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秘书工作分类新说
秘书工作分类新说口王林
当代秘书学作为一门学科产生、发展已有一定时间了。然而，目前从秘书学科的角度对秘书工作作科学、合理的分类，还是摆在学术界面前的一个重要问题。目前存在的主要问题是：其一，对秘书工作的分类没有出现学术界普遍认同的方法；其二，秘书工作分类标准多样化，不科学；其三，各种分类方法存在于各种版本的教材中。这种情况极大地阻碍了秘书学理论研究、秘书人才的培养以及秘书工作的开展。对秘书工作加以分类是秘书学研究中的一个基本问题。只有确立了科学的分类方法，对秘书工作进行合理的分类，才能推动秘书学研究的深入，适应秘书本科教育的需要。
一、目前学术界代表性的秘书工作分类方法及存在问题
秘书学作为一门新兴学科，虽然产生的时间相对于其他学科较晚，但是学术界对于秘书学的研究已经全面铺开。秘书工作的分类作为学科中一个最基本的问题，学术界一直在研讨。对于秘书工作的分类及论述主要集中在各种版本的教材中，因此本文对此问题的讨论也以各教材的观点为对象。另外，在选取教材时还注意了两个问题：一是考虑到秘书学科的时代性特点，选取的主要是出版时间较晚的教材；二是主要选取使用率较高、影响较大的教材。这些教材对于秘书工作分类的论述存在的问题可以概括为以下几个方面：
第一，将秘书职能与秘书工作内容混为一谈。如《秘书学》（方国雄、方晓蓉，高等教育出版社，2003年8月版）第二章的标题是“秘书职能范畴”，内容却主要是对秘书各项工作的详细论述；又如《书学概论》（张同钦，暨南大学出版社，2006年1月版）讲述秘书日常事务职能，内容主要包括接待、日程安排等。这些教材将工作内容与秘书职能视为同一概念，将具体的秘书工作看作秘书工作职能。一般来讲，秘书工作内容指秘书所作的工作，这在理解上不会出问题。问题出在对职能一词含义的准确把握上。职能的意思是事物、机构本身具有的功能或应起的作用。职能与工作内容是不同的，从完成主体来讲，工作内容既可以是个体也可以是集体，职能的实现主体主要是集体。因此，可以讲秘书机构的职能，而不能说秘书的职能。从指向性讲，工作内容的实施主体是具体的、可视的，职能则是泛化的、概括性的，是几种具体工作内容功能和作用的总括。例如，我们可以说秘书工作的职能是辅助领导，要实现这种职能需要完成信息、会务、文书等多种具体工作。
第二，各种工作分类概念不清，互有交叉。如《秘书学概论教程》（杨树森，安徽大学出版社，2008年9月版）第七章秘书工作的内容中将秘书工作分为政务性工作、业务性工作、事务性工作三类。这种分类法有概念不清的问题。要科学分类必须从政务、业务、事务的基本含义人手。《现代汉语大词典》对“政务”的解释为，行政事务，泛指国家的管理工作。而《现代汉语大词典》对“行政事务”的解释是，国家机关、企事业单位和社会团体内部的日常管理事务与各项服务。如收发文档、办文办会、接待来宾、收支买办、车辆、安全、福利、卫生等方方面面的日常工作都是行政事务。由此来看，政务工作实际上是事务工作的一个方面，事务工作中包含政务工作。政务工作不同于行政工作，行政工作是执掌政权，属于管理工作。秘书工作有辅助管理的方面，将具有辅助管理内容的秘书工作归纳为政务工作有失偏颇。政务工作说到底还是行政事务工作。《现代汉语大词典》对“业务”的解释是，本行业、本职务的事务、专业工作。推演到秘书业务工作，是指秘书行业本职的事务工作和秘书专业工作，由此看来，秘书工作的各种内容都可以看作业务工作。简单将秘书工作中技术性较强的部分划分为秘书业务工作，有忽视秘书其他工作技术性的嫌疑，实际上就连秘书工作中的接打电话也有特定要求，需要掌握相关知识、技能。《现代汉语大词典》对“事务”的解释是，一、要做的或者所做的事情；二、世事、社会情况；三、总务，机关单位的行政杂务。四、单纯而琐碎的具体工作。有些教材从秘书工作中分出事务工作类，应是取其第四种意思。综合考察秘书的各项工作均具有琐碎的特点，所以不能将某些工作简单划分出去。
