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协同OA,提升办公室主任的素质

时间:2008/5/25栏目:经验交流

我们公司用过一个办公软件~大大提高了我们办公效率,在此与大家分享,谈一下我的心得


办公室是一个企事业单位和党政机构的重要职能系统,在单位里起到中枢作用,各个业务科室和部门的日常工作,都需要办公室来进行协调与布置,同时办公室又是离单位领导“距离”最近的部门,领导的政令发布与执行,办公室往往是重要的参与者和执行者。

办公室可以总结为三个中心,即:后勤中心、事务中心、政务中心,其“中心”地位的特殊性,使办公室工作能否正常、高效的运行,关系到单位的工作执行力和领导的决策力,甚至有关单位形象和领导威信。因此,办公室主任作为办公室的直接管理者,应该具备怎样的素质,以保障办公室工作的有效开展,成为上至党政机关下至企事业单位的领导们普遍关心的问题。

在电脑和网络都非常普及的当今社会,办公室主任的各项素质与技能要求,都与电脑和网络的应用分不开。特别是目前流行的协同化OA软件,因为其许多基础工作与办公室管理息息相关,已经成为我公司办公室主任提升自身综合素质的重要辅助工具。协同软件是辅助多人多组织共同完成一项事务的新兴管理软件,OA(办公自动化)是其基础的应用之一,协同软件目前的应用重点是:公文管理、日程管理、信息共享与交流,这三个应用重点都与办公室主任的日常工作有密切关系,因此协同OA对于提升办公室主任的综合素质,在这方面,我们公司是很受益的。

以下办公室主任应具备的三项基本素质,我想都可以通过学习和使用协同OA软件来得到提升。


1、公文处理能力。
    良好的公文的处理能力,是办公室主任必须具备的首要素质。在日常工作中,办公室主任需要经常起草、审核、发布一些管理制度,是单位里的政策推进者,和领导的言论喉舌。除此以外,办公室主任还要经常上传下达上级领导、本单位领导、本单位各部门间的工作意见和精神,这些意见和精神绝大部分以公文形式存在。
    目前市面上主流的协同OA软件,公文管理都是以单独的模组另列出来,显示出公文管理在协同OA中的重要性。以我国产品竞争力位居第一的复旦协达Ctop.CN为例,公文管理不仅是其重要功能模组,而且做得非常细化,按日常应用习惯将公文分为:收文、发文、传阅、签报四大类型分别管理,依据国家相关要求和规定,对常用收发文提供可快速调用的模版,包括:令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。登记、批示、批办、注办、办结、承办、归档等收文过程管理,和起草、核稿、签发、会签、编号、打印分发、归档等发文过程管理,以及传阅、签报的各步骤过程管理,都在复旦协达的协同OA中能够找到对应处理功能。协同OA中的公文管理,能够显著提高办公室主任公文处理的能力,有效帮助办公主任提升综合从业素质。


2、时间管理能力。
    办公室主任要为自己本人和上级领导精心安排时间、日程,使时间浪费降到最低程度,同时又要顾及领导的工作强度,做到时间安排松驰有度。我们公司使用的是复旦协达的协同软件.我们了解一下,包括复旦协达在内的等主流的协同OA软件,对于人员的时间管理比较细致,包括了时间的计划、时间自动提醒、时间和日程的视图、日程安排的共享和检索、重复安排的警告等等。除了个人时间安排以外,会议室、小汽车等共享资源的使用时间和日程安排,也是办公室主任日常主要工作之一。我们用复旦协达的协同OA软件的感受是:在共享资源的使用时间安排上也考虑比较周全,对会议室、小汽车等共享资源的使用情况、使用量和使用时间计算等,都有比较完善的体现。协同OA能够以软件为工具,加强办公室主任在“本人、领导、共享资源”这三个方面的时间管理能力,为办公室主任提升素质奠定良好基础。


3、交流与沟通能力。
    办公室主任对于信息和决策精神的上传下达,除了采用正式公文以外,日常的沟通也是传达决策精神,体现本单位工作风貌的重要方式。沟通能力作为管理者的基本能力,对于办公室主任而言,显得犹为重要。从广义沟通而言,即包括了格式化沟通,也包括非格式化沟通;即包括口头沟通,也包括书面沟通;即包括双向沟通,也包括单向沟通。在我们使用的复旦协达的协同OA软件中,有多处功能用于辅助沟通工作,这些功能即包括了电子邮件、即时通讯等用于沟通的软件功能,还可以包括:新闻、通知、公告、讨论等等。这些设计对于我们公司来说,是很实用的~比较人性化.
    协同OA中的信息共享与交流,能使单位内部因信息透明、沟通及时,而营造出和谐的工作环境。在日常工作中,办公室主任往往是重要信息的掌握者,通过协同OA能使信息的共享与交流能够通畅,同时更加正规化,避免“小道消息”和不良信息的负面影响。使用协同OA能够,能够改善沟通形式和效率,辅助办公室主任提升沟通能力。

    以上三个方面的能力,即是一个合格的办公室主任必备的基本能力,也是复旦协达等主流协同OA软件重点突出的软件功能。协同OA软件在公文管理、时间与日程管理、信息共享与交流这三方面的应用重点,能够辅助办公室主任显著提升综合素质,成为办公室主任不可或缺的工作助手。

  有人讲:办公室主任不是人,做好办公室主任的人不是人。因为,办公室工作庞杂,象公共汽车,叫上就上,叫停就停。因此,除了树立正确的世界观、人生观以外,再以管理软件作为辅助工具,办公室工作就一定能搞好,办公室主任就一定能当好。

以上是我们公司的使用协同软件的心得~在使用之前,我们对比了很多,协同软件厂家,因为复旦协达是依托复旦大学,质量品质过硬,所以我们选择了他.在这里仅是对大家做个参考作用~谢谢

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