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高校二级学院档案管理工作亟待加强
高校二级学院档案管理工作亟待加强作者/ 赖华红
加强档案管理工作在高校管理与建设过程中具有重要意义。 《中华人民共和国档案法》规定，重视本组织、本单位、本职务工作的档案建设与管理，是每位工作人员的基本义务。档案是一个国家各类社会组织、机构、个人历史的真实记录，是传承国家、民族、社会发展历史的基本工具，是对后人负责的精神体现。从学院组织、机构和个人的微观层次而言，档案还具有总结历史经验教训，反映本院各方面发展的历史面貌，强化工作纪律，杜绝滥用职权，防止职务腐败等重要作用。为此，教育部专门颁布了《普通高等学校档案管理办法》。从当前高校的发展趋势来看，依法加强二级学院的档案管理，已成为高校在构建和完善现代大学制度过程中强化内部管理的一项重要举措。
一、高校二级学院的学院秘书
随着高等教育事业的发展和高等教育体制改革的深入，我国许多大学设立了若干二级学院，并逐步建立了校院（系）二级管理体制。这些学院作为高校办学的基础组织，在大学教育事业的发展过程中发挥着极为重要的作用。所谓“大学”，实际上就是学校机关与各个学院的综合体。各个学院承载着大学各项事业建设和发展的重任，在党务、行政、教学、科研等管理上既有较强的统一性，又具有不同程度的相对独立性。学院各项事业的发展既关系到学院自身各项工作的未来走向，又关系到整个学校的协调发展。
然而，不论是学校的整体工作，还是学院内部的各项事务，落实到具体操作层次，总是无法离开学院办公室的各项秘书工作。学院秘书是学院乃至高校重要的基础岗位，学校或学院的各项工作都程度不同地依赖于学院秘书的具体运作。因而各个学院依照秘书工作的内容和性质，根据自己的办学规模专门设置了党总支秘书、团委秘书（书记）、行政秘书、教学秘书、科研秘书、研究生秘书、行政秘书、财务秘书等秘书岗位。
二、学院秘书与档案管理工作
二级学院的档案管理工作是高校管理系统中重要的基础工作之一，也是检查、评估学院办学质量和管理水平的重要方面。二级学院档案是学校档案的重要来源，除其中一部分重要资料要上交学校档案室归档保存外，绝大部分资料留在学院保存。《普通高等学校档案管理办法》第九条规定： “高等学校各部、处、院、系、所等部门，必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视情况配备一至两名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。”在实际工作中，大部分高校要求各院（系）和职能部门配备一名兼职档案员，从而在全校形成了以兼职档案员为基础的档案工作网络。但是，在二级学院档案管理的实践中，档案管理任务往往是由办公室秘书承担，也就是说，学院秘书实际上同时充当着兼职档案员的角色。
随着学院事业的发展，学院在党务、行政、教学、科研等活动中了产生许多文件材料；同时，教师在各自的教学科研活动中，也产生了不少重要资料。这些档案材料来源分散，涉及的内容和范围越来越广，导致学院兼职档案员的工作任务越来越重，学院档案管理工作的压力越来越大，形成了工作内容无法分解而工作负荷又难以承载的现实矛盾。
三、学院档案管理中存在的问题
（一）缺损遗漏严重
近几年来，高校二级学院各项事业发展迅速，各种档案资料随之日益增多，一些重要的档案资料在工作流程中不经意地被遗失或损毁。除了上级“红头文件”、学院党政会议记录、学生工作荣誉、学院人事考核等档案资料，以及秘书工作必需的案头材料保存较为齐备外，其他档案资料则严重缺损或遗漏，其中缺损最为严重的当属教学档案、科研档案和党务档案。
（二）分割存档
