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解放思想,开拓创新,切实提高办公室的工作效率

时间:2008/3/30栏目:思想宣传

 

切实提高办公室的工作效率

——在办公室主任工作会议上的讲话

 

同志们:

平时大家工作都很忙,很辛苦!但是为了树立“一盘棋”的思想,发扬团队精神,齐心协力地做好工作,今天我们还是抽点时间相聚在一起共商办公室工作大计,我认为这是非常必要的,也是非常重要的。我看像这样的小型会议,一年至少应该开上两次,以便同行们相互沟通,增进了解。下面我就办公室工作的有关问题谈三点意见,供大家参考。

一、办公室的性质和特征

办公室既是一个单位的综合管理部门,又是一个单位具体的办事机构,其工作关系千丝万缕,错综复杂,事务性的工作很多,办文、办会、办事、收文、接待等,琐碎零散的事应接不暇。因此,有人认为办公室只是领导机关的办事机构,办公室就是打杂。然而随着改革开放的深入和机关单位办公自动化程度的逐步提高,办公室工作不能仅仅满足于简单的办文办事。我认为办公室工作责任重大、工作繁杂,它具有五个显著特点:一是政策性强。办公室上传下达许多涉及党和国家路线、方针、政策的不同密级的文件,处理稍有不慎就有可能给工作带来重大的损失。二是事务庞杂。办公室工作千头万绪,包罗万象,其职责是参与政务,处理事务,搞好服务。因此,草拟文件、信息调研、保密信访以及档案管理等都是其工作的范畴。三是工作要求严格。办公室是一个单位的“窗口”,处理工作事务要求规范有序,办公室人员的言行举止代表着单位的形象,容不得出半点差错。四是劳动强度大。办公室经常是人少事多,白天有处理不完的日常事务,晚上还要常常伏案“爬格子”到深夜,累得腰酸背痛,疲惫不堪。五是被动多于主动。办公室工作归根到底就是要做好“服务”文章,而服务多属在领导授意下去完成某事,这就难以避免处在被动状态。

二、如何做好新时期的办公室工作

当前,随着改革开放的进一步深入,新旧体制的更新进一步加快,新的形势要求办公室工作也要跟上改革开放时代的步伐。只有解放思想,更新观念,转换脑筋,开拓创新,才能更好地把握时机,迎接挑战。办公室是一个单位管理机构的枢纽,在当前和今后一个时期的重要任务就是要抓好党的十六大精神的贯彻落实,认真履行好各项职能,切实提高办公室工作效率。做好新时期的办公室工作,总的要求是六句话,即:明确一个目标,落实两个任务,搞好三个服务,实现四个转变,发挥五个作用,强化六个意识。

