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做好办公室信息工作的思路和方法

时间:2011/2/26栏目:文秘工作

  做好办公室信息工作的思路和方法
  信息工作是办公室的一项重要工作,对辅助领导决策有着重要作用。这项工作说起来只是“收收整整”,但真正做好并不容易。在实际工作中,只有形成正确的思路,掌握有效的方法,才能提高信息服务水平。总结几年来的工作经验,有几点思路和方法与大家共同探讨。
  一是深化思想认识。信息工作重在反映情况,这毋庸置疑,但不能仅停留在这个认识层面上。从信息范畴来讲,信息可分为内部信息和外部信息。内部信息重点反映的是内部的全面情况,对解决内部问题十分重要。报内部信息既要总结经验和做法,又要反映矛盾和问题,即要既“报喜”又“报忧”,报“喜”可以得到上级的认可,报“忧”可促使问题的解决。实际工作中解决问题的途径很多,但往往层级较多、程序较多,有些问题易造成积压,不能被及时解决。而通过信息渠道可以很快地将问题反映给领导,只要是真实的、重要的、必须解决的问题,领导都会重视的,也会及时解决的。外部信息重在反映外部环境的变化和影响,由于种种原因往往不被重视,实际上收集与本单位相关的外部信息十分重要。外部信息在一定程度上可称为情报,在战争时期,拥有准确、及时的情报会决定一场战争的胜负;在和平时期,仍然有各种间谍被政府或企业重用,他们获取的有效情报直接影响着政治或经济活动。从事情报工作的人员,通常都具有很强的观察、分析、总结、判断问题的能力。因此,认为信息工作只是“收收整整”的人,一是认识不到位,二是看不起自己。信息工作十分重要,整个过程都是工作人员能力和价值的体现,在一定程度上可以说是一项战略工作,做好了对辅助领导决策十分重要。同时,对自己的成长也非常有利,因为从事信息工作的人员离领导比较近,做出点成绩领导会看在眼里、记在心里。
  二是坚持供需结合。在信息工作中,一方面要把下面的信息收集上来,供本级领导参考;另一方面要把本级的信息报送上去,供上级领导参考。领导对工作人员收集整理的信息是否感兴趣,很大程度上取决于供需结合的紧密程度。采编信息必须抓住领导的需求,就是本级领导关注什么,上级领导关注什么,找到供需的结合点。这个点可从以下几个方面来找:第一,从会议中找。从中央到地方,从上级到下级,每年都要召开不同类型和规模的会议,工作总结会、任务部署会、经验交流会,有全年的,有半年的,有长期的,有短期的,这些会议的内容都很重要,大家十分关注。信息工作人员要及时了解会议的主题和精神,掌握会议安排的工作任务,领会领导的指示要求,结合本单位的贯彻情况,找出信息选题的供需结合点。第二,从公文中找。公文是传达贯彻党和国家方针、政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,请示和回答问题,指导、布置和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具,它所承载的内容是大家必须学习和执行的,信息工作人员可从中选题。不管是上级的、本级的还是下级的公文,都要认真地学习研究。可以采取略读和精读相结合的方法,抓住重点和要点,避免花费过多精力。第三,从调研中找。一方面,关注领导的调研活动。领导调研都有目的性,在调研过程中也会发表一些意见或提出一些要求,及时地了解掌握,可以发现上级、本级领导在某个阶段关注的重要问题。另一方面,主动开展调查研究,全面了解基层的真实情况,发现实际工作中存在的问题,找到上下需求的结合点。此外,通过电视、报纸、网络等媒体也可获知一些重要情况,可从中寻找信息采编的要点。
  三是把握报送时机。信息的时效性非常强,有些信息一旦错过某个时间段就失去价值了,所以对大部分信息要及时编报,一部分信息要选择合理时机编报。比如,月度、季度、年度工作任务指标的完成情况,工程项目的实施进展情况,召开的重要会议和举办的重要活动等常规性信息,时间到了或工作完成了就要立即编报,但要避免“超前报”,人为地把工作提速、把成绩夸大。有个例子可以给大家一些启示:深入学习实践科学发展观活动刚进入第二阶段,一些单位就上报了已取得丰硕成果的信息,这样做很容易给领导和群众留下作风不实的印象。对于重大突发性事件,必须按程序及时上报,来不得半点马虎和拖延。对有些涉及要钱、要物、要政策的问题性信息,则应当选择适当时机,慎重报送。比如,A地区油气管道腐蚀严重或超期服役,由于资金紧张不能及时更换,存在着随时泄漏的安全隐患,通过正常渠道上报更新计划,批复过程十分缓慢。这期间,B地区一条油气管道因泄漏造成严重火灾,造成了较大的经济损失和不良的社会影响。于是,A地区的办公室信息工作人员抓住这个时机,举一反三,立即上报了油气管道存在安全隐患急需更换的信息,上级领导看后及时组织研究,很快解决了问题。这是一个选择适当时机报送信息的好例子。
  四是提高信息价值。信息的价值对不同对象而言是不同的,表现形式也不尽相同。有些情况领导掌握不全面,通过信息渠道了解了;有些信息反映了问题,领导看后问题及时解决了;有些信息对领导产生了启迪作用,对决策起到了辅助作用:这些都是信息价值的体现。实际工作中,真正能够引起领导重视的信息比较少,这是办公室工作人员普遍感到困惑的问题。特别是随着电视、报纸、网络等媒体的发展,领导可以及时了解到多方面情况。要进一步提高信息工作水平,就必须在提高信息价值上下功夫。首先,选题要准确。选择重要问题,大家关注的问题,这一点十分重要。如果所选问题本身没有什么意义,写得再好也没什么价值。其次,标题要醒目简练。标题要引起读者的注意,信息编写人员就需要具备高度的概括能力,抓住事情的主题和要害,有“一语道破天机”的功力。有人写信息题目喜欢用一些形容词,比如“某单位上半年经济发展势头良好”、“某项工作取得显著成效”,其实像“势头良好”、“显著成效”这些词语太模糊,缺乏对实际工作的高度提炼,因而针对性较差,如引

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