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加强高校组织机构代码证书管理工作的实践与思考

时间:2011/11/29栏目:文秘工作

加强高校组织机构代码证书管理工作的实践与思考
  
  口冯劲涛 叶硕
  
  组织机构代码是国民经济信息化的重要基础,在推进社会信用体系建设和电子政务、电子商务活动中发挥着重要作用。近年来,随着组织机构代码应用的愈加广泛,高校在与外单位办理业务时,被要求出示组织机构代码证书或提供组织机构代码证书复印件的情形越来越多。组织机构代码证书作为高校的“身份证”,在日常管理工作中,如何做到既维护学校合法权益,又很好地服务于高校的教学、科研、育人工作,是学校办公室需要认真思考的工作问题和主动实践的工作内容。
  
  一、组织机构代码的含义与功能
  
  准确理解组织机构代码的含义是规范组织机构代码证书管理的重要前提。组织机构代码是指国家主管机关根据代码编制规则编制,在全国范围内赋予每一个组织机构(依法设立的机关、企业、事业单位,社会团体以及其他组织机构)唯一的、始终不变的识别标识码,由8位数字(或大写拉丁字母)本体代码和l位数字(或大写拉丁字母)校验码组成。组织机构代码证书是组织机构代码识别标识的载体和法定凭证,分为正本(纸质证书)和副本(纸质证书和电子证书)。
  
  1996年,国家技术监督局、国家税务总局联合发布的《关于在换发税务登记证工作中使用(全国组织机构统一代码证书)的通知》(技监局综发[1996]114号),首次强制性要求包括高校在内的组织机构纳税人提供(俭国组织机构统一代码证书》,否则税务机关一律不予换发和办理税务登记证件。随后,全国人事管理信息系统、银行账户管理系统、外汇管理系统、公安车辆管理系统、海关通关系统、社会保障系统和住房公积金管理、出国境管理、网络域名备案等诸多与高校人、财、物管理及日常运行息息相关的业务领域先后将查验组织机构代码证书、采集相关数据作为办理业务的必要前提。可以说,组织机构代码证书已成为高校教育教学、科学研究、社会服务不可或缺的基本证件。
  
  二、清华大学规范组织机构代码证书管理的做法
  
  组织机构代码证书的重要性日益凸显,对高校办公室管理工作的规范性提出了更高要求。多年来,清华大学学校办公室在着力打造一支高素质工作队伍的基础上,坚持以规范管理服务学校事业健康发展,不断加强组织机构代码证书规范化管理,逐步摸索出了一套行之有效的做法。
  
  (一)制定规章制度,规范组织机构代码证书申领流程
  
  清华大学现有15个学院、56个系及几十个校机关职能部处,均存在借用组织机构代码证书或申领证书复印件的情形,且经办人员变动较为频繁。随着学校各项事业的发展,每年借用组织机构代码证书或申领复印件的申请数都在1000次以上。为避免因办事程序随意导致工作出现失误或错误,推动办公室工作科学化、规范化管理,以规章制度的形式明确学校组织机构代码证书管理流程非常必要。
  
  清华大学根据国家质量监督检验检疫总局颁布的《组织机构代码管理办法》及《北京市组织机构代码管理办法》有关规定,不断摸索分析组织机构代码证书管理工作规律,并将其制度化为“院系申请一部门审查——校办核准”三项基本环节。首先,经办人根据所办业务要求,填写借用组织机构代码证书(或其复印件)申请表,内容包括申请证件类型、事由、拟归还时间、经办人姓名及其联系方式等,报所在单位主管领导签字并加盖公章。然后,由相关校级职能部处对申办事项的合法性(如购买易制毒化学品等)、出示组织机构代码证书或提供证书复印件的合规性进行实质性审查并出具审查意见。最后,学校办公室对所填写的申请表格及职能部处审查意见进行审查后,核准是否出借组织机构代码证书或提供证书复印件。同时,学校办公室对提供的每一份组织机构代码证书复印件编号登记,并要求借用人在复印件上现场填写具体用途和有效期,以确保组织机构代码证书复印件规范使用。
  
  (二)创新管理工作机制,不断提高工作效率与服务质量
  
  工作方式方法与程序的创新可有效提高组织机构代码证书的管理水平。清华大学行政办公地点分散各处,有的职能部门因主管业务众多又下设若干办公室分管具体事务,有时院系为一件事情往往要往返于校内多个地点或者同一部门的不同办公室之间,需耗费大量时间和精力。针对这一情况,学校办公室以服务学校中心工作、提高工作效率为出发点,对历年申领组织机构代码证书复印件情况进行统计分析,通过整理发现相关业务有两个主要特点:(1)类型相对集中。因开展国际合作与交流、科研、财务、物业管理(办理固定电话)等业务而申请的比重很大。(2)流程较为规范。相关职能部门因经常办理此类业务,且对上级主管部门业务规定较为熟悉,早已形成一套相对固定有效的操作流程。由此,学校办公室研究决定,对申领业务相对集中的若干部处如科研院、国际处等进行校内授权,学校办公室向其批量提供组织机构代码证书复印件,受权部处负责对其核准院系使用组织机构代码证书复印件情况严格登记备案,每年定期向学校办公室反馈申领明细。这样,院系经业务部处审查后即可领取复印件,极大地提高了办事效率。
  
  学校办公室还定期组织工作人员认真学习组织机构代码相关知识及规范性文件,鼓励结合工作实际开展调研和深入探讨,力争每个人都成为组织机构代码管理工作的行家里手;同时采取多种方式不定期地与各部处、院系办公室人员及经常办理借用事宜的工作人

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