公司文件管理制度（实用15篇）
在现在的社会生活中，人们运用到制度的场合不断增多，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编为大家收集的公司文件管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。
公司文件管理制度1
1.编订依据
本公司为了规范化质量流程，提升任务运营流转效率，以对接国际化质量管理为努力方向，为完善内部质量追溯管理，特编制此制度。
2.适用范围
本制度适用于公司内部记录和内外部发放文件的管理，是对公司记录和文件编号的诠释文件，适用于本公司现涉及的所有记录和文件。
3.责任部门
本制度的编订和修订部门为公司ISO体系部。
4.制度细则
4.1记录编号规定
4.1.1公司记录分为内部记录和外来记录。
4.1.2内部记录的设定格式为：
QR + XX + XX + X/X
记录缩写+隶属部门+记录编号+版本号
4.1.3外来记录的设定格式为：
（WL）QR + XX + XX
外来记录缩写+隶属部门+记录编号
4.2公司文件编号规定
4.2.1公司文件分为内部文件和外部文件。内部文件可以有：
（1）标准操作指导书：SOP
（2）标准检验指导书：SIP
（3）标准管理程序：SMP
4.2.2质量手册的编写格式为：
TXJY + QM + X/X
公司简称+质量手册缩写+手册版本号
4.2.3程序文件的设定格式为：
TXJY + QP + XX + X/X
公司简称+程序文件缩写+文件编号+版本号
4.2.4操作/检验规程、管理程序的设定格式为：
SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X
文件类别+文件所属部门+文件编号+版本号
4.2.5外来文件的设定格式为：
WL + XX + XX
外来文件缩写+隶属部门+部门内部编号
4.3部门编号的规定
4.3.1各部门的编号以组织机构图中的部门名称为标准，如：
行政部AD、人力资源部HR、质量部QM、市场部MD、销售部SD、售后服务部AS、商务部MC、采购部PD、仓库WD。
4.4文件编写格式的确认
4.4.1本公司所有文件和记录分为标题和正文。
4.4.1.1公司文件和记录的标题抬头采用仿宋字体三号，以保证字体标头清晰醒目。表格宽度设定为15厘米，表格内容采用单元格对齐方式为中心对齐，行间距设置为单倍行距，段前首行缩进2字符，段前段后间距设置为0，同时设定为自动调整中文与数字的.间距。
4.4.1.2文件内容中的一级标题及二级标题采用统一字号，文字方向为从左向右，文字对齐方式为左对齐，字体为宋体（标题）四号，编号方式为多级递进的编号方式。如：
1.
1.1
1.1.1
4.4.1.3公司文件和记录的正文采用宋体（正文）四号，行间距设置为单倍行距，段前段后间距设置为0，页面布局设定为上下页间距2.54厘米，左右设定为3.18厘米。正文中的数字与序号全部使用阿拉伯数字，章节序号后空一格编写内容以保证美观。对于正文中出现的部门、规章制度、法律法规应名称完整，不得使用简称。正文编写完成后，应通读流畅，对于应进行断句的内容使用中文标点符号进行断句。
4.5文件的发放和管理
4.5.1文件发行
4.5.1.1公司所有现行文件，如：操作规程、检验规程、岗位操作说明书等。文件全部由体系部进行统一发放，并对发放的文件记入《文件发放管理台账》，在台账中记清发放文件数量，并由签收人当面进行签收。
4.5.2文件补发
4.5.2.1文件签收人应对发放的文件妥善保存，如因文件保存不当，不慎丢失，请填写《文件补发申请表》并交于体系部留档，当体系部收到文件补发申请后，将于三内日将补发的文件交于申请部门。
4.5.3文件更换
4.5.3.1本公司所执行文件如有更新、替换情况发生，将由体系部发送邮件至相应文件隶属部门，通知并予以更换，更换的文件将计入《文件更新换版台账》。请各文件执行部门注意，换版的文件的版本号将有所发生变化，如：原文件版本号为A/0,那么修改后的版本号则为A/1，如发生换版，则版本号变化为B/0。
4.5.4文件受控
4.5.4.1下发文件应加盖体系部的文件受控章，由部门编制的文件应统一交由体系部进行文件格式的确认审核，审核后的文件下发至员工手中应具有受控章，无受控章的为无效文件。
4.5.5文件编号
4.5.5.1由各部门编号的文件应统一编号格式，部门内编制的文件应及时进行梳理，文件编号不得重复。如部门文件编号在执行中发现重复应及时上报体系部进行核对并处理。
公司文件管理制度2
1目的
规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3职责
3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序
4.1归档保存的文件
4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的`工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。
4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。
4.3.7质量记录保存期为二年。
4.4档案资料借阅管理。
4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。
4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:
4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;
4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;
4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;
4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。
4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。
4.5档案鉴定和销毁
4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。
4.5.2档案鉴定小组的任务:
4.5.2.1负责制订档案保管期限表;
4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。
4.5.3确定保管期限原则
4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。
4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。
4.5.6销毁档案的程序包括:
4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。
4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。
4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。
5相关文件和质量记录表格
5.1《档案管理制度》
5.2《保密规定》
5.3《文件发放登记表》
5.4《文件借阅登记表》
公司文件管理制度3
(一)总则
为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。
(二)文件管理
内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。
(三)收文的管理
1、公文的签收凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。
2、公文的编号保管办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。
3、公文的阅批与分转凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由办公室文书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。
