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做好记忆管理提高工作效率

时间:2011/2/26栏目:文秘工作

  做好记忆管理提高工作效率
  
  职场中人常会遇到这样的问题:忙碌了一天,待办工作还有一长串;会议前背了一堆资讯,老板一问却脑袋空白。其实,不是你的工作能力欠佳,而是没有用对方法。在数码时代,忙碌的上班族特别需要一套能帮助减轻生活与工作压力的整理术。小时曾患有失读症的Google前资讯长梅瑞尔如今成了全世界最会整理资讯的男人,他在新书《Coogle时代一定要会的整理术》中首度公开私房整理术,教上班族轻松解除资讯时代的工作焦虑。
  一、一心多用往往没效率
  回想一下,当你很专注地工作时,常常会对同事的闲聊充耳不闻,但多样工作任务一起来时,反而感觉碍手碍脚。梅瑞尔说,因为我们的注意力通常只能集中在一件事情上。当你同时处理几件事时,等于妨碍你的脑子做事,它正努力让资讯进到长期记忆,一不小心就会前功尽弃。这就是为什么同时处理多项任务时常常做不好的原因。
  很多人开会时总爱带着笔记本电脑参加,大家也习以为常,并且感觉挺有效率的。但事实并非如此。使用笔记本电脑的人大多会遗漏会议里的重要资讯及决策,因为人在同一时间处理多项工作是无法专心注意周遭发生的动态状况的。所以要想提高工作效率,应先将诸多资料移除,专心地想及做一件事,你会发现更顺利。
  二、将短期记忆变成长期记忆
  梅瑞尔建议上班族每次接收到新资讯的时候,都要非常专注、单纯地做同一件事,这样大脑就会将这个资讯从短期记忆移进长期记忆。回想一下,某个心仪对象第一次把电活号码给你的时刻,因手边没纸可抄下号码,你可能会在脑海里不断重复背诵那组号码,直到默记下来。由于这个复诵动作,号码已从你的短期记忆编码进入了长期记忆。
  若你不想在脑海中复诵要记下的资讯,你或许会问,是不是还有其他更有效的方法?梅瑞尔说答案就是替资讯找到一个故事
  三、以故事脉络来回溯记忆
  要顺利回想起一件事,有个方法挺好用,就是为那件事情找寻可以提供线索的故事。梅瑞尔说他太太每次找不到皮包的时候就会用此法。她会先在屋内四处走动,口中念念有词:“我记得刚才在这里看狗狗,然后走到那里拿起杂志,然后……啊!我在浴室从皮包里拿出口红!”这个方法同样可运用于工作中。例如,在与厂商会谈时,如果对于当时的会谈结论没有太多印象,也没有留下书面记录,不妨找出之前的讨论报告,参考曾依序讨论的项目,重新回想当时参与的情景、人物及对话,依序回溯记忆,就有可能想起结论。
  工作忙碌的上班族,只有通过整理术适时整理脑中混乱的资讯与思绪,才能在必要时掌握事情脉络。学习保持大脑净空,不急着埋头苦干,别将资讯硬塞进脑中,这样在面对职场压力及竞争时才会从容不迫。
  

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