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如何做好办公室工作

时间:2007-4-2栏目:企业文化建设论文

办公室工作之我所见

办公室,在一般人眼里,无非是管管档案、分分文件、发发通知之类的活整天搞不完的闲差部门。依我本人愚见,在现今形势下,联社办公室的工作虽繁复而不可缺、虽平凡却显重要:
一、办公室的工作,无论是文稿起草、信息调研、督查催办等政务工作,还是档案管理、文书处理、会议安排、机要保密、后勤服务等事务工作,都是围绕“服务”这一中心运转的。为领导服务、为机关服务、为基层社和外单位、群众服务是办公室最基本的职能。
1、要为领导决策搞好服务。办公室直接的服务对象是领导。为领导决策服务要坚持三个标准,即“全方位、全过程、高效率”。“全方位”就是要遵循领导决策意图,从调查研究,信息反馈,督查催办,综合协调等方面,为决策提供尽可能多的依据和支持;“全过程”就是要按照决策准备、决策形成和决策实施三个环节,实行全程性跟踪服务,确保决策和部署的贯彻落实;“高效率”就是要提高办文、办事、办会等各项服务工作的速度和质量,使决策落实得又快又好。
2、为机关搞好服务。办公室是联社工作正常运转的“中枢”,因此,办公室必须充分发挥其协调各方的作用,为联社的运行,为各部门相互间的协作配合搞好服务。
3、为基层社和群众搞好服务,这是办公室工作的核心与重点。
4、搞好综合协调。就是要在职能范围内,汇总各方面的情况,集中各方面的力量,统一筹划整体工作安排,调节工作运转的各个环节和功能,对部门之间由于职能交叉产生的工作矛盾进行协调,减少扯皮现象。
二、办公室是联社的重要综合办事机构,是承上启下,联系左右,协调各方的桥梁和纽带,是面向社会的重要窗口。一方面,对于上、下级和其它兄弟单位来说,办公室是信息网络中心,处于联络站的地位,是联络上下左右,沟通四面八方的窗口。办公室负责接收处理上级和兄弟单位的来文来函,接待上级领导的视察、检查和兄弟单位负责人的来访;处理各种公务往来,接待群众来访等等。一般与外界的联系,首先都要经过办公室,联社领导得到外界的各种信息,也首先是通过办公室这个“窗口”。因此,办公室工作效率要高,形象要好,真正成为高效务实的机关,体现联社的风貌。另一方面,办公室是联社的门面,是代表联社领导处理问题、办理事务、反映领导意图的,办公室工作人员的工作做得怎样,作风好坏,直接体现联社的形象和风貌。
三、办公室的工作要坚持发扬传统和开拓创新的统一,才能不断发展和前进。
1、要有主动性。办公室所处的地位和它的职能作用决定了其所有工作只能是服从性的。但是办公室工作的服从性不能与被动性划等号,很多工作我想可以提前预测,主动开展。只要坚决摒弃被动服务的观念,增强超前意识,放开手脚,凡事提前考虑,早作准备,办公室工作一定会由难到不难,由被动变主动,开创出新局面。
2、要有预见性。工作中,不仅要及早发现已经出现的问题,而且要善于发现苗头性的甚至潜伏着的问题;不仅要看到事物的表象,而且要善于揭示事物的本质;不仅要把握事物的现状,而且要比较准确地预测到它的发展趋势。据此,搞好调查研究,获取和掌握丰富的材料,为领导决策提供具有前瞻性的预案。
3、要有开放性。开放性是新时期办公室工作的一个突出的新特点。办公室要注意自身的开放,要虚心学习同行甚至外单位工作的先进手段和管理经验,对内要克服单位与单位之间、行业与行业之间“鸡犬之声相闻,老死不相往来”的自己做人方式,加强横向联系,传播信息,交流经验,取长补短,为信用社的占领市场份额工作打好人情基础。
4、要有创造性。在坚持和发扬好的传统的同时,还需要根据新的形势、新的任务,不断探索办公室工作的新思路、新办法和新经验。只有不断创新,才能更好地继承和发扬传统,才能使办公室工作永远保持活力,才能不断总结新经验,开创新局面。在这电子化时代,办公室的工作要充分利用电脑、互联网、办公室软件、e-mail等提高办事效率,做好将来无纸化办公的带头人;宣传方面除了刊物的发行外,还要利用internet打造自己的网站,利用多媒体生动多样的文字、声音、图片、动画等对外宣传信用社的工作,树立信用社的新形象。当然,在增强工作创造性的同时,办公室也要注意办事到位而不越位,帮忙而不添乱,真正成为领导的参谋助手。
办公室的工作光荣而繁重,正面临着新的机遇和挑战。办公室作为承上启下、综合协调、参谋咨询的核心机构,如何深入开展办公业务研究,提高办公管理的科学化、现代化和规范化水平,促进信用社员员工提高素质、更新知识、增强能力,必然成为信用社改革过程中一项重要而崭新的课题。

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