一个目标:就是努力把办公室建设成为一个政治坚定、纪律严明、运转灵活、协调高效、反馈迅速、廉洁奉公的办事机构,积极开创工作新局面。

两个任务:参与政务、管理事务,这是办公室工作人员的两个基本任务。具体来讲,就是办文办电、组织会议、调查研究、提供信息、协调关系和后勤管理等等。

三个服务:一是 为领导服务,积极主动,力争超前。办公室工作从属于领导机关,服务于领导是每个工作人员的职责,并且要做到优化领导意图,搞好深化服务。由于领导工作忙,不可能对各项工作都事必躬亲,考虑得那么周到,办公室人员作为领导的“外脑”,就应该领会领导意图,研究领导对某项工作的方案和设想,提出最佳决策意见,达到深化服务的目的。同时,围绕领导决策,还要搞好超前服务。所谓超前服务,指的是办公室工作要站在全局的高度,在自身工作职责的范围内,想领导所想和来不及想的问题,把工作做在领导所想和未想之前。超前服务有三个显著特点:首先是敏锐的预见性;其次是思想的主动性;再次是工作的时效性。为了把工作做得积极主动,超前服务必须把握好两个方面的工作:一方面是超前获取领导活动的信息,在工作上早准备、早部署,力争主动;另一方面要超前调研,向领导提供建议当好参谋。围绕各个时期的中心工作或比较突出的问题,搞一些“短、平、快”的调研,既可掌握工作动态,又可从中发现一些倾向性的问题,从而为领导提供一些解决问题的办法。二是为机关和基层服务,尽职尽责。要做好为机关和基层服务,必须要准确掌握基层的工作情况,改变过去那种坐家等服务为走出去有重点、有目的地进行跟踪服务,及时分析所掌握的材料,为领导理清工作思路,为解决机关和基层存在的问题出谋献策。三是为人民群众服务,全心全意。办公室工作人员必须把自己的全部工作看作是为人民服务的过程。在每一个过程中,每个人只有尽义务的责任,而没有要待遇、发牢骚和出怨气的权利。因此,要想服务得好,就要设身处地为他人着想,把困难留给自己,把方便让给别人,这是每个办公室工作人员应有的职业道德素养。

总之,面对日益发展的新形势,办公室工作人员应当力求做到:满负荷、快节奏、优质量、高效率,努力把“三个服务”工作提高到一个新的层次。

四个转变:一是随着要求的逐步严格和规范,办公室工作已经

    

从过去偏重办文办事转变为既办文办事,又出谋献策;二是从以往简单收发传递信息转变为全方位、多角度地搜集并综合处理信息;三是从单凭老框框老规矩办事转变为实现规范化有序的科学管理;四是从被动转变为有创新思维的主动服务。敢于改革旧的运行机制,在人员少、服务内容多、材料任务重的情况下,合理安排,科学运行,不满足于按惯例办事,不满足于机械服从,积极主动、创造性地开展好各项工作。

五个作用:一 是参谋作用。就是要大胆地参政议政,积极为领导决策提供有超前、可靠的参考价值的信息。因为决策中的参谋作用是通过为领导提供准确的信息、完备的资料和可靠的情况而发挥出来的。因此,办公室人员在深入调查研究发现一个时期工作出现某些偏差时,应及时提供给领导,以便改正。在领导工作中遇到难以解决的问题时,还应广泛搜集各方面的情况,为领导提供解决问题的意见和方案出谋献策。二是服务作用。在做好文字、会议、信访、后勤等各类服务的基础上,还要合理地安排时间参与领导活动,实行跟踪服务。三是协调作用。协调的目的在于统一各方面的认识,统一步调,严格纪律,帮助领导解决日常工作中出现的扯皮、推诿现象,提高工作效率,确保工作顺利实施。办公室协调工作主要有以下几个方面:(一)起草和核拟文稿方面的协调。一个文件的出台,可能涉及几个相关的科、室,这都需要事先征求意见,需要做一些改动和处理,需要通过协商来办理;(二)办事方面的协调。如领导交办事项、会议决定事项、各种联系联络等工作,都需要办公室具体组织协调;(三)办会方面的协调。主要指召开会议,从日程安排、时间确定、人员分工、文件起草、新闻报道等也都需要十分细致、周密地做好各个环节的协调工作,以确保会议的顺利进行,并达到预期的目的。协调是办公室一项非常重要的工作,随着改革开放的不断深入,部门与部门之间、上级与下级之间、下级与上级之间的联系与交往中日益增强,只有充分重视协调作用,才能在频繁的交往中,架起融洽关系的桥梁,为领导、为机关做好高质量的服务工作。四是把关作用。办公室是一个单位的“门面”,既是“窗口”,又是“关口”,每个工作人员都要协助领导在各个环节把好关,保证不出问题或少出问题。五是落实作用。这是办公室工作最关键的一环,也是衡量办公室好坏的最基本的标准,一个文件发过之后,一场会议开完之后,办公室都要按照文件内容和会议精神的具体要求,认真做好查办、催办和督办工作,确保各项工作落到实处。

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