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运用现代科技手段和系统管理理论提升办公室工作效能

时间:2011/3/3栏目:文秘工作

  运用现代科技手段和系统管理理论提升办公室工作效能
  
  办公室是各级机关、企事业单位的中心办事机构和综合协调部门,是沟通上下、联系内外、协调左右、维护全局的桥梁和纽带,是确保各项工作顺利开展的“中枢神经”。当前,科学技术迅猛发展,特别是办公自动化和网络技术的发展日新月异,要求办公室进一步解放思想、更新观念,充分运用互联网络、门户网站、办公自动化等现代科技手段以及现代管理系统理论,着力推进宣传、信息采集、办公方式和内部管理工作创新,全面提升办公室工作效能,促进各项工作登台阶、上水平。
  
  一、运用单位门户网站,强化公开、宣传和沟通功能。政企事务公开、舆论宣传和联络沟通是办公室工作的一项重要职能,而单位门户网站越来越成为单位对外事务公开、宣传服务的重要窗口以及与社会大众沟通的重要渠道。当前,单位门户网站的建设与维护一般由办公室承担,这就需要把这两项工作有机结合,职能有机整合,科学合理设置门户网站的功能,认真制定并实施各项维护管理制度,使门户网站成为单位对外公开有关事务、宣传展示单位形象以及与各方面沟通联络的有效载体。一是合理设置事务公开和舆论宣传的栏目和窗口。门户网站的定位一般以服务为主,主要提供单位相关职能、机构设置、人员组成以及主要工作和服务内容等方面索引的组织和查询,以及相关信息的综合引用和链接等服务。同时,办公室要注重强化新闻宣传意识,在门户网站设置宣传本单位政策、领导讲话、重要会议、重大活动等方面的文字栏目、图片窗口和视频栏目。二是建立畅通的网上互动渠道。现在网络传播速度很快,网民的力量不容忽视。办公室要注重网上沟通联络,主动建立网上专题论坛、领导信箱及投诉信箱、网上民意调查、网上视频对话等栏目,提供一个网民参与意见收集的渠道,主动收集、及时处置民情民意,增加与网民及其他方面沟通和交流的渠道和机会,推动党政机关依法施政、科学决策和企事业单位有序发展。三是及时做好更新维护工作。事务公开、舆论宣传和网上沟通等功能设计要以网民为中心,以方便实用为原则,不搞花架子。要做到这一点,必须建立高效、有序的运行和维护制度与机制,门户网站应有专人负责日常维护和更新,宣传内容有专人负责采编、上传,网上专题论坛、领导及投诉信箱、网上民意调查有专人负责处理和反馈,网上视频对话有专人组织和落实,同时建立考核奖惩机制,确保有序运行。在加强监督和管理、保证信息安全和服务质量的前提下,也可积极探索资源外包的模式,把非关键性和非决策性业务流程和环节规范化后外包,实现服务的社会化,以提高效率、降低成本。
  
  二、运用互联网络,搭建信息采集的平台。信息采集、汇总、上报是办公室服务领导的重要工作,除了利用内部工作网络、平面媒体和信访等传统渠道外,还必须充分运用互联网络,搭建快捷平台,全方位、快速收集各类相关信息,为领导决策服务。一是精心收集筛选网上信息。办公室要充分利用网络新闻报道快、搜索引擎功能强、信息容量大、内容保存时间长等优势,在第一时间收集整理网上中央、省、市党委、政府及相关部门的重大政策、决策部署,收集各地同行业的先进经验和做法,收集网上与本部门、本行业相关的热点反映,为领导决策提供参考。二是实施网上快捷传输。时效性是影响信息质量的关键因素之一。要通过网络快速高效的信息传输手段,在门户网站或其他网站申请“Email”,建立办公室系统信息工作人员“QQ”群,或通过MSN聊天软件,远程互动,互通互助,提高信息报送和传播的时效性。三是建立快捷的报送载体。一方面,办公室可以沿用纸质的方式,每日编辑网上要闻快讯,报送领导参阅;另一方面,可以积极运用网络技术,如“Email”、“QQ”、MSN快捷报送,还可以结合办公自动化系统传输和报送。
  
  三、运用办公自动化技术,构建工作运行快速系统。办公自动化(OfficeAutomation,简称OA)是将现代化办公设备和计算机网络功能结合起来,用于文字处理、文件传递、图像传递、资料查询和经济社会模拟等的一门技术。办公室工作头绪繁多,面对繁杂的工作,必须主动引入和使用办公自动化技术。一是综合运用现代办公手段。对大量文件的处理,接受外来文件存档,查询本部门文件和外来文件,产生文件的日常管理和存储等,都可采用这一现代办公手段;此外,还可采用各种先进设备,如复印机、传真机等复制、传递文档,或者采用计算机网络技术传递文档。二是搭建内部信息交换平台。通过办公自动化系统,建立起单位及办公室内部的邮件系统,使内部的通信和信息交流快捷通畅。同时,在内网建立电子公告、电子论坛、电子刊物等有效的信息发布和交流平台,使内部规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等在机关和企事业单位内部员工间得到广泛传播,方便大家及时了解单位的发展动态。三是建立一体化、自动化的工作流程。整合相关职能,协同多岗位、多部门工作,实现办公流程再造。办公室可牵头对单位的公文处理、项目审批等流程化工作,通过办公自动化系统,实现工作流程和文档管理的自动化、电子化。在此基础上,实时监控、跟踪,解决问题,建立电子文件柜,使各类文档能够按权限保存、共享查找和使用,从而规范各项工作,提高单位工作的组织化程度和协同效果。四是建立辅助办公系统。对会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等日常事务性工作,通过系统生成和信息集成,实现自动化辅助办公,这样相关人员就能有效地获得整体的信息,提高整体反应速度和决策能力。此外,还可采用支持多分支机构、跨地域的办公模式,实现分布式办公、移动办公和跨地域办公。
  
  四、运用系统管理理论和方法,推进办公室内部管理工作创新。系统管理理论是卡斯特(F.E.Kast)、詹姆斯.E-罗森茨韦克(James.E.Rosenzweig)和约翰逊(R.A.Johnson)等美国管理学家在一般系统论的基础上提出的,主要是把一般系统理论应用到组织管理之中,运用系统研究的方法以及整体优化、合理组合、规划库存等管理新概念和新方法,考察组织结构和管理职能,以系统解决管理问题。同样我们

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