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行政部工作流程

时间:2007/11/7栏目:规章制度

品领用台帐上登记。

  3、领用宣传品在5份以上的,需填写宣传用品领用申请单,由部门经理签字确认后,在宣传用品领用台帐上登记后领用。

  4、宣传品费用初步拟订每季度摊销一次,如费用超出预算,由财务部通知行政部暂停向该部门发放宣传品,并在下一期预算中扣除超出部分。

  5、如行政部发现其未填写或领用数目超过填写数目,行政部除责成其重新填写外,并向其部门经理投诉及进行相关处罚。

  十二、 会议管理

  1.    公司行政部统一管理会议制度,所有会议均须及时通知行政部,便于安排和登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。

  2.    会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等(见附表3),便于行政部配合工作。会前由行政部派人做好会场布置及设备调试。

  3.    除其他部门主办的会议资料各自存档外,会议资料由行政部整理、立卷、存档。

  4.    会议结束后由行政部派人清理会场,查收设备。

  5.    会议室使用费用按部门使用比例每季度摊销一次。

  十三、 车辆管理

  1、  公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用,公司人员如要用车,请遵循以下管理条例:

  2、  公司车辆由行政部门负责管理,分别按车号设册登记管理。

  3、  公司车辆的使用实行"派车单"制度。员工应认真填写"派车单",交由所在部门一级部门经理签字。若有预计用车需要,应提前2—3天向行政部门提交"派车单"申请。

  4、  "派车单"经行政部汇总后,由行政部经理负责车辆统一调度。

  5、  车辆使用完毕,使用人员、驾驶人员须填写"车辆使用实际情况记录单",交行政部备案。

  6、  行政部门每月将耗油量及行驶旅程记录签报分管副总查核一次,以防浪费,如超过耗油标准时(指不正常)应送请调整修理。

  7、  公司车辆内部使用费用如下:

  ①市内用车:普通轿车里程费1.5元/公里;面包车里程费2元/公里。

  等候计费:等候时间在半小时内,免计费用,超过半小时部分,按0.5元/分钟计费。

  ②长途用车:普通轿车里程费1.0元/公里;面包车里程费2元/公里。

  直接费用(如汽油费、过桥过路费、停车费等),由各用车部门自理。

  ③各部门车辆使用费每季度结算,并由部门经理签字确认后交财务部。

  十四、设备维修流程

  1.报修人员先将报修信息反馈给各部门的设备管理员;

  2.部门设备管理员初步检查后,填写《设备报修单》(提供设备编号和故障现象),部门经理批准后送交行政部;

  3.行政部设备管理员根据编号,联系厂商,组织及时维修;

  4.通过暂借、调拨等方式,将暂时不用的设备给报修者使用;

  5.机器设备维修完毕,行政部登记备案,发还给报修者使用;

  6.涉及到的维修费用,由各部门承担。

  十五、电子屏使用规范

  (一)原则

  电子屏是公司对内对外的信息传递载体。为更好的使用电子屏,做到使用主体合格,信息确认有效,发布时间合理等,特制定本使用规范。

  一、            使用主体

  1、行政事业部享有电子屏的操作及管理权。

  2、行政事业部设专人负责电子屏的使用、维护、修理。

  3、电子屏责任人的职责包括:及时实施公司信息发布,制定信息发布时间表,制定信息更新计划,电子屏信息发布的汇总整理,电子屏日常维护,电子屏故障排除,电子屏修理配合等。

  4、电子屏责任人对行政事业部经理负责。

  二、            发布内容

  1、电子屏的发布内容分为日常型信息和特别型信息。

  2、日常型信息内容包含:公司宣传介绍、公司新闻动态、业内新闻动态。

  3、特别型信息内容包含:各类通知、各类公告、各类贺词及其他信息。

  4、日常型信息的搜集整理由行政事业部完成。

  5、特别型信息的搜集整理由行政事业部配合消息相关部门完成。

  三、            发布时间

  1、电子屏的使用时间为每个工作日的上午8:30至下午6:30(有特殊情况的除外)。

  2、日常型信息发布时效:公司宣传介绍每日2小时,分4—6时段发布;公司新闻动态每日2小时,分4—6时段发布;业内新闻动态每日1小时,分2—4时段发布。

  3、特别型信息发布时效由信息相关部门会同行政事业部核定:公告的发布时间一般为2个工作日,每日2小时,分4个时段;通知的发布时间一般为1个工作日,每日2小时,分2—4个时段;活动贺词的发布时间

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