4、文件的传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交回办公室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。文件阅完后,应送交办公室办公室文书,切忌横传。办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。
(四)发文的管理
1、发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。
2、公司下发文件主要用于:公布公司规章制度;公布公司体制机构变动或干部任免事项;公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;发布有关奖惩决定和通报;其他有关公司的重大事项。
3、公司上行文、外发文主要用于:对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。凡各业务部门如开专题会议所作的.决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。
(五)文件的立卷与归档
1、凡下列文件统一分别由两办负责归档:
①上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;
②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;
③经理办公室各种专业例会记录;
④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
⑤有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;
⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;
⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;
⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;
⑨公司日志和大事记;⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
3、立卷要求文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。
4、文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。
公司文件管理制度4
一、目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
二、适用范围
适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
三、定义
1、文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
2、受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。
3、非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
4、外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
四、职责
1、公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
2、各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3、文件编制、审批、发布的权责
（1）各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
（2）管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
（3）人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
五、文件分级分类
文件分级
1、一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。
2、二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。
3、三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。
4、四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。
六、文件编号、标识与控制
（一）文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间
注：各部门代号
部门代码部门代码部门代码部门代码
（二）文件的标识与控制
1、文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识;
2、长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;
3、一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。
七、文件编制、审核、批准和发布
（一）、行政文件与管理性文件的编制与审批
(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。
(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度3条负责编制。
(3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。
(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
（二）、文件归档、发放、保管
1、文件归档
(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。
(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的`“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。
2、文件发放
公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：
(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门;
(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;
(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。
(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。
3、文件保管与借阅
(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。
c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。
(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。
(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。
(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。
八、文件的更改与回收作废
（一）、文件更改
(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。
(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。
(3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。
(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。
