1、本机关形成的各处门类和载体的档案，由档案室集中统一管理，做到专室、专柜、专（兼）职人员负责保管；

2、档案室有防资措施，防风窗帘，防火器材，档案柜内放有防虫、防腐药品，以使档案得到安全保护；

3、根据气候条件，适时开窗通风或密闭门窗防潮，以保持室内一定的温湿度；

4、档案室内严禁吸烟、存放易燃、易爆物品及招鼠之物，保持室内清洁；

5、平时出入库存的档案，应及时清点登记，并定期检查室藏档案、经常检查电灯、电器线路有无破损，下班前注意关灯、锁门、关门窗。

6、档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。

   （三）档案保密制度

1、经常对机关工作人员进行档案保密教育，明确保密范围，严守保密纪律，执行《保密手册》；

2、非因工作不得随意谈论档案内容，不得在和人交往和通信中泄露属于国家机密和档案资料；

3、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家机密的档案资料，并严禁将档案携带、传递、寄至境外；

4、凡属保密档案，不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传；

5、严格控制机密档案查阅范围，并按照保密规定，对归档后多余的文件材料及时销毁；

6、定期检查档案保密情况，发现问题及时上报，不隐瞒、失泄密事故；

7、加强库房管理，非本室工作人员严禁入内。

   （四）档案利用制度

1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围，主要为领导决策和机关各项工作服务；

2、本机关工作人员查阅档案，均限于本人工作范围所形成的档案材料，查阅超出本人工作范围的须经有关负责人同意；

3、     查阅保密档案范围，需经主管领导批准；

    4、外单位查阅档案时，必须持介绍信，经同意按介绍信内容查阅；

    5、查阅档案时，严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案，对摘抄的档案不得私人保管或转借传阅，更不能翻印公布、倒卖；

6、查阅档案必须履行登记，注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。

二、办公室会务制度

1、为保证办公室工作高效协调、顺畅运作，建立办公会制度；

2、办公会由主任或委托副主任主持召开。

3、会议一般每周一下午召开，有特殊情况可临时召开。

4、参加会议人员为办公室全体人员，必要时通知有关人员参加。

5、办公会主要内容为汇报讲评上周工作，布置下周及近期主要工作，商议、协调、解决工作中遇到的矛盾和问题。

6、秘书室承办会议的会务组织工作。

三、打印室管理制度

1、    文秘人员负责打印室的管理工作。

    2、文秘人员对送交的文件、材料应逐一登记、校核，并签字后送打印室打印。

    3、电脑等打印设备要经常维护。打印设备出现故障应及时分析，查找原因，并向办公室领导汇报。

    4、严格打印或复印程序和手续。打印文件必须有领导签字、有文号、有校对人签名。不得私自接受打印件或复印。手续不完备的应拒绝打印。

    5、保证打印或复印质量，提高工作效率。坚持谁起草谁校对，两校一复核制度。急件随到随打，平件一般不超过三天。一般差错率控制在千之分二以内，杜绝原则性差错。

    6、严格遵守保密规定，禁止无关人员翻阅打印资料和出入打印室，不在室内待客闲谈。

    7、负责打印室的安全、卫生、保洁工作。做到每日清扫清洁，每周大扫除。人走四关（关机、关电、关灯、关门）。

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