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学院党委办公室会计档案管理制度

时间:2014/3/24栏目:规章制度

  学院党委办公室会计档案管理制度
  
  为了加强我校会计档案的管理,根据财政部、国家档案局颁发《会计档案管理办法》和原国家教委《高等学校财会类档案工作规范》等法规,结合我校的具体情况,特制订本制度。
  
  一、会计档案的立卷及归档
  
  (一)会计档案由会计部门(包括学校独立核算单位的会计部门)按归档范围及要求,负责整理立卷,装钉成册,封面应逐项按规定填写清楚,标题要简明,字迹工整、清晰,并编制会计档案保管清册。
  
  (二)当年的会计档案,在会计年度终了后可暂由会计部门保管3年,到期满后的次年6月底前,由会计部门的兼职档案员编制移交目录(一式二份)送领导审核签字后,连同案卷一并移交学校综合档案室统一保管。独立核算单位的会计档案暂由形成会计档案的单位保管,以后视综合档案室保管条件改善状况如何再考虑接收,但综合档案室要会同学校财务处进行检查,指导立卷归档工作。
  
  (三)会计档案移交到综合档案室后,原则上应保持原册的封装,个别需要拆封重新整理的,综合档案室要会同会计部门和经办人共同拆封整理,以分清责任。
  
  二、会计档案保管期限
  
  (一)会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类(详见附表1、2)。
  
  (二)会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
  
  三、会计档案借阅
  
  会计档案借阅除执行《档案材料借阅规定》和《保密规定》外,还须按以下规定执行:
  
  (一)学校财务处工作人员查阅会计档案,经报告本部门领导后可直接到综合档案室查阅。
  
  (二)校内有关部门查阅会计档案,须经请示会计部门负责人批准,到综合档案室办理有关手续后方可查阅。如需复制或摘抄会计档案作为旁证材料,须经会计部门和综合档案室负责人批准,并在复制或摘抄件上签署意见和盖章后方能作为旁证材料。(www.fwsir.com)查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
  
  (三)学校会计部门因特殊需要,需将会计档案借出,须经会计部门领导和综合档案室负责人批准,由会计人员到综合档案室办理登记手续方可借出。其他单位查阅会计档案,只限于综合档案室查阅,一律不准借出。
  
  (四)借阅会计档案的人员和档案管理员,在会计档案借阅时应当面清点凭证序号和张数,并办理登记手续。归还时,双方要当面检查是否原样完整无缺,方能在借阅登记簿上注销。
  
  四、会计档案鉴定和销毁
  
  (一)已移交到综合档案室的会计档案保管期满,需要销毁时,由综合档案室提出销毁意见,会同会计部门共同鉴定,严格审查。编造会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,报校主管领导批准并在会计档案销毁清册上签署意见。
  
  (二)对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册上和会计档案保管清册中列明。
  
  (三)销毁会计档案时,由综合档案室和会计部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告主管领导。
  
  附表:
  
  1、企业和其他组织会计档案保管期限表
  
  2、财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表
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