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价值流重组政府信息化的必由之路

时间:2006-11-28栏目:电子商务论文

詹姆斯·迈天—“计算机辅助设计之父”—在《Cybercorp生存之路》中引入了计算机化企业这一概念,认为计算机化空间带来的全球化影响、全新的相互关系从根本上改变了企业的机制和行为,每一位经营者都需要考虑“计算机化企业”。
在全速进入信息高速公路和复杂软件时代时,现代企业的控制和通信机构发生了巨大的变化。现代的企业可以建立一个巨大的计算机网络与其他企业连接。它们能在世界范围进行虚拟运作,能够不断地、快速地适应变化的环境。它们可以变得像是一个生物有机体,有一个发达的“神经系统”延伸到每一个雇员的办公桌上。把这种人与计算机构成的有机体称为“计算机控制下的企业”,简称为“计算机化企业”。计算机化企业是按照控制论原则设计的企业;为计算机化空间时代而优化的企业;始终保持警觉,能够对环境变化、竞争、消费者需求作出即时反应的计算机管制下的企业;在需要的时候能够进行虚拟运作或灵活地与其他企业的能力进行连接,是一种为适应快速变化而设计的、能够学习、进化、自我快速改变的企业。
技术的进步使计算机化企业有了可能,而激烈的市场竞争迫使企业时刻保持警戒,成为反应最快、效率最高、有遍布全球的神经网络的捕食者,以捕猎到尽可能多的顾客的需要。
计算机化企业呼唤计算机化政府
我们的政府与企业有着千丝万缕的行政隶属关系,该如何面对市场经济和计算机化空间呢?
在市场经济下,几乎所有的企业尤其是国营企业都面临生存的压力,而政府部门是国家的职能权力机构,是必须存在的实体,没有生存的压力。或许它不需要直面激烈的竞争,但是,整个市场经济的流通、消费、生产都离不开政府的宏观调控。当丛林中的捕食者正“全副计算机化”地处于高度灵敏的警戒状态时,它要求尽可能快地根据市场调整自身。如果作为管理者和调控者的政府反应滞后,无法出台相应的管理措施或政策法规,对暴露的问题无法及时解决,那么必将严重阻滞企业的调整。
目前,全球化的计算机化空间更是将市场竞争波及整个世界范围,我们的企业不仅要面对国内同类企业的竞争,更要迎战国外同类企业。想要得到最大赢利的企业都必须加入计算机化的行列,不管它们是在先进发达的国家还是处于发展中国家,面对的将是同一个激烈竞争的市场,尤其是我国正要加入WTO。因此企业必须经过精心设计,能始终保持对环境变化、竞争、消费者需求作出及时反应的警戒状态。一旦发生变化,立刻做出相应反应、快速改变。这势必要求我们的政府机构也要尽快计算机化,以适应市场快速变化的要求,增强我国在计算机化空间中的国际竞争优势。
政府信息化建设中的经验与教训
在信息化建设过程中,很容易掉进信息技术的“黑洞”,即投入很多而收效甚微。现在,许多政府机构已着手进行内部的信息化建设,为避免技术“黑洞”,他们应注意以下问题。
1.传统的政府业务流程的分散性和复杂性
抽象地说,政府机构的业务一般可分解为由基层工作中采集业务数据、进行汇总、分析决策、制定相应的政策法规,最后反馈到基层采取行动措施等几个流程。由于以前的技术不能实现整个业务条线的联网,整个业务数据流不得不按地理位置和人力分配被打碎至多个部门,从一个部门转到另一个部门,出现了交接环节。整个数据流无人全程掌控,增加了了解的复杂程度。众所周知,一旦接手政府项目,开始几个月大量的人力和精力都必须花在需求调研上。
2.先进的技术要去适应落后的手工处理方式
信息化建设时,原有的手工业务处理模式与计算机信息处理流程间的矛盾时有发生。习惯的做法经常是计算机处理方式要沿用旧的或现成的方式做事。要改变各部门原有的工作方式、工作流程,组织各部门间协同工作,阻力重重。
3.业务人员的计算机素质与信息技术人员的业务素质有待提高
一定的教育模式会培育一定的思维方式。大多没有经过编程技巧训练的业务人员对一种经过抽象出来的计算机所能处理的流程不能深刻理解,因此总是用手工操作的思路来套计算机的工作方式。同样,信息技术人员一般担当的责任是维护网络和硬件、开发应用系统、人员计算机应用培训等工作,不会深入了解业务情况。
