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浅析对办公室工作的点滴认识

时间:2008/2/20栏目:工作体会

 办公室工作无小事,这句俗语充分说明了办公室工作的重要性。办公室工作的好坏对领导制定决策、提高服务质量、树立机关形象等诸多方面都会产生直接或间接的影响。因此,做好办公室工作,应着重从提高效率、转变作风、规范管理等三方面入手。
一、提高工作效率是做好办公室工作的核心。
当前,效率低、质量差是办公室工作中的两个主要问题。效率低表现为节奏慢,办文办事拖拉,工作职责不清,遇事互相扯皮,难以落实;质量差表现为工作不深入不具体,习惯于作表面文章,看起来很忙,其实没有解决多少实际问题。提高工作效率,要重在效能、效率、效果的提高,就是要严要求,快节奏,高效率,高质量。作为办公室,当前解决效率低、质量差问题,主要应在以下几方面做好工作。
1、在参谋决策上,要围绕政府决策开展全过程的优质服务。在领导决策前,做好预案准备工作,收集决策所必需的信息,提出可供参考的建议;在领导决策中,进行高水平的综合协调,立足全局,把握重点,主动加强同各部门的联系,帮助理顺决策中的各种关系,化解决策有关的矛盾和问题,优质高效地为领导决策提供服务,准确体现政府意图,表达政府精神;领导决策后,要抓好高效率的贯彻落实,并根据情况变化,及时给政府提出补充调整意见,为领导完善决策服务。
2、在信息调研上,要紧紧围绕政府中心任务开展工作。信息要及时准确,调研要谋划大事。要把握牵动全局的大事,努力挖掘大主题、深层次、高效应的信息,始终把广大人民群众和领导关注的热点、难点问题作为首选题材,深入了解群众有什么困难,有什么要求,有什么意见;经常设身处地地分析领导在想什么、抓什么、需要什么,及时向政府提供有重要参考价值的信息,为政府议大事、定大事、办大事搞好超前谋划,不断增强信息调研的针对性;讲究“短平快”,反映情况一事一报、简单明了,把问题说清楚,让领导及时掌握工作落实的进展情况,增强信息调研的时效性;即抓普遍性问题,又抓带倾向性问题;既抓重大问题,又抓苗头问题,同时对广泛收集到的信息进行综合分析,去粗取精,去伪存真,不断增强信息调研的全面性和准确性,帮助政府发现问题,解决问题,指导工作。
3、在督查落实上,要果断迅速,有所作为。一是抓住市委、市政府的重要决策进行督查。市委、市政府的每项重大决策作出后,办公室都要根据领导的意图,及时拟定督查方案,进行分解立项,将工作任务落实到各部门,明确责任,提出要求,积极开展督促检查。二是抓住涉及面广、工作量大、落实有难度或易于反复的问题,如公共卫生问题等进行督办。三是对群众关注和反映较为强烈的问题,如东部乡镇废酸水环境污染等,及时进行督查。当前,最重要的是认真抓好市委、市政府对防治非典工作和抓好恢复经济工作做出的一系列决策部署的贯彻落实。
4、在综合协调上,要立足于多商量、巧安排、重说理,认真做好各方面的协调联动工作,保证政府工作的高效运转。一是对领导交办的任务,着力协调。在组织实施重要领导决策过程中,许多工作牵涉到部门,具有一定的协调难度。我们应当立足大局,实事求是,既努力体现上级要求,又兼顾各方需要,保证任务的圆满完成。办文办会办电办事都要讲究效率,做到精心设计,灵活安排,环节紧凑,工作分秒必争,决不能拖拖拉拉、不负责任、误时误事。二是对各部门提出要政府解决的问题,主动协调。尽可能地把情况摸深摸透,主动思考并提出解决问题的办法,并大力推动落实,履行职责。工作要注意多通气,兼顾各方,多商量,妥善处理。三是对群众反映的问题,耐心协调。要及时听取群众意见,对涉及群众利益的实事,要满腔热情地办好办实。特别是对群众来访反映的有关问题,合情合理的尽快督促落实,对一时解决不了的问题,要做好思想工作,阐明道理,说明原因,让群众理解接受。
二、转变工作作风是做好办公室工作的关键。
作风问题,直接关系到办公室的形象,关系到政府的形象。长期以来,市政府办公室工作一直是发扬党的优良传统和作风,工作勤勤恳恳,兢兢业业,不计名利,无私奉献,甘当无名英雄。这个传统是十分难能可贵的,可以说,这是我们办公室的一个优良传统,一个政治优势,一个巨大精神财富。但是我们也要看到,工作中仍然存在不少问题。面对新的形势和任务,必须不断地改进我们的思想作风、学风和工作作风。