第三，工作内容简单例举。如《秘书学概论》（陆喻芳，复旦大学出版社，2006年7月版）将秘书工作分为日常工作、信息与调查研究、写作与文书处理等类别。这种机械的划分方法不仅缺乏应有的归类，还人为割裂了各种工作之间的联系。比如，信息工作很大程度上是包含在日常工作中的，会务工作是信息的主要来源之一，而文书的撰写与信息、调研有密不可分的关系。又如张同钦《秘书学概论》中将秘书工作分为日常职能、专项职能、特别授权职能、深层职能等。这种分类法，一是将各种秘书工作简单例举，教材中涉及的工作类别有十几项，缺乏理论概括；二是随意地选用分类标准，类别内的内容常不属同一层面。按日常职能、专项职能、特别授权职能、深层职能几方面来划分秘书工作类别，存在逻辑问题，因为这些不属同一层面概念，更不属同一分类标准。简单的工作内容罗列划分法是最不会出问题的方法，但是会给学生系统学习理论带来困难，不利于学生掌握理论，同时也阻碍了理论研究的进一步深入。二、秘书工作分类必须解决的几个问题
秘书工作属于综合性工作，涉及组织和领导工作的各个方面，组织和领导的工作内容又处于不断变化中，这给秘书工作准确、合理的分类带来了难度。另外，影响秘书工作分类的因素较多，某些影响因素还处于不断的变化中，如时代因素、组织性质因素、组织规模因素等。要对秘书工作作合理分类，笔者认为必须解决以下问题。
第一，秘书工作分类的立足点问题。对秘书工作进行科学分类首先要解决分类的立足点问题，即对秘书工作进行分类，是从秘书学科的角度出发还是从秘书的工作内容出发。从目前已有的各种分类情况看，大多分类法是从秘书工作的内容出发的，包括对工作内容的概括分类和详细例举两种。因为秘书工作的内容处在不断变化中，总体趋势是工作内容越来越多，因此这种分类方法会使秘书工作分类处于不断的变化中，而且工作类别会不断增加。因此，对秘书工作分类要站在秘书学学科的立场上进行。
第二，广义的秘书工作与狭义的秘书工作问题。广义秘书工作和狭义秘书工作的划分源于秘书概念有广义和狭义之分。广义的秘书是指秘书是领导人的助手，围绕领导工作，在领导身边为领导服务的人员；狭义的秘书是指为政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供综合服务、辅助管理的人员。笔者认为区分广义和狭义秘书概念的基本依据有二：一是看秘书是否从事秘书业务工作。通俗地讲，秘书从事的工作内容是否对专业技术有要求，是否需要系统学习和训练；二是秘书所从事的工作内容是否与其他行业、专业有交叉。例如，毛泽东“五大秘书”中的胡乔木、叶子龙、陈伯达所从事的工作主要与辅助决策有关，田家英主要从事日常工作，这四人从事的工作可以看作是秘书的业务工作。江青主要是照顾其生活起居，其工作内容则不能看作秘书业务工作。秘书也会涉猎经济、法律、公关类工作，但是这些工作属于特定行业，秘书不会做得很专业，也不能看作秘书业务工作。组织、领导的工作是综合性的，秘书在处理这些工作的过程中均需辅助、服务，不可将每一项都视作秘书业务工作。因此，笔者认为秘书工作的分类主要是对秘书狭义工作的分类。
第三，秘书工作与秘书机构工作问题。这里需要说明的是：一是不能把秘书机构内的所有工作都视为秘书工作（业务工作）。秘书工作杂乱、繁琐，内容较多，站在学科的立场上，不能把每一项工作都看作秘书工作，如办公环境的整理，这类工作不同行业、规模、性质的办公机构均需要，而且各类办公机构从事此项工作的目的基本是同一的。二是不能把秘书机构内的所有人员均视作秘书人员。只有从事秘书业务工作或相关工作的人员才可以视作秘书人员。三是一些特定机构不能视为学科领域的秘书机构。如各级政府所设的机关事务管理局，其职能主要是为机关提供后勤保障，不属于秘书业务范畴，因此不能视作秘书机构。
三、对秘书工作分类的设想
依据上文所述，(www.fwsir.com)对秘书工作分类须遵循以秘书学科为立足点，对秘书狭义工作分类的原则。秘书学的学科特点具有综合性，其中对秘书学影响最大的是管理学科，管理学是秘书学科产生的基石，秘书工作的主要内容是辅助管理，语言文字是秘书从事工作的手段、工具。秘书工作分类也须从秘书产生的根源谈起。秘书的产生源于领导工作的需要。领导的工作是决策、宏观管理，秘书狭义的工作内容主要是辅助决策、辅助管理。因此，我们可以将秘书工作分为以下三类：
第一类是辅助决策类工作。工作内容包括：调查研究、信息工作、议案建议、参谋咨询等。
第二类是辅助管理类工作。工作内容包括：文书工作、会议组织、协调工作、档案管理等。
第三类是事务管理类工作。工作内容包括：日程安排、接打电话、接待工作、印章管理等。
另外，有些教材还谈到秘书的资料工作、保密工作、谈判、公关、信访工作。笔者认为，资料工作是信息工作的一部分，保密应是秘书工作的注意事项，不属于工作内容；而谈判、公关、信访工作应属于广义的秘书工作。
（作者单位：唐山学院文法系）
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