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财会基础管理存在问题和预防对策的思考

时间:2008/7/27栏目:群众团体


        财会基础管理存在问题和预防对策的思考
  
  基础管理工作是一项庞大而复杂的系统工程,“基础不牢,地动山摇”、“安全出效益”——这些都是我们长期总结出来的经验和教训。近年来,基础管理工作已引起各行领导高度重视,但由于我行营业网点多、业务量大、机构和人事制度改革的不断深入以及金融品种创新较快等客观原因,使得管理压力重,防范难度较大;加之我行基层一线人员素质参差不齐、内控制度执行不严等,经营环境更加复杂,因此,加强财会基础管理,构建长效风险控制机制已刻不容缓。
  一、基础管理工作存在问题与成因分析
  (一)制度的盲区和缺陷导致执行偏差
  近年来,随着业务的发展,各级行出台了一系列的管理制度,这些制度的出台对加强基础管理,防范内部风险起到了一定的作用。但现在有些制管理制度缺乏系统性、全局性,使得制度控制作用被弱化。
  1、制度不够精细化,有些制度还存在盲区、遗漏的地方,特别是一些看似细节,但又意义重大的制度规定不够详细,不利于基层行实际操作,例如对重要岗位人员轮岗的人员范围、时间、轮岗方式的规定等。
  2、制度较为零散,不系统。当前下发的规章制度太多,有时对同一项业务的管理规定体现在多个文件中,内容零散,不系统,不连续,很不便于一线人员的完整学习和掌握。
  3、制度更新迟缓与业务发展、创新存在时间上的错位。很多不相适应的制度可能很多层面的人都意识到了需要改进,但往往究竟该由谁来改进的问题不明确。
  (二)个别基层营业网点人员配备不足,会计主管履行职责无法100到位。
  近年来,随着机构、人员精减力度的加大,对减轻财务压力,促进我行的可持续发展及提高经济效益等都起到了较好的效果,但同时也导致以下不良影响:
  一是个别行临柜人员配备不足,部分网点实行一个现场监督员负责三个或四个柜员业务的授权和监督的劳动组合,岗位设置达不到“平衡制约、权限制约、职责分明”的内部控制要求,存在现督员只能疲于应付,无法有效地核对业务是否真实合规,现场监督流于形式。
  二是由于营业网点人员配备不足,部分网点的会计主管名义上是专职,但实际上还得临柜、顶班,履行职责无法100到位。会计主管顶岗代班存在重大的安全隐患,一旦他兼有业务管理和业务操作双重职能,岗位职责越位,就会为单独作案打开方便之门。三是对会计主管的管理、考核和激励机制不健全。营业网点的内部管理、存款任务、文优服务和各级行检查都与会计主管有关,会计主管事务性的工作多、工作压力大、风险大。
  (三)规章制度落实不到位,案件防范制度执行不严,员工自我防范意识淡薄,整改措施不落实。
  认真执行规章制度,是防范案件发生和及早的发现案件,减少案件损失重要保证。但有些行之有效的制度,并未严格执行或者根本就没执行,其主要原因有:(1)制度的严肃性、权威性被逐级侵蚀;(2)个别部门疲于应付日常工作和各种报表,自律监管无法到位,对基层网点制度执行情况及整改情况缺乏监督和落实;(3)基层网点柜员风险方法和自我保护意识薄弱,执行制度的自觉性和自动性不高。分析起来,主要有三点:一是警惕低,防范松。往往是为了应付外在检查、督促才被动去做,而不是从内在对执行规章制度重要性认识基础上主动去实施,规范操作,加强防范和自我保护,一旦外在压力松弛,工作就开始打折扣;二是讲友情,碍面子。三是嫌麻烦,抱侥幸。这是比较普遍性的一个问题。在实际工作中一些人认为相互制约是碍手碍脚,交叉复核是多此一举,加之在业务繁忙顾客催促等外界压力下,不自觉地删繁就简,片面求快,结果忙中出错,“错”就是在交接制度、章、证、印、密码等管理关键环节违规操作,而侥幸心理又助长了这一不良做法。如:目前,部分柜员密码和安全认证卡管理不善,存在密码变明码,安全认证卡变飞卡或借他人使用,授权时柜员未按要求重新录入数据进行复核,印、押、证随意乱放或人离柜未及时收起等现象。
  (四)新业务出台之初其配套管理办法和有效的制约程序尚待完善,不可避免地产生监控的“真空地带”。近年来,为了满足社会服务需求,加快了金融新品种开发的力度,由于产品设计者或相关的管理部门并未亲历实践,其程序的欠妥之处,只能通过柜面实际操作才能发现,因而采取相应的完善对策必然有个时间过程,正是这个管理与操作脱节的时间段,成为案发的“多事之秋”。
  (五)第二、第三道防线手段落后,无法有效开展监管,且重检查,轻辅导,监管效果不佳。一是我行各种业务操作系统已高度集成,技术含量越来越高,资金汇划实时到账,操作风险大幅提高,但我行的监管手段却相对落后,大部分还停留在现场查阅账、表、簿、凭证阶段,现有的预警系统功能不完善,未能涵盖所有风险点。二是各部门自律监管普遍存在将检查中发现的问题发一个整改通知了