高校机关职能部门与二级学院基本维持着单线归口划块的业务管理体制。比如，学院教学秘书归口学校教务处，研究生秘书归口学校研究生处，团学秘书归口学校学工处团委，党总支秘书归口学校党委各部门等，因此，学院的档案资料处于切块划归各对口部门管理的状态。在这种管理体制下，重点抓了档案源的管理工作，而忽视了档案的全宗化、规范化和标准化。分割存档反映了学院档案管理体制上的弊病。
（三）档案管理意识薄弱，随意性强
由于体制不健全等原因，各归口秘书实际上都是兼职档案管理员，他们忙于日常秘书事务，缺少对档案管理专业知识的学习，对档案管理工作往往缺乏系统的协调。因此，对于日常工作中形成的各种资料，哪些该存档、如何存档、如何延续等，难以做到系统化、规范化和标准化。档案管理工作存在着事务活动忙忙碌碌，存档材料寥寥无几，档案质量不高的现象。
（四）开发利用率低
各个学院的档案管理工作，仅仅停留于“保管”的层面，或者为迎接某项评估和检查而准备。除了红头文件、党政会议记录等，因当前工作所需而偶尔调阅或使用外，其他档案资料的利用率则非常低。这与学院档案资料普遍缺损，档案资料的基本功能受到严重损害等有着密切联系。
（五）各学院管理水平不平衡
发展不平衡是我国的基本国情。高校二级学院档案工作的管理水平也不平衡。比如，有的学院严格按行文制度办事，学院内部的各项重要决策均能以学院文件形式下发各系、所、室，并及时存档；有的学院实行严格的成就备案制度，个人重大成就均被同时视为学院进步和发展的成果，各种证件、荣誉、专利、发明、论著、实验成果等科研（技）成就的原（复）件，均予以存档。个别学院对国内著名学者的重要用品或重要纪念物均有收集，比如社会交往声像、著名手稿等。
四、二级学院档案管理不瞢的原因
（一）学院秘书工作任务繁重
学院发展规模与学院秘书岗位设置不平衡，造成学院秘书工作量有增无减。档案资料发生量越大的学院，办公室日常的繁杂事务越多，这些日常事务工作，反过来又制约着学院秘书对档案资料及时有效的整理。另外，学院秘书与学院实验室、资料室、教辅人员工作量严重失衡，也造成了学院秘书的心理失衡，影响了学院秘书的工作心态和工作绩效。
（二）学院秘书地位低、待遇差
学院秘书是高校管理体系中的基础岗位，岗位的基层性、服务性，决定了学院秘书与学院领导、部门负责人以及教学科研人员相比，自然在工作地位和待遇上存在着一定距离。同时，学院秘书地位低、待遇差，还集中体现在学院秘书与学校机关秘书，以及学院秘书与学院办公室、资料室、实验室其他工作人员劳资收入等对应比较方面。这就造成学院秘书除了完成日常应急事务以外，对档案管理工作缺乏积极性。
（三）管理实体分散，缺乏专门管理制度和长远规划
国内多数大学二级学院的档案工作，实行划块分散管理，党务类秘书与行政类秘书的档案资料互不沟通，党务秘书与团学秘书（书记）的档案资料互不沟通，教学秘书、科研秘书、财务秘书、行政秘书的档案资料互不沟通。这种分散管理体制对实行系统化、规范化档案管理提出了强烈的制度要求。
然而，大多数高校二级学院并没有与档案分散管理体制相配套的专门制度和长远规划，学院的档案资料遗漏损毁严重，档案工作普遍停留于应付当下事务工作需要的层面上。这是一种严重背弃《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》的违法违规行为。
（四）学院秘书档案收集工作难度较大
在二级学院的档案管理中，许多领导、老师、秘书在思想意识上存在着许多误区。比如，有的学院党政领导认为学院党政集体做出的重大决定，有了党政会议记录文件性资料就不必保存了。多数领导和老师把工作中形成的文件资料看作个人的私有财产，不愿意上交归档：有的觉得把材料留在身边，自己用起来方便；有的觉得资料是自己的心血和汗水，极为珍贵，理应由自己珍藏；有的觉得所做工作尚未取得重大成就，相关资料没有归档必要。这严重妨碍了学院秘书的档案收集工作。
