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公司客户档案管理制度

时间:2014/6/26栏目:规章制度

  公司客户档案管理制度
  
  一、 为规范档案管理,保证小贷、担保业务档案资料(以下简称档案)的安全完整,维护公司及客户的权益,特制定本细则。
  
  二、 档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理,并统一移交档案管理人员编号归档。
  
  三、 档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录,便于资料查询、借阅、管理。
  
  (一)客户档案管理由总经理制定专人负责。
  
  (二)档案管理员对客户档案资料的安全性负责。
  
  四、 档案的整理与移交
  
  (一)业务的具体经办人员(项目经理A、B角)为档案移交人;
  
  (二)部项目经理A角将项目资料按档案清单(附后)的要求进行分类整理,编制好册内资料清单(具体到每一项内容的页数,包含资料中的封面及所有纸张)移交项目经理B角,清单一式三份,A、 B角各执一份,档案资料中一份,A、B角、档案管理人员三方分别签字确认。(www.fwsir.com)项目经理B角根据清单内容对档案资料进行审核,确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员,若资料中有重要资料或签字缺少,项目经理B角须列出补充资料清单要求项目经理A角补齐;
  
  (三)项目资料包括四部分:立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资料、客户或企业资料;(具体内容及顺序附表);
  
  (四)业务发生后与客户所签署的合同,属于客户但客户未拿走的部分,应列入档案附件交档案室保存,列入附件的资料不进行编码;
  
  (五)档案的移交时限为项目结束后(一般为贷款发放后)的五天之内,具体为项目经理A角三个工作日内移交项目经理B角,项目经理B角两个工作日内移交档案室,特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后;
  
  (六)档案管理员在接交档案时,按照项目经理B角提供的清单一一核对档案资料,双方确认无误,项目经理B角、档案管理员双方签字确认;
  
  (七)档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称,双方签字确认;
  
  (八)档案管理员对接收的档案统一编号,并按照档案号相应给档案中的合同编号。
  
  五、重要权证资料的移交
  
  (一)重要权证资料包括:贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件;
  
  (二)重要的权证应与档案资料分开移交,重要权证视同现金管理,相关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员, A角列出重要权证移交清单,AB角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后,单独移交档案室存档并在移交单上签字确认;
  
  (四)档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存;
  
  (五)存档的权证应按项目按项目编号分开保存,且权证编号应与项目的档案编号一致。如档案号为2012鸿借字第001号档案对应的权证档案编号也为2012鸿借字第001号。
  
  六、档案的借阅
  
  (一)公司董事长、总经理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员办理借阅手续,员工因工作需要借阅档案的,必须按借阅需求填写《档案资料出借单》,并经公司董事长、总经理或主管副总经理批准;
  
  (二)档案管理员凭《出借单》办理档案借阅手续并登记台帐;
  
  (三)档案借阅人必须在《档案资料出借单》规定的期限内,将所借资料完整归还档案管理员;
  
  (四)档案管理员核对资料完整无误后将档案复位,并登记台帐。
  
  七、本实施细则自颁布之日起执行。
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