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做个高效工作的秘书(七)

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

秘书高效利用工作时间是信息化时代的要求。秘书工作人员对时间进行管理主要是掌握节约时间的规律和要求,要想有效地利用好自己的时间,必须做的工作就是要探索自己的时间障碍。所谓时间障碍就是导致时间浪费的多种因素。秘书研究利用时间的规律,就是为了进一步揭开时间的奥秘,研究和掌握时间有哪些特性,更好地挖掘时间潜力,合理地分配时间,科学地使用时间,不断提高时间利用效率,高效能地进行富有创造性的劳动。
  秘书工作时间利用中的通病主要是事必躬亲,拖拉,低效等。
  秘书时间运筹方法:
  1、用尽可能少的时间做尽可能多的事。
  2、将工作内容交错安排。
  3、将时间定期盘点。
  4、明确目标、把握目标。
  提高时间效率的艺术:
  1、集中精力、抓住时间:
  要集中精力,抓住时间就必须放弃一些活动。一个有效利用时间的秘书会注意以下几点:一件事情或者行动还没有完成,就不要卷入到新的活动中;只要这件事情对自己毫无价值或者价值不大,就不要随便介入,更不要因此而干扰别人,随便地索取什么情报或者让别人提供资料;不要急于求成地指手划脚,特别是当做好事情的条件还不成熟的时候。
  2、提高效率
  提高说话的效率,准备在先,言简意赅,限定会议时间,缩短交际时间。

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