(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。
(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。
（二）、文件的作废与销毁
(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。
(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁(留用)记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。
(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。
（三）、外来文件管理
外来文件接收与归口
(1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。
(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。
(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。
（四）、保密文件的管理
1、保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。
2、保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：
（1）文件密级发放、传阅范围
（2）绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象
（3）机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象
（4）秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象
附件：
《公司内部业务便签》
《文件审阅签发单》
《受控文件清单》
《文件发放登记表》
《文件更改/评审单》
《文件销毁(留用)记录表》
《外来文件清单》
公司内部业务便签
□通报□指示□通知□批复
□协调□请示□报告□接洽
给(TO)：日期(DATE)：年月日
由(FROM)：□请回复(REPLY)□请归档(FILE)
标题(SUBJECT)：
内容(MESSAGE)：见下文
(空两格，正文宋体四号字，表格视情况酌定)
_____(部门)
_____年_____月_____日
起草人：各部门负责人审签：
分管领导审签：
总经理审签：
文件发放记录表
编号：
序号文件名称文件编号接收部门份数签字发放/回收日期发放/回收部门
编制：年月日
文件更改/评审单
编号：
文件编号
文件名称
更改原因：
更改内容：
评审结论：
评审人员：
编制：年月日
文件销毁(留用)记录表
编号：
序号记录名称记录编号发放
日期回收
日期数量原因
编制:年月日
外来文件清单
编号：
序号文件名称备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
编制：年月日
受控文件清单
编号：
序号文件名称文件编号版/次备注
编制:年月日
文件审阅签发单
编号：
拟文部门
拟稿
核稿
文件名称
文件编号
文件内容摘要
文件发放范围
(拟文部门填写)主送：董事长□总经理□
抄送：行政人事部□财务部□营销部□项目部□
拟文部门负责人意见：
拟发签字：
法务部意见：
审签：
分管副总意见：
审签：
公司
总经理意见：
审签：
签发
日期
公司文件管理制度5
文件管理内容主要包括外部来函、电邮、资料和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则自即日起本公司各类文件外来和内发统一由总经办归口管理
一、收文的管理与公文的签收
1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由总经办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。
二、公文的编号保管
1.文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
三、公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由总经办主任或行政主管根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电邮、单据等可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外。
四、文件的传阅与督办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密。 4.文件阅完后应交收发员切忌横传。
5.总经办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得总经办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存。
6.按照阅文范围。一线员工。一般由有关部门定期组织学习相关文件。或由总经办通知到单位阅文。
五、发文的规定
1.公司上报下发正式文件的权力分别集中总经办和行政办公室。各分公司和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向总经办、行政办公室提出发文申请并将文件底稿分别交总经办、行政办公室审核。总经办、行政办公室同意发文方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密×字、政×字发文。各分公司团体文件由总经办批转。
3.对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
六、发文的范围
1.凡是以公司名义、总经办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.总经办、行政办公室下发文件主要用于：
(1)公布公司规章制度
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件
(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项
(4)公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的`决定
(5)发布相关奖惩决定和通报
(6)其他相关重大事项
3.总经办、行政办公室上行文、外发文主要用于：
(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定
(2)同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
4.日常工程、技术、管理、建设工作中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行一般不用发文。
5.各部门如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。
七、发文程序规定
1.总经办、行政办公室同意发文后，主办部门应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿
2.草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写
3.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级
4.总经办应根据董事长和总经理有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿
5.经总经办审查修改后的文稿，送分管领导核稿对文稿内容、质量负责
6.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚
7.文稿审核总经办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发
8.经领导批准签发后的文稿交总经办收发员统一编号送打字室打印