        事,未能深挖产生问题的原因,并对网点人员进行现场辅导,帮助被查单位改正错误,提高认识,防止再犯同样的错误。三是个别主任“十亲自”不亲自,流于形式。主任重业务拓展,轻内控管理,大部分都将监督检查的内容“亲自”交给会计主管去做,纯碎是为了应付检查,不仅无监督效果,而且还起反作用,成为弄虚作假的榜样。
  二、应对措施
  (一)进一步健全会计管理制度建设体系,确保制度执行的严肃性和权威性
  1、制度需要整合。基层行处有些问题就是各级管理层某个方面的透视和缩影。因此一方面在积极向上级行反映呼吁的同时,也要全面倡导各部门、员工在力所能及的范围内,进一步改进资源不共享、信息不沟通、管理不连贯、制度不系统等方面的不足;另一方面应专门研究采取何种有效方式,力求一线人员对相关制度能完整、系统的学习和掌握,以提升制度的执行力。
  2、充分利用网络优势,在局域网上开辟有关制度的论坛,基层网点人员有问题可直接发贴求教,既可减少中间流转环节,又能与基层人员直接互动交流。将新制度、新规定上网,为员工业务学习提供一个交流和互动的平台。定期或不定期召开有关制度研讨会,对制度的制订和执行情况、系统的风险点及完善系统的需求、业务操作中遇到的问题进行探讨,对现有系统的各项业务流程进行规范,简化操作程序,减少不必要的重复劳动,方便基层网点柜员的操作,并通过网络或文件汇编等手段,及时将相关制度和操作流程下发基层,确保基层提高工作效率,执行制度落到实处。
  3、建立制度落实的综合考评体系。根据权、责、利紧密结合的原则建立制度落实的综合考评体系,该体系将涵盖对财会监管员、会计主管、柜员履行岗位职责的考核,充分发挥激励机制的作用。对考评结果进行奖优罚劣,从根本上改变过去只罚不奖,做得多被罚的机会也多,工作积极性调动不起来的状况。
  (二)要配足营业机构内勤人员,狠抓监管员、会计主管、三级主管、普通柜员的落实工作。
  1、从体制上强化基层营业网点自身内部控制,有效防范风险。根据营业网点布局、人员素质和内部控制的要求,制定营业网点保开门营业的最少人员配备和劳动组合的统一标准,并确保营业机构营业期间有1名三级主管实施“即时监督”。只有配足营业机构内勤人员数,会计主管顶岗代班现象才能得以遏制,才能确保内部制约达到要求,使强制休假、异地交流、重要岗位轮换等相关制度得到执行。
  2、应根据《中国农业银行基层营业机构委派会计主管暂行规定》的要求,制订科学的委派会计主管考核办法,将委派会计主管的管理统一纳入干部人事管理,不断创造有利于委派主管的晋升、晋职的机会,使会计主管感到有成就感,充分调动会计主管的积极性,让其集中精力做好被委派单位的会计基础工作,彻底改变“会计主管工作压力大、责任大、工作动力不足”的局面。
  3、认真探讨三级主管任职条件及考核办法。三级主管身处基础管理工作的最前线,其业务水平及履责情况决定内控水平高低,各支行要结合本行实际制定三级主管任职资格,要坚决遏制把业务比较薄弱的柜员按排在三级主管岗位的现象。
  4、各行要针对abis综合运用系统操作特点和岗位设置,及时修订普通柜员各岗位责任和考核办法,明确各岗位的责任和职权。基层网点柜员要不断增强风险防范方法和自我保护意识,做到“知其然,知其所以然”。
  (三)强化人本管理,提高员工自我防范意识,增强员工的凝聚力和忠诚度。
  1.实施人性化的管理。在日常检查中,不论从行员行为规范,还是政策实行规范和业务操作规范等方面,要应以教育、辅导为主,经济处罚、纪律处分为辅;要结合本行的特点和经营活动的实际,有计划、有组织地开展多层次、多渠道的具有思想性、知识性和趣味性的文化活动,使员工在一种精神的愉悦和满足中受到教育。
  2、探索建设风险管理文化。以开展“创建学习型组织,争做学习型员工”活动为契机,积极倡导和强化风险意识,推行涵盖事前监测、事中管理、事后处置的全过程风险管理行为,通过广泛的风险教育和重视业务上的风险估计来培养所有人员对风险的敏感和了解,并将风险意识贯穿于所有人员的自觉行动中去,让每一位员工认识到自身的工作岗位上可能存在的危险,时刻警觉,形成防范风险的第一道屏障。
  (四)加强自律监管建设,提升监管创新职能。
  1.加强部门间的信息沟通和对各种检查内容、项目、种类的整合,实现资源共享。对各类检查尤其是各部门的自律监管的检查进行整合。鉴于业务部门和监督部门自律检查面、内容、数量等进度不同步,分业务部门和监督部门进行整合,明确牵头部门,统一组织同类的检查活动,既可减少对基层重复检查的次数,达到检查的目的,又能实现对检查资源的共享。
  2.创新监管手段,转变监管重点。目前的监管检查仍侧重于传统的现场检查和对操作人员的检查,对于非现场检查和管理层的检查重视不够,今后对各行资金往来的异常变化和管理人员是否真正履行职责应成为监管的重点。各行监管人员还应积极收集、查找业务系统缺陷和管理漏洞,提出改进意见,在系统未完善前,加强对风险点的监控。加强对柜员使用安全认证卡和密码的管理,通过现场检查、调阅录像的等方式检查柜员执行制度情况,发现问题及时整改,屡教不改从重处罚。
  适应信息网络技术广泛应用条件下,业务数据互动更加明显、时效性也更强的特点,建立新的职责督查机制。在检查内容上,变专项检查为全面检查,拓展每次检查的空间;在检查方式上,按季度对重点问题罗列出来,进行定期检查,将定期检查与不定期检查结合起来,从时间上扩大督查范围,解决同样错误经常重犯的问题
  3.转变监管观念,服务基层网点。监管检查不能有高高在上的思想,要有服务基层,帮助基层查错防弊,提高管理水平的观念。部门自律监管要与业务辅导紧密结合,重点进行面对面的现场辅导,指出问题根源,指导正确方法,提高监管效果。
  4.加强后续整改,落实部门责任。各行要成立落实整改部门,负责抓各类检查后续整改事项,确保整改工作能落到实处。避免存在各类检查发现问题无人抓整改落实现象。
  (五)改进培训方式。应注重培训的时效性、实用性开展形式多样,灵活生动的培训,如开展业务知识、业务技能的竞赛;采取到基层行巡回培训辅导方式,扩大培训面;采取检查和现场辅导相结合的方式,针对性和效果更佳;利用系统优势,架设模拟操作系统培训平台,提高柜员操作技能,尤其是提高柜员新业务操作熟练程度。
  (六)树立科学发展观,转变经营观念,坚持业务发展与内控管理并重,杜绝部分网点以拓展业务和应对市场竞争为借口,忽视风险防范和违规行为的发生。
  