信息化建设进程中的一声声叹息,引起了不少专业人士的警惕。詹姆斯·迈天在《Cybercorp生存之路》中一再强调计算机化企业,强调价值流和价值流的重建。90年代初哈默与钱皮合著《企业流程重组》,提出了重组的概念。美国的MIT因70年代初到80年代中期美国企业计算机管理项目绝大多数失败,被资助做了一份90年代的研究报告,得出业务流程重组是取得应用效果最根本的条件,没有做业务流程重组,则应用没有效果的结论。处于发展中的中国在管理环节上显然落后,作为中国IT业的杰出代表北大方正集团也提出了e-Management的理念,呼吁必须建立现代管理制度,借助信息技术,才能真正地达到企业或政府的高效运行。
价值流和价值流重组
上面提到的业务流程、企业流程,可以抽象成一个价值流的概念,作用于一个有着业务流程、服务对象的实体。这个实体可以指企业、政府、学校等任何一个团体。
一个价值流是相互衔接的、有明显存在理由的、为实体服务对象提供结果的活动。实体服务对象有一定的愿望或需要,也许是实体外部的,也许是实体内部某一价值流的使用者。价值流是由致力于满足这些愿望或需要的、实现某一特殊结果的一连串活动构成。抽象来说,一个实体就是一组价值流。
传统实体的价值流是按垂直业务体系构建的,逐渐形成了垂直条系的业务权力机构。传统实体的价值流常常分散在多个职能领域,呈分裂的状态。业务数据流只能由手工或不成熟的计算机和软件来操作,地理位置的分散、管理的分部门以及联络的不方便,使数据流分转在不同的部门。随着工作进展或业务数据从一个领域转移到另一个领域,就出现了交接环节,这就导致了延迟和错误。因为每一个部门都有一连串的工作或报表等待完成,这些工作或报表可能来自不同的价值流。大家说不清这工作所在价值流的名称,也道不明所在价值流是关键的还是次要的,没有人对价值流整体负责。只知这工作是从这一部门转来,要转到另一个部门。因此完成一个工作周期所需的时间远超过实际需要的时间。事情往往“陷入部门间的夹缝”中,对它们的跟踪是很困难的。最终一个能为满足愿望或需要提供结果的价值流被置于分部门、无管理的状态,造成笨拙缓慢、“抛过墙就是他人负责“的相互推诿扯皮的工作局面。
价值流的重组就是要改变这种局面。一个价值流包含有许多工作。价值流的设计就是对必须完成的工作进行识别,把各种各样的工作结合起来,密切协作。清除不必要的工作,尽量避免部门间交接。即使当工作经过不同职能部门时也要没有排队等候的情况。
即使没有计算机和网络通信技术,实体也应该不断地重组价值流。不过信息技术为实体提供了非常好的方式,网络通讯技术使分隔的部门能够及时联络。实体的一个总的控制部门有了技术上的可能,可以将分散的业务数据集中起来,能够看清各个业务环节,控制相互衔接的活动。这就是说新技术为价值流的重组提供了比以前好的基础和解决方案。
价值流重组的意义
计算机化政府的一个重要的内容是运用信息及网络通信技术打破行政机关的组织界限,建立一个电子化的虚拟机关,使市民可从不同

的渠道获取信息和服务,即“政府上网”或“电子政府”。如中国电信、国家经贸委经济信息中心和四十多家部委办局倡议发起了“政府上网工程”,将1999年定为政府上网年。单单的政府上网无论在技术上还是在资源上都比较简单易行,一般只要建立Web站点或租用硬盘空间,将政府机构掌握的信息资源发布在网上。
但是计算机化政府的含义不止于此,它还有一个重要的内容,即结合内部信息化建设的过程,运用最有力的技术,进行价值流重组。
计算机化政府并不是单纯将原有的部门之间联网,将原有的工作业务数据放入电脑的简单过程,而是重建价值流的过程。我们不能一直在技术与业务的矛盾中徘徊,或者以为计算机是万能的,什么都要计算机做,或者以为计算机只有添麻烦,还不如手工方便。我们也不能重复

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