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对秘书在大型会议中做好媒体接待工作的几点思考

时间:2012/3/19栏目:文秘工作

对秘书在大型会议中做好媒体接待工作的几点思考
  
  作者/唐志攀 刘伟咸
  
  秘书在工作过程中,时常会遇到单位举办大型会议或论坛的情况,为了收到更好的宣传效果,就难免要与媒体记者打交道。那么,秘书该如何处理与媒体记者的关系,顺利完成宣传任务?笔者结合自己参与海洋生态文明国际论坛会务的经历,谈一点浅陋的看法。
  
  大体来讲,处理与媒体的关系,应坚持主动、细心、热情、耐心、严格五个原则,这样方能事半功倍,达到预期目标。
  
  一是要主动。为了扩大论坛或会议的影响,一定要在会前积极主动地联系媒体,提供其所需资料。在2011海洋生态文明国际论坛前期,论坛组委会确定由笔者负责媒体的全程接待工作。通过国家海洋局与浙江省海洋与渔业局,笔者拿到了国家级和省级媒体联系人的名单(他们分别由一名领队带队前来),通过与两个领队联络,拿到了各家媒体记者的联系方式。接下来的事情就是逐个给媒体打电话,询问他们需要哪方面的文字材料,并马上通过邮箱发给他们。在联系的过程中,一定要注意留下他们的邮箱,以便发送文字材料及后期联系。同时,要注意说话语气,不要打官腔,以免让对方听了不舒服。正是因为会前与媒体进行了充分沟通,引起了媒体的高度重视,部分媒体对论坛的召开进行了预告,为论坛烘托了氛围,渲染了气氛,产生了积极的效果。
  
  二是要细心。我们常说“小心驶得万年船”,这句话用在媒体接待过程中同样合适。拿到各方面媒体联系方式后,应立刻建立一个通讯录,一般应包括姓名、性别、单位、电话和邮箱等内容,然后打印2份,一份呈送领导,以备领导查阅;一份自备,将来带到会议现场记录媒体的其他信息。这里特别需要注意的是,“性别”一定要问清楚,以方便安排住宿。有一个单位就曾为此闹过笑话:接待人员拿到来访宾客名单后,未经仔细确认,就想当然地按照名字来安排住宿,结果把其中一位来宾性别搞错了,给接待工作造成了一定的负面影响。可以说,接待工作无小事,任何一个环节都要注意到。
  
  三是要热情。在接待过程中,一定要真诚、热心,从记者的需要考虑,尽量为他们提供方便。在论坛报到当天,笔者与媒体的领队联系,确认了他们到达的时间,提前替他们领取了房卡和餐券,他们到达后只需要提供身份证即可入住,减少了不少麻烦。这里有一个细节问题,由于记者驻扎会场时间不同,所以他们报到时一定要发放相应的餐券,避免出现漏餐现象。同时,要确认媒体记者的离开时间,提前为他们安排返程事宜。对于媒体记者,秘书不仅要提供文字材料,还要从他们的角度出发,想他们所想,急他们所急,在生活上尽量照顾周到。据笔者观察,所来记者大部分是年轻人,很容易相处。一般情况下,他们也能体谅主办方的难处,尽量不给我们添麻烦;但作为主办方,一定要热情细心,提供周到的服务。
  
  四是要耐心。与媒体打交道一定要有耐心,满足每个人不同的需要。举办论坛期间,大概有40家媒体,由于性质不同,需求也不尽一样,比如有家媒体要做专访,就需要提供论坛方方面面的资料。由于任务繁重,笔者有些烦躁,对有些媒体言谈之中流露出不耐烦情绪,幸好组长及时发现了这个问题,与笔者交流谈心,阐述其中的利害关系,才让笔者恍然大悟。另外,在论坛期间,有些媒体会对有些单位或个人作专访,为配合媒体工作,应尽量帮他们安排好采访事宜,但如果媒体的专访对象不在论坛邀请之列,则可以婉言拒绝。
  
  五是要严格。即严格要求自己做到善始善终,催促媒体寄回有关会议报道的纸质材料或电视录像等视频资料。 (范文网 www.fwsir.com) 论坛召开后,组长要求拿到媒体的报道材料,于是笔者与媒体逐一联系,表明意图。一般情况下,媒体都会答应主办方的要求,把相关报道寄送过来。当然,有些记者比较忙,可能忘记了这件事,这时,就要有耐心,多催促几次,直到拿到论坛相关报道为止。在此,有个小问题需要注意一下,在跟记者告别的时候就应要求其及时提供相关的报道材料,而笔者直到论坛结束后才联系媒体,这让有些记者感到为难,因为报纸在前几天已经出版,过期的报纸不太好找。另外,笔者还有一个小建议,对于媒体寄回的报纸,可以把它们扫描下来,做成电子文档加以保存,以备不时之需。
  
  总之,媒体对于大型会议或论坛的宣传起着重要作用,在与记者联系的过程中,应本着“主动、细心、热情、耐心、严格”的原则,处理好与媒体的关系,为会议或论坛的宣传和后续工作打下良好基础。
  
  参考文献:
  
  杨素华,秘书实务[M].北京:北京大学出版社,2008.
  
  (作者单位:浙江省海洋水产养殖研究所)

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