精简党委机关公文应着重在规范上下功夫

精简党委机关公文应着重在规范上下功夫

精简党委机关公文应着重在规范上下功夫

　　李豪雄
　　
　　党委机关公文是按照严格的、法定的生效程序和规范的格式产生的，在加强党委领导、推动经济发展、强化社会管理和促进公共服务等公务活动中发挥着重要的传递信息和记录作用。但数量多、篇幅长已成为当前各级党委机关公文工作中的—个突出问题，如何有效精简党委机关公文数量、有效提升公文质量已成为了各级各地党委办公室办文部门探讨的重要课题。近年来，我市以规范为抓手，有效地控制了党委机关公文的数量，2010年以市委和市委办名义下发的公文同比减少了23%，公文质量也得到了不断提升。
　　
　　一、规范公文制发权限，严把行文入口关
　　
　　市委和市委办名义所发文件原则上只管宏观，管党务群团工作，对具体工作严格按工作职责权限，归口政府或有关部门办理，相应地行文也由政府或部门来实施。一是明确应该由部门制发的文件，一律由部门制发。在文件制发过程中，我们经常会遇到有关部门为了提高文件效用，将部门的工作上升到市委或全局的高度，以市委或市委办的名义下发文件。遇到这种情况，我们会根据有关规定退回文件起草单位，要求其自行发文。比如，市国土局在起草关于增强对国土管理行政问责的绩效考核文件时，代拟了市委办、市政府办《关于将各县市区国土管理责任纳入绩效考核》的文件，收到该文件草稿后，我们办文科就该文件进行了分析，认为以市委、市政府的名义实施绩效考核涉及到众多部门的工作，国土局代拟的考核文件的主要内容是国土管理工作，考核的主要实施者是国土部门，没必要上升到市委、市政府的高度，为防止其他有考核内容的部门效仿，不适合以市委办、市政府办名义联合下文，因而建议国土局自行发文，国土局有关负责人先后与分管办文工作的办公室副主任和常委秘书长报告，我们就将我们的拟办意见向领导进行了汇报，得到了领导的支持，最终该文件由市国土局自行发文。二是主要工作职责在政府和政府部门的有关文件，一律由政府办制发。比如，对于成立工作领导小组的有关文件，如果领导小组的组长、副组长等主要负责人都是市政府领导的文件，我们明确要求由市政府办制发文件，对于主要工作职责是政府部门的有关文件，我们也要求由市政府办制发文件，而不以两办名义行文。通过以上措施，近年来，我市党委机关的发文在数量上有较大幅度的下降。
　　
　　二、规范公文制发程序，确保公文的严肃性
　　
　　公文的严肃性、规范性对其制发程序提出了严格的要求，我市对党委机关公文的制发制定了相应的工作流程，以程序的规范来保障公文的严肃性。一是规范受理程序。有领导初审是受理公文的前提条件。所有公文都必须有相关单位的主要负责人签字并加盖单位的公章，经联系相关工作的市委副秘书长认可后方可进入办文程序。规范公文受理的途径。从保密和规范的角度考虑，市委办公室自2008年起只从内网受理公文，电子政务内网是公文受理的唯一渠道。二是规范核文程序。所有以市委办或市委名义制发的文件，都由文件起草单位提供文件起草的相关背景资料、有关依据，由分管核文的副科长进行审核后，再由科长审查，再送分管办文的室务会领导把关。三是规范审签程序。对于以市委办名义制发的公文，先由市委分管该项工作的副秘书长签署办文意见后进入办文程序，由办文科对相关依据、文稿的体式、文稿内容初步审核把关，最后呈报常委秘书长和分管相关工作的常委领导审发；对于以市委名义制发的公文，经核文后呈报常委秘书长和相关市领导审查后，最后都由市委书记签发；对于市委办、市政府办联合行文，先由市政府办对文稿进行初核，然后由市委办复核，再按照审核领导的职务高低在市政府和市委之间交叉审核，最后由常委秘书长或分管相关工作的常委领导审发；对于市委、市政府的联合行文，审签程序与两办行文基本相同，最后由市长审签后呈市委书记签发。
　　
　　三、规范公文制发内容，确保公文质量
　　
　　公文质量是公文的生命线，公文内容是公文的灵魂，质量优的公文能够用最简洁的内容清楚表达制文单位的意图，也能够最有效地实现行文的目的。一是严格体式要求。组织公文办理人员认真学习《中国共产党机关公文处理条例》，熟悉领会党的机关14类公文所使用的条件，严格根据公文的内容，我们先对公文的类别进行界定，该以《意见》下发的文件以《意见》下发，该以《通知》下发的文件以《通知》下发，以规范的文种制发文件，确保公文的体式文题相符、规范有序。二是确保公文的有用性。说到底，制发公文的目的是为了加强管理、推动工作、促进发展，而不是单纯地为了制发文件而制发文件，因此，公文的有用性是公文制发者应该突出把握的要义。发有用的文．不发无用的文和作用不大的文是我们在公文处理过程中把握的准则。在公文处理过程中，我们就把公文的有用性放在突出重要位置。比如，对于有关活动的实施或会议的召开，为领导安排相关活动提供有效服务，以便领导科学安排，有效避免了有关活动或会议的撞车，我们要求明确具体的时间，有时为了确定某个时间点，我们经常要与市委总值班室等有关会议部门衔接多次；对于有关体制机制改革的文件的制发，我们反复召集相关方面的座谈会，着力对文件制发后对相关群体的影响进行全面评估，尽可能将文件的可操作性达到最优，力求准确。三是严把文字关。党委机关的公文一定程度上代表了党委机关的形象，绝不容许错字、别字、生僻字、歧义字出现，以免影响受文者对文件内容的领会、理解和执行。我们在核文过程中采用初核、复核、终审的多重审核工作模式，通过对文件文字的层层把关，有效地避免了公文文字方面的差错。
　　
　　党委机关公文处理是一项思想认识水平要求较高、业务要求较高、知识面要求较广、文字处理能力要求较强的工作。只有加强对《中国共产党机关公文处理条例》和省委办公厅关于公文处理有关要求的学习领会，并在办文实践中严格执行有关规定，才能有效精简党委机关公文，不断提高公文处理工作的科学化、制度化和规范化水平。
　　
　　（作者单位：中共湖南省湘潭市委办公室）