9.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名
10.文件打字后，由总经办派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。
八、文件的借阅和清退
各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意，对有密级的文件须分管领导或总经办主任同意后方可借阅。
借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
总经办收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。一般为月底一小清季末一中清、年终一总清。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
文件的立卷与归档范围
1.凡下列文件统一分别由总经办收发员负责归档
(1)上级部门来文包括上级对本部门报告、申请的批复(2)总经办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等
(3)高层会议、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录(4)总经理办公会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料
(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品(9)单位日志和大事记
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
九、立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。
2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的销毁
1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，总经办应定期清理造册，并按上级有关规定办理申请销毁手续。
2、经审核同意销毁的文件，应在总经办收发员文书和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。
公司文件管理制度6
第一章总则
第一条为了保守国家秘密和xxxx投资集团有限公司(以下简称集团公司)的企业秘密，维护国家利益和集团公司利益，保障集团公司投资、经营、管理工作的顺利进行，根据《中华人民共和国保密法》和有关规定，制定本办法。
第二条国家秘密是关系国家的安全和利益，遵照法定程序确定在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项；企业秘密是关系集团公司、所属企业及其子企业的安全和利益，依照一定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项和信息。
第三条集团公司所属企业都有维护国家秘密和集团公司企业秘密的责任，集团公司全体员工都有保守国家秘密和企业秘密的义务。
第四条集团公司保密工作的主要任务是贯彻执行《中华人民共和国保密法》及省委、省政府有关保密工作的规定和要求，不断加强保密工作，确保国家秘密和企业秘密的安全，维护集团公司的利益。
第五条集团公司保密工作贯彻突出重点、积极防范、内外有别，既确保国家秘密、企业秘密，又便于各项工作开展的方针。
第六条集团公司综合事务部在集团公司保密委员会统一领导下，具体负责集团公司保守国家秘密和企业秘密的工作，并指导所属企业的保密工作。
第二章秘密的范围和密级
第七条根据集团公司的企业性质和日常工作的'特点，集团公司企业秘密包括下列事项:
(一)集团公司的发展战略和发展规划，重大战略部署和投资决策、经营中的秘密事项；
(二)集团公司年度计划、未下达的考核及评价指标，未公开的财务数据；
(三)集团公司未公开的重大经营决策以及为决策所提供的资料、数据及其他秘密事项；
(四)有关集团公司及所属企业重组、兼并、破产、关闭中涉及的秘密事项；
(五)集团公司重要投资项目的可行性研究、财务分析及涉及投资项目的其他秘密事项；
(六)历年投资、经营、管理活动中形成的重点科技成果，发明创造的关键技术、工艺、参数，重大科研项目的开发规划等秘密事项；
(七)集团公司重要会议记录、会议专题报告和重要会议召开之前涉及的秘密事项；
(八)人事档案、未公布的人事任免、工资分配、人员奖罚方案等事项；
(九)查处重大违纪、审计等案件所涉及的秘密事项；
(十)日常工作中形成的，根据省委、省政府的有关规定应当保守的秘密事项。
第八条在日常工作中涉及的国家秘密事项，根据有关法律、法规确定。
第九条国家秘密和企业秘密按其性质分为绝密、机密、秘密三个等级。
第十条属于集团公司企业秘密的文件、资料，应当按规定标明密级。秘密文件、资料密级和保密期限的确定，由经办部门或承办人提出，报集团公司有关领导审批。在办文结束后，交集团公司综合事务部保密室存档。
第十一条已归档保存的文件、资料的密级，由保密员根据其内容和保密期限，经有关领导批准后，定期进行调整:
(一)凡已批准对外公开或已超过保密期限，不再需要保密的文件、资料，予以解密；
(二)凡秘密程度已经降低，但仍要在一定范围或时间内保密的文件、资料，予以降密；
(三)凡随时间推移，内容需加以保密或限制使用范围、领域的文件、资料，予以重定密级。
第三章保密措施
第十二条属于国家秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、保存和销毁，应严格按国家保密工作的规定和程序处理:
(一)未经原确定密级的单位确认或者上级机关批准，不得复制、摘转；
(二)收发、传递和外出携带，必须按照国家规定程序办理手续后由保密员或集团公司有关领导指定的人员负责，并采取必要的安全措施；
(三)必须在保密措施完善的设备或场地中保存。
集团公司及所属企业在对外经济往来与合作中需提供的文件、资料，内容如涉及国家秘密的，应按有关法律和法规规定程序办理。
第十三条属于集团公司企业秘密范围的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、保存和销毁，应按国家保密工作有关规定和本办法要求处理:
(一)未经集团公司有关领导批准，不得复制、摘转；
(二)收发、传递和外出携带，由保密员或集团公司领导指定人员负责，并采取必要的安全措施；
(三)必须在保密措施完善的设备或场地中保存。
集团公司及所属企业在对外经济往来与合作中需提供的文件、资料，内容如涉及集团公司企业秘密的，应按本办法规定程序报请集团公司有关领导或所属企业领导批准。
第十四条举行涉及国家秘密或集团公司企业秘密的会议和进行其它具有保密要求的活动，应采取保密措施，并对参加人员进行保密教育，提出具体要求，其正式会议记录由集团公司保密室保存。
第十五条集团公司根据需要设专职保密员(机要秘书)，负责保密的具体工作。所属企业也必须按规定配置专职或兼职保密员。
第十六条专、兼职保密人员必须具备较强的政治责任感、思想水平和专业素质，热爱本职工作，有事业心和进取心。
第四章保密委员会工作职责
第十七条集团公司设保密委员会，在省保密局和集团公司党委的统一领导下，指导、部署和检查集团公司及所属企业的保密工作，其工作职责主要有：
(一)贯彻、执行党和国家以及省委、省政府的有关保密工作的方针、政策和规章制度；
(二)依照《中华人民共和国保密法》，拟定集团公司保密工作的规章制度和细则，并贯彻落实；
(三)指导、监督集团公司及所属企业的保密工作，确保保密工作有人管、管到位，责任落实；
(四)结合典型事例，定期开展保密宣传教育工作，增强全体员工的保密观念；
(五)定期召开集团公司保密工作会议，总结工作经验，制定工作计划；
(六)严肃处理失、泄密事件，并根据情节轻重，提出处理意见；
(七)定期组织保密人员进行业务培训，提高保密工作人员业务素质；
(八)规划、指导、实施集团公司现代办公设备的保密技术和保密措施，监督、检查和落实集团公司本部及所属企业计算机、办公网络及办公自动化系统的保密措施；
(九)加强对可能接触或掌握重大秘密的工作人员的防泄密、保密教育，完善电话通讯和办公自动化系统管理的保密制度，努力提高保密技术防范能力；
(十)积极开展调查、研究解决保密工作中出现的新问题；
(十一)积极完成上级交办的其它保密事项。
