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物业管理与协同

时间:2006-11-28栏目:电子商务论文

   “我们在上海虹桥开发区内拥有两幢超大型办公写字楼,配有大型商场和地下车库,从而形成一个集购物、办公、住宅为一体的高档商务楼。我们管理这两幢甲级写字楼的物业管理公司包括有:行政、培训、财务、管理、监理和工程部等在内的6个大部门,以及下属超过12个子部门。在实际的物业运作中,这些部门经常需要合作来完成某项工作,如何协调部门与部门之间、员工与员工之间的工作安排,如何让纷繁复杂的业务流程变得轻松自如,这些都给物业管理公司提出了相当高的要求。”李万志道。

  安富软件公司有一套建立在其TeamFusion协同办公平台上的物业管理系统,也许可以满足需要。整个物业管理系统由部门业务、协作办公、个人办公和系统管理四个子系统组成。

  其中部门业务包括管理部、工程部、行政部、培训部、财务部和通用功能。

  这个子系统主要是处理对外业务工作流程,用户通过TeamFusion任务的形式来使用这些流程,所有的业务流程和协作办公的任务都会在个人办公子系统的待办事宜中汇总,即每个用户只要打开个人办公的待办事宜就可以知道当前需要处理的所有任务。用户打开任何一个任务,在该任务中都会有一个提示栏,提示用户在当前的任务步骤应该执行哪些操作。任务的提醒通过E-mail、TeamFusion即时消息或SMS发送给当前步骤的负责人,而这些提醒的方式是预先定义在流程中的。如果流程发生了改变,系统的管理员可以使用管理子系统中的流程定义工具,对流程进行可视化修改。

  协作办公包括协同办公、工作流程、资料管理查询和个人办公等几方面的功能。

  该子系统可以处理虹桥上海城物业管理公司内部行政事务,部门与部门、人与人、人与部门之间需要通过相互沟通、协作完成工作。该子系统具有E-mail、TeamFusion即时消息、提醒机制、SMS、讨论工具等通讯与沟通方式以及文件资料的共享管理能力以及权限控制机制。

  个人办公子系统包括联系人管理、个人通讯和待办事宜等功能。

  这个子系统为每个用户提供了针对个人的功能,为用户提供事务的处理中心,集中处理所有类型的任务,提供便捷多样的通讯手段。各个功能都是以任务为中心,即用户只要打开一个界面就可以了解所有需要完成的工作,加上结合了Microsoft Exchange的E-mail功能,使用户体会到最人性化的个人办公方式。

  系统管理是提供给系统管理员使用的子系统。

  系统管理员可以在这里注册用户、为用户设置权限以及监控和修改产生错误的流程等管理工作。考虑到系统的即时性和界面的人性化,同时为了方便用户的操作,该系统采用客户机/服务器(C/S)结构。客户机在TeamFusion标准客户端的基础上,可以增加定制的用户界面。

  这么多的子系统,从功能上看似乎与ERP没有太多的区别?

  PTC公司中国区副总裁陈育钧表示,经过了两年的普及工作,应该说市场已经开始接受协同商务的理念了,下一步就是接受具体的产品了。而ERP只能在一切产品规格、尺寸、外观和功能都确定的情况下,才能快速量产,而此前的所有会议记录、电话、传真、E-mail、文件、规格书,以及采购记录、市场调查报告、专利申请分析和计划进度、资料统计都是协同作业的范畴,只有到完全确认并可以量产为止,ERP才会被派上用场。可以说协同软件是ERP的基础。

  流程自动化最大的好处莫过于把能格式化、规范化的东西统统标准化以便电脑管理,但其最大的风险同样也是妄想把任意的东西都标准化。我们知道,在一个企业中不是所有的东西都能简单地进行标准化的,有些东西更需要融入人性化的内容。再者,互联网的发展使经济体系越来越复杂,客户越来越分散,上、下游伙伴联系越来越紧密,而地理位置却分散在全球各地。因此,企业需要一种更高效的人性化的“协作”系统,来有效地规范企业系统,让企业的所有信息资源得以全方位地管理、整合和优化。这一切单凭流程自动化是绝对不够的。

  李万志表示,一个好的“协作”管理并不需要改变现在的工作体系,而是在已有的工作体系上进一步完善,让现有的信息系统真正活起来,成功地避免信息流失。这其中至关重要的一步就是要构建一个以协作为中心的企业模式,从而在“系统到系统”的企业管理中补充“人到人”的企业协作管理。使企业团队中的每一个人都能拥有顺畅自如的沟通,哪怕身处异地,也能实时共享到信息资源。这样,在协作商务环境里,企业所有的商务关系都将得到发展、执行和完善。企业不仅能向市场提供高速、稳定且质量上乘的交货方式与服务,更可以成功管理其员工、客户与合作伙伴的联合知识资本。

  随着协同软件的应用,最先受益的将是知识工作者,因为协同软件能够有效地帮助团队成员在一个数字化共享协作空间内,创建任意大小的组群,并将空间运用于不同的工作区,使内部与外部拥有紧密的协作,结成交叉的价值链。对此,北京点击科技有限公司总经理王志东先生也有过精彩表述,协同的最基本含义是协同工作,就是多人之间相互配合完成同一目标。协同软件的基本要求是支持为群组协作的目的而进行的通迅、信息交换、进程安排与项目跟踪以及人员管理等工作。在经历了“接入为王”和“内容为王”两个阶段后,互联网已进入了以“应用为王”为标志的第三代互联网时代。有了协同平台,对企业用户来说,原先流程自动化不能解决的信息孤岛就是水到渠成的事情,他们可以安然享受更高的沟通效率和更低的应用成本。

  从技术上来看,协同商务产品有些什么特点?

  李万志总裁表示,就以安富TeamFusion协作技术平台为例,它采用了微软.NET框架,提供了很多对象类和模型,能有效降低开发成本。由于安富技术协作平台的几乎全部用C语言编写,几乎使用了所有的.NET框架技术,包括Windows Forms、Web Forms、Web Services、安全等,因此目标客户将包括所有的微软Windows客户。

  其次,Web Services让应用程序可以共享数据,调用其他应用,无需考虑其是如何开发的、运行的操作系统和平台及用来访问他们的设备。尽管XML Web Services仍然各自独立,但他们相互可以松散地连接起来,形成一个协作组,完成特定作业任务。

  安富软件仔细研究了工作流管理联盟制定的工作流标准,并在系统中实现了符合WFMC定义的规范,用图形化方式达到从系统的过程定义到WFMC定义的模型WPDL的完全转换,从而使系统的扩展性和兼容性增强,能实现和第三方系统的无缝连接。在数据安全和用户安全方面,采用了先进的数字认证和数据加密技术,以此来保证用户的身份确认和数据的安全。


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