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做个高效工作的秘书(三)

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

  秘书人员的工作,大到为领导决策服务,小到发文件、打扫卫生、通知开会,比较繁杂。办好一件事,理所当然,算不上成绩,但如果把一件事忘了,那就可能影响大局。人的精力是有限的,有时又受到外界的干扰,要把什么事情都记住,只靠脑子是不行的,需要借助工具。在诸多工具中,最原始也是最可靠的、最基本的,就是小笔记本。

  秘书人员可以用这个小本子记录当日自己的主要活动;本单位的大事;领导交办的事情;别人交办的事情或者反映的情况;自己想到的事情和对完成好任务的设想等。

  把事情记录下来后,经常看一看,急事马上办,要领导点头的事情,及时报告。记载的方法不必太正规,字迹自己能看懂就行了,但事情的时间、地点、人物等就需要如实记载。一般情况下,一件事情一记,办完一件划掉一件。这样,工作的事情就不容易忘记了。

  除了要适当记录之外,秘书工作中还要做到"朝思暮想".晚上把一天所做的事情回想一遍,有什么不周到,第二天能弥补就弥补。早上上班前把今天要办的事情、昨天遗留的事情想一下,特别是对容易忘记的事情和时间性比较强的事情,例如几点开会、几点接人、领导几点有什么活动等要在脑子里过一下,排好计划。

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