《归档文件整理规则》的实践与思考

《归档文件整理规则》的实践与思考

　　【内容提要】文章认为实施《归档文件整理规则》后，简化了整理方法，减轻了档案员的工作量，有利于档案鉴定工作的开展。但这一方法也在一定整度上影响了档案的整理联系，配套文件不够也影响了这一规则的推行。
【摘  要  题】立卷与归档
【关  键  词】《归档文件整理规则》/实践/利弊……
【　　从2001年1月1日起实施《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）以来，崇州市档案局经过对《规则》的学习、宣传和对档案员的岗位培训，全市各机关、事业单位、乡镇全面开始实施。从各单位立卷归档工作的情况来看，《规则》的实施已经在以下几个方面产生了较好的效果。
　　一、档案工作量减轻了，提高了工作效率。传统的文书立卷工作是一项繁琐、艰巨的劳动，划分类别、划分保管期限、组卷、抄写卷内目录、填写备考表、装订、拟写案卷标题、写封面、再编制案卷目录，程序多，难度高，即使是从事档案工作多年的档案员也感到吃力。尤其是在一些案卷数量较多的单位，一些兼职档案员要半年甚至更多的时间才能完成立卷任务。《规则》以“件”为单位整理，使档案员从繁重的手工劳动中解脱出来，节省了大量的物力、人力。尤其是采用计算机管理档案后，所有的文件都输入电脑，按照分类大纲编制程序，省去了拟写案卷标题、写封面、抄写卷内目录和案卷目录等一系列工作，极大地提高了工作效率。
　　二、《规则》易学、易懂、易教，有利于档案员掌握。由于基层的档案员调动频繁，专业技能参差不齐，而传统的立卷方法不仅要求具备档案专业理论知识，还要熟悉立卷工作的规范、要求，同时还要求具备一定的综合分析能力，所以往往造成各单位的档案质量提不高，而档案行政部门疲于对档案员进行培训、指导的恶性循环局面。《规则》简化了文件整理程序，工作难度相应降低，业务指导人员好讲解，档案员也容易理解和掌握，便于档案工作的顺利开展。
　　三、《规则》有利于档案的整理、保护和利用。由于整理方法简化了，工作量减轻，档案员有了更多的精力来从事档案的编研和利用工作，较好地协调了档案的整理、保护和利用的关系。传统的立卷方法中，档案的案卷由多份文件构成，装订成一卷，而利用者通常只需查阅其中的一份文件，在查阅时就会看到其它无关的文件，不利于档案的保密。由于基层单位工作人员档案意识普遍不高，在利用档案时往往把案卷拆了，用完后再装订。反反复复的拆卷装订给档案带来了很大的人为损害。同时档案的整卷调出也会导致没有用到的文件无端损耗，缩短自然寿命。实行按件管理后，档案利用者需要哪份调哪份，既方便又安全保密，也减轻了档案员调档的工作量。即使是完成归档后发现了零散文件，也无需拆卷、再装订，只需插入相关类别的卷盒中，在备考表或备栏中说明即可，方便灵活。
　　四、《规则》实施后有利于档案馆（室）开展鉴定工作和优化馆（室）藏档案。由传统立卷方法组的卷内容杂、卷厚，并且装订、编目固定，使档案馆（室）不敢轻易开展鉴定工作，逐渐形成了档案馆（室）藏档案价值降低、利用效果差的局面。根据《规则》，档案的鉴定工作不再以卷为单位，也不需要重新整理，不再担心换卷皮，重拟新写案卷标题、重新编页号和案卷号等一系列问题，极大地减少了鉴定工作的难度和工作量。由于在确定归档范围和保管期限时，尽量照顾各单位自身形成原则和业务主管原则，使档案室归档范围相对缩小，档案馆以后接收档案最大限度地避免了重复件。
