
  
  重要的还是管理理念,微软亚洲区ITG总监柯文达以网上报销系统MS Expense阐述了他的一些看法:
  
  假设我从日本到其他地方出差,这中间要涉及到一些基本的差旅费用和一些不可预期的支出,我可以在任何地方上网登陆到微软的网站,填写我的一些支出,我的经理很快就可以看到我提交的报销信息,他批准后这笔钱就可以打到我的帐户上。等我回到公司,我就不用再去等着一道道手续去报销我的差旅支出了。有人会问,如果出错怎么办?我觉得首先出错是很难完全避免的,但这实际上更是一个理念问题,员工出差一般会很累,这是第一;他在这中间可能花了一些自己的资金,这是第二;最后会计财务那边还会审核票据以查对错误,这是第三。所以我觉得这不仅是效率的提高,更重要的是它的理念,它对员工的信任和关心?quot;
  
  细节可以反映出一些根本性的问题。很多人认识微软,是从盖茨那里得来的印象,而与那一印象联系在一起的则多是天才、神话、垄断等含糊而带有情感色彩的判断,他们惟独忽略了微软还是一家在管理上非常成功的企业,是一家成功地进行了、进行着技术驱动的商务的企业,这同样应该是微软这么多年来都一直在竞争占有极大优势的重要原因。
  
  有关这一点,请你也替盖茨设身处地地想一下:微软在全球数十个国家和地区拥有分公司和办事处,盖茨和鲍尔默即使三头六臂,也难以做到对全球每个分公司的销售业绩和经营状况了如指掌,难以保证制定的全球战略得到有力和有效地执行。正是微软完善的企业IT系统,实现了高层

对全球业务的高效管理。
  
  当今国内很多企业管理者都知道企业IT建设的重要性,可是另一方面他们又担心IT

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