您现在的位置: 范文先生网 >> 范文大全 >> 文秘工作 >> 正文

网络时代文秘人员的沟通意识及用E-mail沟通的方法

时间:2012/8/3栏目:文秘工作

网络时代文秘人员的沟通意识及用E-mail沟通的方法
  
  口龙志鹤
  
  一、网络给文秘人员的沟通方式带来巨变
  
  案例:高秘书在广州某外资企业任职,每天起来第一件事就是打开手提电脑,首先上网查看自己的电子邮箱,并浏览公司公告板上一天的工作安排,然后根据已经安排好的工作日程和领导指示在本公司的BBS上发布该日重要工作事项的通知,或者用电子邮件把那些要提醒领导的信息发往领导的邮箱。
  
  像高秘书那样利用网络工作近些年人们已经司空见惯,也是大势所趋。现代网络环境下的文秘工作正在悄悄地发生革命性变化,网络给文秘人员的沟通方式带来了巨大变化。
  
  首先,网络提高了文秘人员沟通的质量和效率。文秘工作的网络化使得文秘人员能够快捷地与外界交换信息。网络资讯服务、搜索引擎、网上银行、网络视频、邮件服务等为文秘工作提供了丰富的资源,大大方便了文秘人员的工作,提高了文秘工作的效率。例如网络沟通中搜索引擎的使用,不仅使传统搜集信息慢、传递手段落后、信息资源浪费、共享性差、存贮功能低、检索复杂、带有主观性等问题较好地得到了解决,而且文秘人员通过网络掌握了大量信息,真正做到了“眼观六路,耳听八方”,这就使得信息处理事务和参谋辅助工作得以落到实处。在信息发布方面,组织的通知、规章制度等以往通常必须印成书面材料,张贴出来或散发下去,不仅消耗大量的人力和物力,而且往往不能及时更新,现在通过网络特别是局域网沟通,一些重要情况的通报和上级指示精神的传达,通过信息渠道当时、当天即可完成,不仅节省了成本,而且提高了效率。
  
  其次,网络实现了文秘人员沟通的新跨越。文秘人员不仅利用网络能收发电子邮件、了解相关新闻,而且能运用Office软件和其他实用软件来沟通和传递信息。例如,QQ、MSN、邮箱和BBS这些网络沟通资源方便快捷,其丰富多样的功能极大地提高了办公效率。另外,多媒体技术融计算机、声音、文本、图像、动画、视频和通信等多种功能于一体,文秘人员利用多媒体技术与办公自动化、图像处理技术、动画制作技术、音频技术、视频技术、多媒体扩展设备、Word文字处理技术、Excel表格处理技术、Powerpoint演示文稿制作等相结合,可大大提高文本处理、信息沟通的质量。
  
  再次,网络促进了文秘工作方式的变化。网络沟通使得传统的抄抄写写式的工作方式受到极大冲击,文秘工作方式就要与之相适应。例如,处理信息时,文秘人员在办公室就能从计算机中调阅所需的信息资料,阅读电子信箱中的书信和各种文件目录表,接收领导人通过计算机发出的指令并按照需要在计算机上进行必要的文字处理。办会时,传统的会议往往在会议室、办公室或其他某个特定的会议场所举行,随着网络的发展,各种通讯技术的运用,与会人员足不出户,就能通过网络会议参与会议的整个过程;通过电视会议系统,不出差即可参加地区性或更大范围的会议。使用移动通信和网络,文秘人员可随时同外出的领导和工作人员保持联系,可大大减少出差人员和出差费用。
  
  最后,网络促进了文秘工作职能的扩展。随着网络的发展,文秘工作的内容与以往相比有了很大的扩展。如视频会议中,需要秘书人员处理各种技术难题和通讯设备的连接问题。又如,把本单位的简介和发展概况等放在网站上供公众查询、及时有效地收集本单位的最新信息并在网上公布、定期编制简报、、汇总阶段性成果并在网上发布等,往往成为文秘人员的重要工作。
  
  二、网络沟通时代文秘人员应具备的意识
  
  一是要意识到有更多的智力补偿性任务有待自己去实施与完成。网络的飞速发展,新型办公设备与软件的使用,,使得文秘人员的手工劳动大大减少,智力方面的事务不断增多。由于领导没有太多的时间和精力了解这些设备与软件的用法,这就需要文秘人员花大力气去学习并掌握这些设备与软件的用法,以便随时为领导提供智力服务。
  
  二是要意识到有更多的服务方式和服务范围有待自己去开拓。随着网络的发展,文秘人员可以凭借各种办公设备与软件为领导服务,服务方式多种多样,服务范畴更加广泛。

[1] [2] [3] 下一页

下页更精彩:1 2 3 4 下一页