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论普通中学财务档案不实现象的预防

时间:2013-5-7栏目:会计论文

  论普通中学财务档案不实现象的预防
  
  作者简介:吴学知(1964-),女,湖南湘潭人,主要从事财务档案研究。
  
  吴学知
  
  (湘潭市第二中学,湖南 湘潭 411100)
  
  摘要:普通中学的财务档案是反映学校经济运作的重要证据,是否真实完整,直接影响到学校教育事业的发展。如何管理好财务档案,避免信息不实,是学校管理中所面临的一个重要问题。
  
  关键词:中学;预防;财务;档案;不实
  
  中图分类号:G62文献标识码:A文章编号:1674-5884(2013)04-0008-03
  
  普通中学的财务档案既是反映学校经济运作的重要证据,又是学校档案的重要组成部分,是否真实、准确、完整,直接影响到学校教育教学的开展。财务档案管理成果同学校整体管理的有机结合,决定了学校资源配置的取向和模式,影响着本校工作决策的实现和管理效率。从微观上看,会计档案信息关联着学校的资金运转和教学活动;从宏观上看,它为国家宏观教育管理提供最基础的数据,影响着教育兴邦长期战略目标的实现。随着我国教育体制改革的进一步深入和社会科技信息化的不断进步,普通中学在财务档案的收集、利用、管理等多个方面的工作上也面临着新的问题和挑战。如何在新时期做好学校的财务档案管理工作,推动学校财务档案工作更好更快的发展, 避免会计信息不实,成为各个学校管理工作中需要认真探讨和解决的重要问题。
  
  一学校财务档案不实原因初探
  
  1.粗放的管理模式让财务档案信息不实变得容易
  
  我国的普通中学,基本上属于国家所有、校长负责管理的模式,这种管理权和所有权的分离,导致学校的管理者与所有者在利益的实现上有不一致的期望。民间有“铁打的学校,流水的校长”之说,校长常换,导致一系列短视行为的发生,希望在短期内达到骄人的成绩指标,而忽视学校的长期发展。在这种背景下,校长可能滥用职权,以权谋私,要求或者迫使相应的财务会计人员按照其意图,修改会计信息,使其在相应时间内达到要求的某种状态,财务不实就不可避免了。更有甚者,个别学校为了小团体利益,假账真算,真帐假算,造成账实不符。一些应当建账的不建账,或账目混乱,不按制度规定设置会计科目,使用凭证和账簿,编制会计报表等。还有些学校,内部管理混乱,财务收支失控,私设“小金库”,账外设账,等等。
  
  我市相当一部分学校,未设置财务管理机构,没有专门的会计档案管理员,档案工作由不同人员兼职,如会计档案的装订由各会计人员完成,档案的归档由办公室人员完成,档案的查询由资料的形成人员负责,等等。由于工作的分散,造成档案管理工作一系列的不规范,加之设施也不完善,财务档案没有专门库房,没有档案检索工具,查找不方便。纸质档案和电子档案未能同步归档,致使向学校档案管理机构移交的仅为纸质会计档案。另外,会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视,大有无人来销、无人敢销的局面,即使超过保管期限数年,也不愿销毁,导致学校会计档案的鉴定销毁工作难以开展,从而影响了档案整体工作的质量和效果。这种管理模式下的财务档案,自然不能如实地反映学校的真实财务状态。
  
  2.对档案管理工作的重要性缺乏认识使财务不实成为可能
  
  财务档案工作是保存历史,服务现实,承上启下的一项重要工作,对学校管理的影响往往是间接的,短期内似乎无损学校成绩,因此有的学校负责人根本不重视这项工作,存在应付思想,抓不抓无所谓,认为会计工作就是收收支支,一切都是自己说了算,不影响什么。部分学校,财务工作过程中大量原始凭证的整理被认为是件浪费时间和精力的事情,根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。不重视会计人员的业务学习和会计知识的更新换代,导致学校会计人员对会计基础知识和会计基础工作缺乏了解,使会计核算工作的各个环节与会计制度要求不符,影响了会计工作水平和经营管理水平的提高。主观上不重视,该建立的财务档案没有建立,该保留的财务档案没有保留,该销毁的垃圾材料没有销毁,学校的财务档案怎么能不混乱?在这种情况下,展现在我们面前的学校财务档案在某些方面出现不实,当在意料之中。
  
  3.工作人员自身素质不高使财务档案不实出现机会
  
  会计人员的素质包括职业道德素养和业务素质两方面。从道德素养方面来看,会计从业人员应具有客观公正反应会计信息的品质,不受相关领导违背财务法规制度的错误意愿制约。然而,在现行的普通中学体制中,校长决定一切,学校所有工作人员职位的提升和岗位的调整都离不开校长的态度,不少会计人员出于自身政治前途的考量和经济利益的权衡,往往会妥协于相关领导的诉求,不再或者不能坚持国家会计原则,配合操作不规范的会计举动,造成会计信息的不实。更有甚者,个别财务人员在自身利益的驱动下,置国家利益于不顾,违背领导的意志,私自隐瞒甚至修改、销毁某些财务信息,从中渔利,也可能造成会计档案的不实。
  
  从专业素养来说,由于会计制度的繁多性,从业人员应该对现有的会计准则做到最基本的掌握。会计制度本身也在不断完善和发展,会计从业人员需要不断地去学习,更新知识,熟悉新的制度,来达到合理反应主体会计信息的目的。目前,由于学校会计人员的学历层次普遍较低,没有受过系统的会计理论知识的正规训练,不少是半路出家,搞不清科目、账簿和会计报表之间的对应关系;也有的会计人员虽然有一定的业务水平,但缺乏学习的自觉性,长期忽视学习新的业务知识和会计法规,使其业务素质停滞不前甚至更差。此外,还有的会计人员尽管掌握了一些相应的知识,但因缺乏应有的职业道德,不认真执行制度,降低工作标准,造成会计工作的不规范。
  
  目前,我市许多中学没有专职的财务档案管理人员,大多数是由会

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