　　五、《规则》较好地解决了计算机管理和手工管理并存的关系问题。随着办公自动化的发展，计算机管理档案已逐渐普及，实行文件级管理，更加便于档案管理系统的优化。但是在县、乡一级的基层单位，由于管理和经费等原因，没有配备计算机，更不用说档案管理软件了。但其形成档案数量少，内容较单一，也可根据《规则》进行手工管理。但是，在《规则》的实施过程中，我们也发现一些问题。
　　1、由于《规则》取消了传统的立卷模式和立卷方法，长期以来我们在工作中所执行的《机关档案工作业务建设规范》、《机关文件材料归档与不归档范围》、《文书档案保管期限表》、《文书档案案卷格式标准》、《档号编制规则》等规范已经部分失去价值，而新的相应的规范还没有出台，基层档案工作者有时有种摸着石头过河的感觉。
　　2、《规则》实行文件级管理，文件改用盒装，使文件容易被撕破、丢失。在实际工作中，遇到如婚姻档案、调资，人员调动、毕业生分配、征用土地等内容相近但数量较多的情况时，以一事作为一件就不便于管理和利用。实践中，我们把几个人或几件同类的事由作为一件来处理。
　　3、《规则》规定档案盒可以竖放也可以平放。工作中，如果是平放则不利于放在底层的档案的调用。如果是竖放，有的盒内文件不是装得太满，就会产生盒内文件左重右轻或头重脚轻等现象，时间久了文件就会变形。
　　4、以件为单位管理，随办随归，从一定程度上会破坏文件之间的有机联系，因同一事由形成的不同文件，由于由不同的部门处理，根据不同的来源和价值、时间的先后存放于不同的盒内，割断了文件之间的互相联系，看不出事件的产生发展过程，从而在一定程度上影响了档案的利用，并且在提供利用时，同一事由的文件材料分别从不同的卷盒内提出，很不方便。这种现象在实现了文档一体化管理、随办随归的单位比较突出。
　　5、《规则》的实施，也会给档案馆的接收工作和统计工作产生影响。依据《档案法》，各单位形成的永久、长期档案在保存十年后要移交进档案馆。由于是以件为单位逆行管理，档案馆在接收档案时，不得不一盒一盒地打开，对照归档文件目录，逐件检查是否加盖归档章、归档章填写是否正确、盒内件数与顺序号与盒外标注是否一致等，这将大大增加档案的工作量，这个问题将在《规则》实施十年后很尖锐地摆在我们的面前，
　　此外，在进行档案数量的统计时，传统立卷方法一般是以卷为单位，现在是以“件”为单位呢？还是以“盒”为单位？如果计算库存总量，又以什么为计量单位？今年的达标升级在统计档案数量时马上就要面临这个问题。
　　当然，尽管我们在《规则》的实施中遇到一些暂时的问题和疑惑，但是还是感觉到它能够解决我们在档案馆（室）工作中的许多现实问题，作用是相当明显的。我们认为，《规则》的实施不仅仅是改变了我们的立卷方法，而且将会改变我们在档案工作的某些习惯性思维。
　　《规则》实施后，立卷工作简化了，我们的业务指导工作也要相应地改变。从前，业务指导人员终年穿梭子各基层档案室，忙于指导如何分类、组卷，如何编目，指导方式原始，内容单一，效果也不明显。今后，档案工作的业务指导应该站在更高的起点上，可以侧重于档案工作的执法检查、档案的价值鉴定、参考资料的编写和现代化管理。这就对档案业务指导人员提出了更高的要求，只有努力提高自己的综合素质，掌握最新的档案学理论和现代化管理知识，才能够适应新形势下档案工作的需要。
　　《规则》实施后，也会使沿袭多年的机关档案工作重心发生变化。从前，机关档案工作侧重于年复一年地组卷，仅仅编写一些简单的检索工具和参考资

料。现在档案人员可以节省出大量的精力，尤其是对档案实现现代化管里，提高了工作效率之后，档案员可以加强档案的鉴定和编研工作，在机关的全面工作中发挥更大的作用。

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