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支招ERP数据管理解决方案

时间:2006-11-28栏目:电子商务论文

在国内ERP实施的圈子里流传着这样一句话:“成功实施ERP的企业具有相似的基本条件,但实施ERP失败的原因却各有不同。”

  纵观国内实施ERP系统终告失败的企业,结合ERP的核心管理思想,可以将国内企业实施ERP系统失败的原因划分为项目管理的原因和技术管理的原因。  

  项目管理方面的原因或者是由于企业核心业务流程不合理,系统实施时并未对其进行充分合理优化,而仅仅套用了ERP供应商已有的功能模块;或者是项目实施过程中缺乏系统控制;再者是部分企业领导层只是将ERP系统看成一种普通信息系统的引入,低估了实施系统的难度,导致实施过程中配合力度不够,后续投资跟不上。  

  其实,在企业实施ERP系统的过程中,还存在着一个巨大的技术管理问题,就是企业未能有效地进行基础数据的管理,这是导致企业ERP实施失败的重要原因。  

  数据管理的缺陷

  众所周知,ERP之所以能帮助企业进行高效管理,必须是建立在对大量全面、准确、实时的企业数据的访问、存储和分析的基础之上。而现在的一些ERP供应商为了减少成本,降低客户的疑惑度,便淡化了对企业基础数据结构的优化程度,基本忽略了对企业现有业务数据的整顿,只是从企业现有的零散和混乱的数据源中调用数据,来迎合其产品的数据输入模块,最终导致了企业基础数据处理的严重缺陷。  

  首先,在企业实施ERP之前,没有及时地调整企业基础数据,为后来的系统数据管理紊乱埋下了隐患。通常,存在以下三方面的前台数据操作问题:(1)数据输入不规范,同一部门不同的成员有不同的数据输入格式,造成数据不单一。(2)数据操作权限混乱,从而存在数据来源多,同一业务在不同部门的赋值不同。(3)企业本身一些业务不规范,没有及时形成业务数据,导致在系统中的数据不完整。  

  其次,由于ERP涉及到财务、销售和生产等各方面的数据,因此,数据结构复杂,数据源均来自于不同的二级部门,对于那些有一定发展历史的企业,已经形成了较为稳定的、且各具特色的二级单位数据库。由于在各个部门之间缺乏数据通道,各个二级单位的后台数据库都成为了“信息孤岛”。如果在实施ERP系统的时候,不能很好地解决这一问题,就无法集成企业的基础数据。  

  亮出三招

  结合国内企业在实施ERP过程中存在的上述问题,作者认为可以围绕企业基础数据做出一系列的调整和管理,主要有以下三招。  

  整顿信息流

  以现代企业管理为指导,以信息管理技术为工具,对企业现有的信息流进行整改,包括调整企业的职能模块,优化企业业务流程。ERP项目上马前,要充分了解企业信息流的情况,从企业权利结构方面入手,分析严重影响数据输入、数据产生或数据管理等的原因,在调整企业职能模块的基础上,还需要优化企业业务流程。  

  构建数据管理模式

  现在很多大型企业的二级单位已经建立起了相对稳定的业务子系统,同时具备自身的数据库结构。但是,由于缺乏各部门之间的信息通道,所以,就形成了一个个“信息孤岛”。  

  实施ERP也就是要解决这样一个问题,即如何权衡效益和成本,综合各个业务子系统的信息。全部重建固然可能达到最好的数据集成,但成本巨大;全面包容,又会造成数据平台过多,数据格式过于分散,不能达到ERP系统的基本要求。因此,最重要的工作就是要先认真地考察各个业务子系统现有的数据结构,考虑其数据规模、数据库本身结构、接口设计优劣状况来确定哪些可以沿用不动,或变动较小。同时,应该明确规定各类数据的出处,保证特定数据具备确定的数据源,清理各部门之间数据管理重叠区,从而可以建立ERP的综合数据管理模式。  

  规范数据操作

  以综合数据管理模式为标准,再详细规范各个业务子系统的数据录入格式、数据管理权限。这就如建设房屋一样,先搭架子,再砌墙。在软件开发中,也相当于先定实体联系,再确定数据表关系,是一个逐步细化的过程。对于ERP建设,在已经打好了综合数据管理模式的基础上,有必要以通用的数据管理原则,来约束各个业务子系统的数据录入、更改、存储和调用,进一步减少数据的冗余度。在数据维护上,要有对重要数据的变动情况进行追踪的功能。


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