第五章奖励与处罚
第十八条具有以下情形之一的，应当给予奖励:
(一)长期从事保密工作，维护国家和集团公司的利益，作出较大贡献的；
(二)在改进保密技术、措施等方面成绩显著的；
(三)在紧急情况下，保护、抢救国家秘密或集团公司的秘密文件、资料的；
(四)同抢劫、盗窃、毁坏、出卖国家秘密或企业秘密文件、资料及其物品的行为进行斗争，以及对检举、揭发，破案有功的。
第十九条具有以下情形之一，根据情节轻重，给予纪律处分或依法追究刑事责任:
(一)违反保密纪律、玩忽职守、泄露或遗失国家秘密或企业秘密文件、资料的；
(二)对窃密或重大泄密行为不制止、不斗争、不报告的；
(三)对揭发检举窃密、失密、泄密的人进行报复的；
(四)利用国家秘密或企业秘密进行非法活动的。
第六章附则
第二十条集团公司所属企业应根据法律有关规定和本管理办法的要求，制定本企业的保密工作管理办法，报经集团公司批准后执行。
第二十一条本办法经集团公司总经理办公会议通过后执行，由集团公司保密委员会负责解释。
公司文件管理制度7
1.目的:
为完善公司文件收发管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循、照章办事,特制订本制度。
2.适用范围:
适用本公司所有文件。
3.职责:
文件收发管理由行政办公室统一负责。
工作内容
公司文件共分绝密、机密、秘密、普通四种,文件密级由公司总经理确定。
公司文件由行政办公室拟稿,文件形成后由总经理签发。
业务文件由有关部门拟稿,分管副总经理或总工程师审核、签发。
属于秘密以上的文件,核稿人应注明文件密级,并确定报送范围。秘密以上文件须按保密规定,由专人印制、报送。
已签发的文件由核稿人登记,并按不同类别编号后,按文印规定处理。
文件由拟稿人校对,审核后方能复印、盖章。
公司的文件由行政办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果。秘密以上文件由专人按核定的范围报送。
经签发的`文件原稿送办公室存档。
外来文件由行政办公室行政主管负责签收,并于接件当日填写阅办单,按领导批示的要求送达有关部门,办好文件阅办;属急件的,应在接件后即时报送。
文件阅办部门或个人,对有阅办要求的文件,应在三日内办理完毕,并将办理情况反馈至行政办公室。三日内不能办理完毕的,应向行政办公室说明原因。
公司文件管理制度8
1.目的
及时纠正在服务过程中产生的不合格,防止不合格服务的再发生,识别潜在的不合格原因,防止潜在不合格服务的产生,实现持续改进,为顾客提供更优质的服务。
2.适用范围
适用于公司所有纠正预防措施活动的实施。
3.职责
3.1管理者代表负责监督、协调改进、纠正和预防措施的实施。
3.2质主管负责在公司质量体系(活动)出现或存在潜在的质量问题时发出相应的.通知,并跟进验证实施效果。
3.3部门相关主管负责落实纠正和预防措施的实施。
3.4产生不合格服务的部门主办以上管理人员负责组织调查产生不合格的原因,制定纠正措施。
3.5公司所有员工都有提出和实施纠正预防措施的责任。
4.方法和过程控制
4.1纠正措施
4.1.1对公司所有活动中存在的不合格进行分析,确定不合格原因,采取纠正措施予以改善,消除不合格并防止其再次发生。
4.1.2对以下信息采用统计技术或试验的方法进行识别,对不合格项进行确定。
a.顾客的投诉(建议)
b.紧急事件及重大质量事故
c.品质主管对各部门日常工作的检查和建议
d.对分承包服务的评估
e.顾客满意度调查的输出
f.内、外审报告
g.管理评审的各项输出
h.其他不符合公司质量方针、目标及质量体系要求的情况
4.1.3对于情况f,审核小组按《内部质量审核程序》的要求执行。
4.1.4对于情况d,品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》,交责任部门通知分承包方,要求分承包方对原因进行分析,提出纠正措施反馈;品质主管对其措施审核后由责任部门跟进落实情况,相关结果在《纠正和预防措施实施记录表》上进行记录,并签名确认,该表品质主管和责任部门各存一份。
4.1.5对于情况g,由管理者代表负责监督执行。
4.1.6对于其他不合格,品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》,对不合格事实进行描述后发往责任部门,责任部门对不合格事实进行确认后填写'原因分析'项目,制定纠正措施并实施,品质主管负责对纠正措施进行评估并跟踪验证实施效果,表格品质主管和责任部门各留存一份。
4.1.7对日常工作中出现的不合格,按《不合格服务处理程序》和《顾客投诉(建议)处理程序》进行处理。
4.1.8因质量体系或服务规范引起的不合格,由品质主管组织相关人员进行论证,提出修改意见,呈交总经理或管理者代表审批后修改下发,并保存与此有关的文件和记录。
4.1.9因员工素质引起的不合格,由人事行政主管会同责任部门主管采取人事调整、处罚或加强员工培训等措施,总经理负责监督实施。
4.1.10因服务设备或设施引起的不合格,采取的纠正措施包括增加或更换设备设施、重新选择分承包方、内部调配及进行合理技术改造等,由总经理负责监督实施。
4.1.11对出现的严重或具有代表性的不合格,由品质主管根据总经理意见组织有关部门开展专题讨论,对质量问题进行综合分析,指定措施并组织实施,并总经理负责监督。
4.2预防措施
4.2.1对公司所有活动中潜在的不合格进行识别,分析其原因并采取相应预防措施,以防止不合格的发生。
4.2.2对以下信息进行分析,识别潜在不合格
a.日常工作中反映出来的问题
b.品质主管对日常工作的检查和有关建议
c.顾客满意度调查结果
d.以往管理评审的情况
e.以往预防和纠正措施的实施情况
f.内、外审结果
4.2.3各部门应根据日常工作中反映出来的问题识别潜在不合格,并根据其影响制定预防措施。
4.2.4各部门未能识别的潜在不合格,根据潜在问题的影响程度,由品质主管召集相关部门讲明原因,制定预防措施,同时指定责任部门。品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》的潜在不合格事实栏,责任部门分析原因后制定预防措施并付诸实施,品质主管负责跟踪并验证实施效果,同时对有效性进行评审。在《纠正和预防措施实施记录表》上签字确认,表格品质主管与责任部门各留存一份。
4.2.5品质主管负责对各部门所采取的预防措施、实施过程和结果予以记录,整理后提交管理评审。
4.3在改进、纠正和预防措施的实施过程中,管理者代表负责配置必要的资源,协助分析原因和确定责任部门,并监督措施实施过程。
4.4由改进、纠正和预防措施引起的对体系文件的任何更改,按《质量体系文件管理办法》执行。
5.质量记录和表格
jsnhwy8.0-04-f1《纠正和预防措施实施记录表》
公司文件管理制度9
一、文件材料归档
1、归档范围
凡是公司及各分公司、小区经营活动中直接形成的具有保存价值的文件材料都应定期归档保存在公司档案室。
2、归档时间
对公司规定应当立卷归档的材料，必须由档案形成部门按规定收集、整理后，定期移交给本单位档案室及档案工作人员进行集中管理，任何部门或者个人不得据为己有或者拒绝归档。
（1）文书文档(包括统计档案以及业务部门形成的档案)。
（2）会计档案先在财务部门保存一年后移交档案室。
（3）设备档案在设备安装后一周内归档。
（4）特种载体档案，随时归档。
（5）合同档案在合同签订后逐步归档。
3、归档要求
（1）归档的文件材料必须完整、准确、系统。
（2）归档的文件材料必须按其规律组成案卷。
（3）归档材料除外部原因外原则上采用A4纸型。
（4）归档时必须填写移交目录，办理交接手续。
（5）归档的'材料原则上应装订成册，确实不能装订成册的，由经办人说明原因，由档案员接受不成册的资料后装订成册。
二、档案借阅
1、借阅档案必须履行登记手续。档案原则上只在档案室查阅。非机密档案，因特殊情况需借出者，要经公司有关领导同意后并办理借出手续，归还时对所借档案应予以检查核对，并注销。
2、借阅档案必须经领导批准，机密以上档案一律在档案室查阅，不得借出。
3、外单位要查阅档案，需经本公司有关领导书面同意批准，方可借阅，借阅人要登记签名。
4、借阅者要爱护档案，不得拆卷、涂改、批注、损坏和遗失，如发现以上情况，视情节按《档案法》规定处理。
5、借阅档案要严守机密，不得转借他人，不得向借阅范围以外的人员泄露档案内容。