五、学院档案管理优化策略
（一）领导干部要增强档案管理意识
高校二级学院档案是学院师生员工在开展教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，对学院改革、建设和发展事业起着重要作用。加强档案管理工作，关键在领导干部。学院领导干部应增强档案意识，重视档案管理工作，认真贯彻执行《中华人民共和国档案’法》和《普通高等学校档案管理办法》，认真做好学院档案管理工作的统筹规划，建立健全相关管理制度，在人员配备与培养、档案工作现代化建设等方面逐步进行具体部署。
（二）加大全员宣传力度
学院秘书要利用各种机会和形式向全院教职工宣传档案法规和档案知识。首先，要通过宣传，使广大教职工明确档案的含义、地位和作用。其次，要使每一个教职工认识到档案管理的必要性，从而自觉地收集资料，及时归档。再次，要让广大教职工认识到档案在开发信息资源、服务教育教学中的作用，认识到档案是一种信息资源，能给学院工作带来较大效益。只有逐步提高全体教职工对档案工作的认识，大家才能较好地利用档案，自觉地保护好文献资料，积极参与档案工作，维护档案的完整和安全。
（三）建立有效的归档制度
学院要结合本单位档案管理实际建立行之有效的档案归档制度，并严格执行、定期检查，对于违反者，要依据有关制度给予相应的处理。同时，在教职工年度考核和专业技术职称评聘工作中，学院要明确规定有关教师个人的课时、论文、科研资金、科研成果等考核材料须由档案负责人出具证明，证实其真实有效性，这样才能促使教职工及时主动地将有关文件材料上交归档。
（四）提高档案管理人员的业务素质
档案管理人员只有具备较高的业务素质、高度的责任感和服务意识，努力学习档案管理新技术、新方法，熟练掌握信息数字化档案管理工作技能，才能适应新时期档案现代化建设的需要。
1.业务知识和能力。学院秘书要加强学习档案法规和档案管理专业知识，增强档案管理意识和能力。一方面，要认真做好档案信息的收集和整理工作，确保档案的全宗化、规范化和标准化，为学院档案工作的规范管理和持续发展打下坚实基础；另一方面，要认真做好检索和查询工作，形成一个运转灵活、系统严密的档案管理体制与服务体系，方便教职工查询使用。
2.信息服务意识。学院档案材料来源于各项工作实践，只有满足教职工需求，才能发挥档案材料的作用，最终实现档案管理目标。学院秘书要树立主动为教职工服务的意识，不断探索开发利用档案资料的新途径、新方法，重视档案利用的社会性、有效性，更好地为学院的各项工作服务。
3.信息数字化工作能力。根据档案现代化和办公自动化要求，档案管理人员应提高信息数字化工作能力，掌握计算机操作、数据管理和网络管理等基本技能，充分应用计算机、互联网和相关软件，做好档案数字化处理，实现档案网络管理和服务工作。 （1）档案管理网络化。学院可以在校园网上建立学院网站，由学院秘书负责管理相关区域，定期公布相关非保密性档案信息，为教职工了解和利用信息服务。 （2）档案信息查阅网络化。学院网站公布的相关档案信息，有关部门或个人可根据需要在权限范围内查询和调阅，并实现输出打印。
参考文献：
[l]贾宗福，孟照凯，魏风梅，郭维杰，高校二级学院档案管理探索与实践[J].哈尔滨学院学报，2009（8）。
[2]李敏。高等学校档案管理现代化问题初探[J].山东青年管理干部学院学报，2004（4）。
[3]童惠联。高等学院档案管理中的几个法律问题[J].北京科技大学学报（社会科学版），2001（4）。
（作者单位：福建师范大学地理科学学院办公室）
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