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浅谈如何做好机关办公室工作

时间:2007-11-8栏目:公众演讲

    随着公司机关机构改革的不断深入,公司机关中除个别部门设有单独的办公室外,其它绝大多数单位都没有单独设立的办公室。没有了办公室的设置但并不是说没有了办公室的工作了。相反对办公室的工作提出了更多、更新、更高的要求,如何搞好办公室的工作,作为一个从事办公室工作不久的新手,笔者提出一点个人看法,以期抛砖引玉,为共同搞好办公室的工作,为公司的改革发展提供服务、为基层单位提供服务。
     一、要想做好办公室工作,就要仔细研究办公室的各项职能
     办公室是一个部门不可缺少的重要部门,之所以重要是因为办公室具有管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多项职能。这些职能发挥得好坏,对部门的全局工作有着直接的、重要的影响。
     管理服务职能是办公室工作的重要组成部分。其内容主要包括以下几个方面:一是公文管理,即办公室负责公文的收发、传递、催办等各个环节的具体事宜;二是事务管理,如会议的安排,会场的布置,接待上级和兄弟单位的来人;办公室的值班、保卫、通讯联系,单位的办公环境管理等;三是信息处理,即利用计算机网络等各种现代化手段,为办公自动化服务;四是搞好服务,即为保证部门的中心工作而提供全方位的物质和精神两方面的服务。
     综合协调职能有如下内容,一是统一步调,切实保证领导班子的正确决策能够认真贯彻落实;二是化解矛盾,即在单位局部利益发生冲突及局部利益与全局利益发生冲突时,进行协调,进而化解矛盾;三是合理安排,协助领导班子安排好决策实施过程中的人和事,将矛盾解决在萌芽之中。
     监督指导职能是指对工作人员的检查、考核、督促和指导,其目的是使他们迅速、准确、有效地完成决策目标,其主要内容:一是监测工作进度,检查工作质量;二是督办;三是排忧解难;四是通过传达、制订有关方针政策及做出解释进行指导。
     参谋咨询职能办公室要发挥参谋作用,积极出谋献策,这是领导决策民主化、科学化的迫切需要,也是新时期赋予办公室的一项重要任务。参谋咨询工作主要包括以下内容:一是通过各种现代化手段为领导决策搜集提供各种信息;二是协助决策,发挥参谋、助手作用。
     研究办公室的职能内容,对于我们明确办公室的职责和权力,做好办公室工作有着十分重要的意义。
     根据办公室职能的要求,办公室应有一批政治素质与业务素质都过硬的队伍。办公室人员要不断学习,提高自身素质,这样才能适应办公室工作的需要。
     二、如何做好办公室的工作
     我认为,要做好办公室工作,应做到“一实”、“一快”、“一博”、“两勤”、“三心”。
     “一实”、即求实。办公室工作,无论是办文,还是办事,都要从实际出发,实事求是,对症下药。就是工作人员作风要踏实,不弄虚作假,不可无中生有,不能搞形式主义,不做表面文章,自觉实事求是。
     “一快”,即办事要快捷,好中求快,快中求好,努力提高工作效率。办事拖拉,作风疲沓,时间观念不强,是影响工作效率的主要因素。办公室的工作人员必须牢固树立时间观念、效率观念,增强只争朝夕的紧迫感和责任感。切实做到当日事当日毕,急事急办,特事特办,及时完成领导交办的工作。
     “一博”,即博学。办公室工作千头万绪,涉及面广,标准高,要求严,这就需要办公室人员必须具备广博的综合性知识和社会常识。要做到这一点,没有捷径可走,必须勤学苦练,博采众长,使自己成为“杂家”,成为复合型人才。只有知识积累多了,知识面宽了,理论功底厚了,才能提高“谋”的层次和质量。 
     “两勤”,即腿勤、口勤。办公室人员应经常到各部门走走,遇事多问问,有用的资料多记记,别人的意见多听听,做到心中有数,这样做起工作来才能得心应手。  
     “三心”,即耐心、专心、细心。服务是办公室的一项重要工作,做服务工作一定要耐心,要有礼貌,热情周到,不摆架子,尽量让人满意。做工作时要专心,不能三心二意,要仔细研究,能够深入进去。平时工作中还要细心,多观察,多思考,自觉找工作中的漏洞和不足,以不断改进。
     三、处理好关系到办公室工作的“四个关系”
     一是处理好“专”与“博”的关系,既要成为办公室自身业务的行家,又要了解各类知识,做到博学多艺。
     公司机关机构改革后多数单位实行的是党政办公室。这种情况下办公室的“专”,是说自身业务,诸如在公文写作、党政事务、文档统计等方面应是相对的专家,应在本单位起主导和咨询中心的作用。说“博”,是指在与企业事务有关的其它方面的知识,诸如预算管理、人力资源管理与开发、医改、房改,乃至企业所在地的人文地理、政策环境等,也必须涉足其中,不能当门外汉。某种意义上说,办公室人员的“博”本身就相当于职能部门的“专”。这样,才能达到办公室工作不仅仅是秘书功能,而且是拳打脚踢的全能。

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