6、摘抄、复制档案须经分管领导批准，摘抄的档案内容必须经档案人员核对，加盖公章后始有效用。
7、对借出的档案，管理人员应及时催还。
三、档案保密
1、认真执行公司的商业和技术保密制作，维护档案的安全，做好公司的保密的工作。
2、档案工作人员和借阅档案人员，严格遵守保密制度，不准将档案给无关人员翻阅，若有泄露，按保密规定处理。
3、档案工作人员要忠于职守，遵守纪律。不得擅自涂改，拆页和销毁档案，不得私自泄露档案内容。
4、档案室应根据《保密条例》规定的保密范围，对全部档案进行密级划分。
5、借阅有密级的档案，必须按《档案借阅制度》有关规定办理。
6、管理人员如有变动，必须办理交接手续，移交时进行清点、核对，以确保档案的完整与安全。
公司文件管理制度10
1目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围
适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3定义
3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件 (法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4职责
4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3文件编制、审批、发布的权责
4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
5文件分级分类
5.1文件分级
5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的'系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。
5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。
5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。
5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。
6文件编号、标识与控制
6.1文件编号：[Microsof1] 公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间
注：各部门代号
部门代码部门代码部门代码部门代码
6.2文件的标识与控制
文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识;
长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;
一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。
7文件编制、审核、批准和发布
7.1行政文件与管理性文件的编制与审批
(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。
(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。
(3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。
(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
7.2文件归档、发放、保管
7.2.1文件归档
(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。
(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。
7.2.2文件发放
公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：
(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门;
(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;
(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。
(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。
7.2.3文件保管与借阅
(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。
c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。
(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。
(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。
(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。
7.3文件的更改与回收作废
7.3.1文件更改
(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。
(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。
(3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。
(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。
(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。
(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。
7.4文件的作废与销毁
(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。
(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁(留用)记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。
(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。
7.5外来文件管理
7.5.1外来文件接收与归口
(1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。
(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。
(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。
7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：
文件密级发放、传阅范围
绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象
机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象
秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象
附件：
《公司内部业务便签》
《文件审阅签发单》
《受控文件清单》
《文件发放登记表》
《文件更改/评审单》
《文件销毁(留用)记录表》
《外来文件清单》
公司内部业务便签
□通报 □指示 □通知 □批复
□协调 □请示 □报告 □接洽
给(TO)：日期(DATE)： 年 月 日
由(FROM)：□请回复(REPLY) □请归档(FILE)
标题(SUBJECT)：
内容(MESSAGE)：见下文
(空两格，正文宋体四号字，表格视情况酌定)
××××(部门)
二0一×年××月××日
起草人：各部门负责人审签：
分管领导审签：
总经理审签：
文件发放记录表
编号：
序号文件名称文件编号接收部门份数签字发放/回收日期发放/回收部门
编制： 年 月 日
文件更改/评审单
编号：
文件编号
文件名称
更改原因：