1、要坚持解放思想、实事求是,切实改进思想作风。这在办公室的工作中显得特别重要。因为办公室要当好参谋,要把好关,如果不解放思想、实事求是,就难以完成这些工作。要坚持一切从实际出发,坚持实践是检验真理的唯一标准,坚持用“三个有利于”标准来判断各项工作正确与否、得失与否,把大胆探索的勇气和科学求实的精神结合起来,创造性地开展工作,使办公室的工作能适应新形势的要求和领导的需要。办公室上连领导下连群众,处于中间环节,扎扎实实干事,不搞花架子,不哗众取宠,是我们必须遵循的原则,必须坚持的作风。不论是办文、办事还是进行综合文字、信息调研、督促检查,都要从实际出发,说实话,办实事。说假话、说大话,报喜不报忧或者报忧不报喜,都会妨碍领导对工作作出正确决策,甚至造成领导工作失误,损害党和国家的利益。
  2、要坚持理论联系实际,切实改进我们的学风。市政府办公室广大人员必须以对党、对人民、对历史高度负责的精神来加强学习、坚持用马克思主义理论指导实践,用各种知识来丰富提高自己。首要的是学好马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和江泽民同志的一系列重要论述,提高理论水平和政治素养,增强工作的原则性、系统性、预见性和创造性。同时,注重学习反映当代世界政治、经济、文化、科技、法律的各种新知识,努力使自己的思想水平和知识水平适应时代发展的需要。要理论联系实际,结合办公室工作实际进行深入的理论思考,开动脑筋,在实践中寻找处理各种矛盾和问题的办法和措施。要不断加强对主观世界的改造,陶冶情操,提高精神境界,保持坚韧不拔、奋发向上的精神状态。
  3、要坚持狠抓落实,切实改进工作作风。江则民同志指出:“现在,在工作作风方面存在的问题,群众反映最大的是两个问题,一是形式主义,二是官僚主义。这必须引起全党上下的高度重视,必须痛下决心把两股歪风煞住,越快越好。”搞形式主义,要害是只图虚名,不务实效;官僚主义作风,要害是脱离群众,做官当老爷。克服形式主义、官僚主义,关键在领导和领导机关,办公室负有重要责任。要从办公室自身做起,力戒形式主义。严格执行有关规定,切实做好安排,把好关,保证领导集中精力抓大事。要正确把握服务领导与服务群众的关系,力戒官僚主义。把对上服务与对下服务统一起来,带着感情做好群众工作,克服“门难进、脸难看、话难听、事难办”的衙门作风,始终做到心里装着群众、想着基层,用真心、用实劲为基层排忧解难,为群众多办实事、多办好事。要多深入基层,深入企业、农村、学校,多做调查研究,从群众中了解真实情况,以实际行动和良好形象影响和带动群众。
  三、规范管理是做好办公室工作的基础。
  办公室好比一部机器,文稿起草、文件校核、公文处理、会议安排、后勤接待等等各项工作,都是这部机器上的零部件。要使办公室的这部机器上的所有零部件始终处于良好状态,保证整个机器的最佳运转,就必须建立一套科学的管理方式和工作手段,进行规范化动作,提高制度化、规范化、科学化管理水平,努力在机关形成“团结、紧张、严肃、活泼”的良好风气、有章有法的工作秩序和安静文明的工作环境,确保办公室日常运转的灵敏、高效和有序。
  1、要完善工作制度。逐步建立完善办公室每个科室、每个岗位工作责任制并加大制度执行和落实力度,严格制度约束,用制度管人,按制度办事,做到人人责任分明,处处有章可循,事事一办到底。
  2、要规范运作机制。在完善原有规章制度的基础上,重点在规范工作程序上作文章,防止和克服执行制度、完成任务全凭经验的现象,对办公室办文、办会、办事的各个方面都制定严格的操作程序,明确操作办法,提出具体标准。在此基础上,落实逐级负责的制度,即科员对科长负责,科长对分管主任负责,分管主任对主任负责,全办对政府负责,保证各项工作任务的贯彻落实。
  3、要理顺工作关系。办公室是个统一整体,各项工作既有分工又紧密联系。实践说明,办公室工作无小事,每一项工作都关系到办公室工作整体功能的发挥和整体效率的实现。必须注意理顺关系,合理、科学地确定内部工作分工、任务衔接和业务联系,缩短办事流程,简化中间环节,加快工作节奏。每一项具体工作,都要从办公室工作的全局出发,顾全大局,照顾各方。一些难以截然分工的工作,也要本着认真负责的态度,形成合力,努力做好,保证办公室整体功能的发挥。

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