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巧用协同0A做好文秘工作

时间:2008/5/25栏目:经验交流

巧用协同OA,做好文秘工作

文秘工作是常见的一个工作种类,在行政事业单位和企业中都占据比较重要的地位。文秘有大量的时间是与文字打交道,同时又是经常会兼带一些管理工作,甚至会成为领导的帮手和喉舌。

由于文秘工作的特殊性,使文秘工作会直接影响公司的管理执行力和工作效率。同时,文秘也是单位里离领导最近的人员,其工作成效会直接影响领导对他的评价。如何做好文秘工作,成为管理工作特别是办公室管理的重点,也成为从领导到文秘本人的工作重心。

做好文秘工作有许多基本的素质和技术,如:灵活的头脑、勤恳的精神,以及良好的文字组织能力和口头表达能力,和组织协调能力等等。除此之外,近年来随电脑和网络普及而兴起的协同OA,也成为做好文秘工作的有力助手。

协同OA是协同软件在办公自动化中的应用,也是协同软件最为基础的应用之一。什么是协同软件呢,按照我国产品竞争力第一的协同软件厂商复旦协达Ctop.CN的定义:以互相配合为主要应用目标的软件称之为协同软件。依据《计算机世界》的市场调查数据显示:公文管理、日程管理、信息共享与交流,是目前协同软件的三个应用重点。

虽然协同软件不仅仅是为了满足文秘工作的要求,但协同软件能够切实提高文秘工作的质量和效率,文秘人员已经成为协同软件最常用的操作者。巧妙地用好协同软件在OA中常见的以下几个方面功能,对做好文秘工作大有帮助。


公文管理,实现协同写作
协同写作是协同OA最早的应用之一,也是目前最为广泛的协同应用。在复旦协达等主流协同软件中,基于协同写作应用思想的公文管理,都作为重要的功能模组单独列出。公文管理中的协同写作思想,能够支持多人依据一定条件,共同编辑、修改、审核一篇文档。协同写作实现了单人电子写作不好实现的一些功能,如:笔迹留痕、电子印章、手写签名与手写批注,同时在文档的修改意见、核稿等方面更加自动化。

日程管理,优化时间管理
协同OA中另一个常见的功能就是日程管理,该功能能够有效优化时间管理的效率。“时间计划”能够帮助文秘做好事前规划,从容面对繁多的工作安排;“工作提醒”无须人为干预和记忆,就能自动化动提醒应该处理的工作,使文秘人员能够大大降低工作安排的记忆量,使工作更加轻松;“日程视图”能够通过图形的方式,一目了然地掌握应该处理的工作,对工作安排做到心中有数,从容应对。

表单流程,让管理更加规范
文秘在日常工作中,经常碰到有人跨越管理规定,不照流程做事的情况。甚至有人找文秘“帮助”,希望文秘能够在领导那里有所通融,使文秘左右为难。复旦协达等协同OA中的表单流程功能,可以将日常工作内容全部表格化,再通过图形化的工作流,将管理表格按照即定的工作程序和规范流转。表单加流程的协同模式,不仅大大提供了工作效率,而且增强了管理的严肃性,使文秘不再面临“人情”与“制度”两难选择的境况。

信息共享与交流,因沟通而和谐
信息共享与交流在复旦协达等协同OA中的对应功能,主要是知识管理、网络硬盘、新闻、通知、公告、讨论,以及电子邮件、即时通讯等等。协同OA中的信息共享与交流,能使单位内部因信息透明、沟通及时,而营造出和谐的人文环境,从而显著提高工作效率。在日常工作中,文秘往往是重要信息的掌握者,通过协同OA能使信息的共享与交流能够更加通畅,同时更加正规化,避免“小道消息”和不良信息的负面影响。文秘人员也会因消息发布与沟通更为得当,从而使自身的工作更有成效。

档案管理,文件管理更高效
档案管理是文秘人员日常工作比较繁重的工作内容之一。在企事业单位和党政机关内,因日常工作积累的文件、档案大量存在。有些单位设有专职档案管理人员的,文秘人员需要将工作中的文件一一整理送交归档,如果领导需要查阅再借出,阅读完后再归还,如此往复,浪费大量时间。没有设置专职档案管理人员的单位,文秘往往还会承担档案管理的角色,档案归档、整理、出借、入库等等工作,更是繁重。协同OA中的档案管理功能,能够用电脑自动实现档案在多人间的归还、借阅、入库等等工作,大大提高了工作效率,减少了文秘的工作负荷。


当然,协同OA还有许多对为秘工作很有帮助的功能,如复旦协达协同OA里独到的会议管理,以及小汽车、会议室等共享资源的借用管理等等功能,都有助于文秘提高工作效率,减少工作差误。

协同OA从初现市场到目前逐渐风行,证明了协同OA对工作所带来的帮助确实很大。协同OA已经成为现代化办公的流行与时尚,对于行政管理人员,特别是文秘而言,协同OA更是成为工作中不可缺少的得力助手。

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