更改内容：
评审结论：
评审人员：
编制： 年 月 日
文件销毁(留用)记录表
编号：
序号记录名称记录编号发放
日期回收
日期数量原因
编制: 年 月 日
外来文件清单
编号：
序号文件名称备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
编制： 年 月 日
受控文件清单
编号：
序号文件名称文件编号版/次备注
编制: 年 月 日
文件审阅签发单
编号：
拟文部门
拟稿
核稿
文件名称
文件编号
文件内容摘要
文件发放范围
(拟文部门填写)主 送： 董事长□ 总经理□
抄送：行政人事部□ 财务部□ 营销部□ 项目部□
拟文部门 负责人意见：
拟发签字：
法务部意见：
审 签：
分管副总意见：
审 签：
公司
总经理意见：
审 签：
签发
日期
公司文件管理制度11
一、档案归档制度
（一）文件材料的归档要求：
1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
10.外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的.书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
（二）归档范围及保管期限
(参照企业档案归档范围及保管期限表)
（三）归档时间：
1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。
2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。
6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。
8.声像档案在每次活动结束后整理归档。
9.相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议)，在会议结束后归档。
10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。
12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
二、档案查(借)阅制度
档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。
5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
三、档案的保密制度
1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。
3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
四、档案库房管理制度
一、档案入库检查：
1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。
2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒(袋)内。
3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
二、档案库房管理：
1.档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。
2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3.库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。
4.避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5.库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。
6.库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。
7.库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8.档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9.对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。
10.每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。
五、档案鉴定、销毁制度
1.根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
2.保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
3.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
4.档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
5.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。
档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字
六、档案保管统计制度
1.档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。
2.档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。
3.建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
4.做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。
七、综合档案室主任职责
1.认真学习《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水平和管理水平。
2.、努力学习业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。
3.检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。
4.组织档案网络成员进行业务学习，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。
5.定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。
6.组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。
7.负责综合档案与各部门分公司的工作协调。
八、档案工作人员岗位职责
1.认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
2.负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
3.积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
4.做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
5.严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
6.负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。
公司文件管理制度12
一、总则
第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。
第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。
二、收文的管理
第三条、公文的签收
1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。
第四条、公文的阅批与分转
1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。