        事,未能深挖产生问题的原因,并对网点人员进行现场辅导,帮助被查单位改正错误,提高认识,防止再犯同样的错误。三是个别主任“十亲自”不亲自,流于形式。主任重业务拓展,轻内控管理,大部分都将监督检查的内容“亲自”交给会计主管去做,纯碎是为了应付检查,不仅无监督效果,而且还起反作用,成为弄虚作假的榜样。
  二、应对措施
  (一)进一步健全会计管理制度建设体系,确保制度执行的严肃性和权威性
  1、制度需要整合。基层行处有些问题就是各级管理层某个方面的透视和缩影。因此一方面在积极向上级行反映呼吁的同时,也要全面倡导各部门、员工在力所能及的范围内,进一步改进资源不共享、信息不沟通、管理不连贯、制度不系统等方面的不足;另一方面应专门研究采取何种有效方式,力求一线人员对相关制度能完整、系统的学习和掌握,以提升制度的执行力。
  2、充分利用网络优势,在局域网上开辟有关制度的论坛,基层网点人员有问题可直接发贴求教,既可减少中间流转环节,又能与基层人员直接互动交流。将新制度、新规定上网,为员工业务学习提供一个交流和互动的平台。定期或不定期召开有关制度研讨会,对制度的制订和执行情况、系统的风险点及完善系统的需求、业务操作中遇到的问题进行探讨,对现有系统的各项业务流程进行规范,简化操作程序,减少不必要的重复劳动,方便基层网点柜员的操作,并通过网络或文件汇编等手段,及时将相关制度和操作流程下发基层,确保基层提高工作效率,执行制度

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