第五条、文件的传阅与催办
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。
5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。
三、文件借阅和清退
第六条、各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。
第七条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。
第八条、各部门应具体指定责任心强的'主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
四、文件的立卷与归档
第九条、文件的归档范围
凡下列文件统一由行政秘书归档：
1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等。
2、各种专业例会记录。
3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。
4、有保存价值的客户资料及处理结果。
5、企业日志和大事记。
第十条、立卷要求
1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
五、文件的销毁
第十一条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。
六、附则
第十二条、本制度解释权归行政部。
第十三条、本制度自公布之日起执行。
公司文件管理制度13
一、总则：
为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性特制订本制度。
二、技术文件的编制、审核、批准：
1、技术文件由工程部负责编制，工程部应对技术文件的正确性、合理性负责。
2、工程部部长负责技术文件的审核。
3、总经理负责技术文件的批准。
4、技术文件包括：
a、图纸；
b、工艺操作规程；
c、设备操作规程；
d、产品内控标准；
e、产品检验规范；
f、采购技术要求等。
三、技术文件的更改：
1、技术文件更改的前提：
a、顾客要求更改；
b、由于开发试制的疏忽而必须更改；
c、技术要求过高，生产设备无法达到而必须进行更改等。
2、各部门如确需对技术文件进行更改，须由各部门负责人填写技术文件更改申请单，报工程部审核，厂务经理批准；
3、技术文件更改申请单应包括以下内容：
a、更改原因；
b、更改前参数；
c、更改后参数。
4、技术文件更改申请单的审批：
a、厂务经理负责对技术文件更改进行审批；
b、必要时厂务经理可组织有关人员对技术文件的.更改进行评审或会签；
c、厂务经理下达技术文件更改指令（书面文件）；
5、生产部根据指令实施更改。
a、更改不得降低规定的产品质量水平和顾客适用性要求；
b、更改不得违反有关标准和法律、法规；
c、工程部负责更改，其他人员未经受权无权更改，工程部做好技术文件更改记录；
d、更改时所有部门及所有文件应同步更改。
四、技术文件的管理：
1、技术文件发放：技术文件由工程部发放到相关责任部门，并在[文件发放记录表]上登记，由领用人签名。
2、文件使用和保管：
a、工程部根据工作需要合理发放给使用者；
b、使用者要妥善保管好文件，使用者未经技术部许可，不得擅自复印、外借技术文件。有遗失及损坏情况应及时报工程部办理补发手续；
c、工程部应建立[技术文件一览表]及[外来文件一览表]；
d、技术文件由工程部归口保管，工程部对上述文件应进行分类并妥善保管；
e、借阅技术文件须由技术部或厂务经理批准，并在[文件及资料借阅登记表]上做好记录，由借阅人签名；
f、对无使用及保存价值的文件，由工程部负责审批后及时收回销毁，并填写[文件及资料回收登记表]；
g、对有保存参考价值的作废文件，应在该文件上进行标识，并用专柜保存，以防误用。
公司文件管理制度14
一、总则
1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。
2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。
3、公司文件由办公室统一管理和存档。
一、文件的分类
1、外收文：公司从外部接收的.政府文件。
2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。
3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。
三、内行文的管理
1、内行文的范围：
凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。
2、内行文的编号
公司文件管理制度15
一、总则
1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理
1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：
（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。
（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。
三、收文管理
1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。
2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。
3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。
4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。
5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。
6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。
7、收文办理工作程序：
（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公
室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。
（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。
（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。
（4）批办：批办是指总经理对收文的.办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。
（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。
（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。
（7）注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。
（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。
四、保密文件管理
1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。
2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。
3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。
4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。
五、文件的销毁
1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。
2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。
六、附则
1、本制度由公司办公室负责解释。
2、本制度自发文之日起实施。
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